Mengapa Visibilitas Saham Real-Time Dimulai Dengan Kontrol Pergerakan Saham
Banyak bisnis menginginkan visibilitas saham secara real-time.
Penjualan ingin tahu apa yang bisa dijual sekarang.
Gudang ingin tahu apa yang telah dipindahkan.
Bos ingin tahu apakah nomor stoknya bisa dipercaya.
Namun layar stok yang cepat masih bisa salah.
Berikut adalah contoh sederhana.
Sistem menunjukkan 20 unit.
Penjualan menjanjikan 10 unit kepada pelanggan.
Kemudian, gudang mengatakan:
- 5 unit sudah dipilih
- 3 unit rusak
- 4 unit sudah dipesan
- 2 unit sedang dalam perjalanan ke cabang lain
Jadi sebenarnya stok yang tersedia hanya 6 unit.
Layarnya cepat.
Status stok tidak jelas.
Visibilitas stok secara real-time tidak berarti angka tersebut benar setiap detiknya.
Artinya status stok cukup terkini untuk pekerjaan sehari-hari karena pergerakan stok utama tercatat pada waktu yang tepat.
Hal ini tidak dimulai dengan laporan yang lebih cepat.
Dimulai dengan pengendalian pergerakan saham.
Visibilitas Saham Real-Time Bukan Sekadar Laporan yang Lebih Cepat
Dasbor bisnis dapat membantu.
Itu dapat menunjukkan stok dengan jelas.
Ini dapat membantu Anda memfilter, memeriksa, dan membandingkan angka.
Integrasi AutoCount juga dapat membantu.
Pemindaian kode batang juga dapat membantu.
Namun alat ini tidak menentukan apakah stok benar-benar siap untuk dijual.
Dashboard tidak mengetahui apakah barang benar-benar diterima.
Ia tidak mengetahui apakah pemetik sudah mengambil stok dari rak.
Tidak diketahui apakah stok ada di dalam van.
Tidak diketahui apakah stock rusak.
Ia tidak mengetahui apakah penjualan sudah mencadangkan stok untuk pelanggan sebesar WhatsApp.
Dasbor hanya dapat menampilkan apa yang dicatat oleh proses.
Jadi sebelum bertanya, "Seberapa cepat layar stok bisa di-refresh?", tanyakan dulu ini:
“Pergerakan saham mana yang mengubah jumlahnya, dan kapan saham tersebut dianggap tersedia?”
Kontrol Pergerakan Saham Memutuskan Apa yang Aman Untuk Dijual
Pengendalian pergerakan stok artinya setiap tindakan pergantian stok mempunyai aturan yang jelas.
Aturannya harus mengatakan:
- apa yang memulai gerakan itu
- status apa yang seharusnya dimiliki saham tersebut
- siapa yang memiliki langkah tersebut
- bukti apa yang diperlukan
- apa yang terjadi jika terjadi kesalahan
- yang dapat menyetujui perubahan bila diperlukan
Hal ini penting karena stok yang ada dan stok yang tersedia tidak sama.
Stok yang tersedia berarti stok tersebut ada secara fisik.
Stok tersedia berarti stok tersebut dapat dijual sekarang.
Stok yang tersedia biasanya:
stok yang ada dikurangi stok yang dipesan, diambil, rusak, dikarantina, tertunda transfer, atau menunggu pemeriksaan.
Itulah jumlah kebutuhan penjualan.
Bisnis tidak hanya perlu bertanya:
“Berapa unit yang kita punya?”
Ia perlu bertanya:
“Berapa unit yang bisa kita jual dengan aman sekarang?”
Pergerakan Yang Memutuskan Apakah Stok Dapat Dipercaya
Saldo saham terbentuk dari banyak pergerakan kecil.
Setiap gerakan memerlukan aturan yang jelas.
| Pergerakan | Apa yang salah | Diperlukan kontrol |
|---|---|---|
| Menerima | Barang sudah sampai, tapi sistem diupdate belakangan | Periksa item, kuantitas, unit, kondisi, lokasi, dan status penerimaan |
| Pemetikan | Staf melakukan stok sebelum pesanan diperbarui | Periksa apa yang diambil, dari mana, pesanannya yang mana, dan apakah masih bisa diubah |
| Transfer | Cabang yang satu mengirimkan stok habis, namun cabang yang lain belum menerimanya | Tampilkan transfer keluar, transit, dan transfer diterima sebagai langkah terpisah |
| Pengiriman | Stok keluar gudang, tapi hasilnya belum jelas | Lacak bukti terkirim, gagal, sebagian, dikembalikan, atau menunggu keputusan |
| Kembali | Seorang pelanggan mengembalikan barang, tetapi kondisinya tidak diperiksa | Simpan stok yang dikembalikan secara terpisah sampai diperiksa |
| Kerusakan | Barang rusak tinggal dicampur dengan stok bagus | Memindahkan stok yang rusak ke status rusak, ditahan, dikarantina, atau dihapuskan |
| Reservasi | Penjualan menjanjikan stok tanpa kontrol sistem | Cadangan stok berdasarkan pelanggan, pesanan, cabang, atau waktu kedaluwarsa |
Jika gerakan-gerakan ini tidak dikontrol, nomor live tidak akan sesuai dengan kehidupan nyata.
Seperti Apa Aliran Gerakan Terkendali
Kontrol gerakan tidak berarti menambah pekerjaan tanpa alasan.
Artinya status stok yang tepat berubah pada langkah yang tepat.
| Tanpa kendali | Dengan kontrol gerakan |
|---|---|
| Barang sudah diterima, lalu diposting nanti | Barang tetap menunggu penerimaan sampai dihitung |
| Stok yang dipilih masih terlihat tersedia | Stok yang dipilih menjadi dipesan atau dipilih |
| Stok yang ditransfer muncul di cabang baru terlalu dini | Stok terlihat seperti dalam perjalanan hingga diterima |
| Barang yang dikembalikan langsung kembali ke stok yang tersedia | Pengembalian tetap menunggu pemeriksaan |
| Barang rusak tetap dalam stok normal | Barang yang rusak berpindah ke status ditahan, karantina, atau penghapusan |
| Penjualan menyimpan stok melalui pesan | Reservasi dicatat dengan pemilik dan kadaluarsa |
Tujuannya bukan untuk membuat lebih banyak layar.
Tujuannya adalah agar setiap langkah pergantian stok terlihat sebelum nomornya dipercaya.
Stok Yang Ada Tidak Sama Dengan Stok Yang Tersedia
Banyak argumen umum terjadi karena tim menggunakan kata yang sama dengan cara yang berbeda.
Gudang mungkin mengatakan stok ada karena ada di rak.
Penjual mungkin mengatakan stok tersedia karena sistem menunjukkan keseimbangan.
Akun mungkin mengatakan stok benar karena AutoCount memiliki catatan.
Namun operasional memerlukan status stok yang lebih jelas.
Misalnya:
- di tangan
- tersedia
- disimpan
- dipilih
- penuh sesak
- dalam perjalanan
- terkirim
- menunggu penerimaan
- dikembalikan sambil menunggu pemeriksaan
- rusak
- karantina
- penyesuaian yang tertunda
- dihapuskan
Tidak semua bisnis membutuhkan semua status ini.
Namun setiap bisnis memerlukan kontrol status yang cukup untuk menghentikan stok yang sama diperlakukan sebagai tersedia oleh satu tim dan tidak tersedia oleh tim lain.
Di sinilah sistem inventaris dan gudang menjadi berguna.
Tugasnya bukan hanya menunjukkan stok.
Tugasnya adalah mengontrol bagaimana stok berpindah dari satu status ke status lainnya.
Laporan Pergerakan yang Tertunda Penting
Visibilitas saham secara real-time tidak hanya tentang pergerakan yang telah selesai.
Itu juga perlu menunjukkan gerakan yang macet.
Misalnya:
- menunggu penerimaan
- menunggu penerimaan transfer
- menunggu hasil pengiriman
- menunggu pemeriksaan pengembalian
- menunggu persetujuan barang rusak
- menunggu persetujuan penyesuaian
- menunggu masa berlaku reservasi
Jika sistem hanya menampilkan pergerakan stok yang sudah selesai, pengelola masih belum bisa melihat di mana stok menunggu.
Laporan pergerakan yang tertunda membantu menjawab:
- Apa yang sudah sampai tapi tidak dihitung?
- Apa yang tersisa tetapi tidak diterima?
- Apa yang sudah diambil tetapi belum terkirim?
- Apa yang telah dikembalikan tetapi tidak diperiksa?
- Apa yang rusak tetapi tidak disetujui?
- Apa yang dipesan tetapi tidak diubah menjadi pesanan?
Status tertunda ini membantu menjadikan ternak hidup berguna untuk pekerjaan sehari-hari.
Mereka juga menghentikan tim untuk menebak-nebak.
Dimana AutoCount Cocok
Banyak UKM Indonesia menggunakan AutoCount untuk akun, saham, atau keduanya.
AutoCount dapat tetap menjadi stok utama dan catatan akuntansi.
Namun pekerjaan di lantai gudang sering kali memerlukan aturan sebelum catatan diposting atau disinkronkan.
Inilah sebabnya visibilitas stok real-time dengan AutoCount bukan hanya tentang menarik data dari AutoCount dengan lebih cepat.
Ini tentang memutuskan:
- tindakan mana yang memperbarui stok
- tindakan mana yang menunggu konfirmasi
- kesalahan mana yang memerlukan persetujuan
- status mana yang harus ditampilkan sebelum diposting
Ketika aliran gudang lancar, AutoCount dapat tetap menjadi catatan utama.
Pada saat yang sama, operasi dapat memperoleh gambaran stok secara langsung dan lebih jelas.
Pemindaian Barcode Membantu Setelah Aturan Jelas
Pemindaian barcode dapat meningkatkan pengendalian stok.
Itu dapat memeriksa kode item, lokasi, batch, tanggal kedaluwarsa, karton, atau tempat sampah.
Namun pemindaian bukanlah titik awal.
Titik awalnya adalah aturan pergerakan.
Bertanya:
- Apa yang harus dibuktikan melalui pemindaian?
- Haruskah pemindaian menciptakan gerakan?
- Haruskah pemindaian hanya mengonfirmasi tindakan fisik?
- Apakah stok harus diupdate sekarang atau menunggu persetujuan?
Jika aturan ini tidak jelas, pemindaian masih dapat menyebabkan kesalahan stok.
Untuk masalah pemindai yang lebih mendalam, baca mengapa pemindaian kode batang tidak memperbaiki proses gudang yang rusak.
Pemeriksaan Kontrol Gerakan Sederhana
Sebelum Anda membuat dasbor atau mengubah sistem, uji aliran stok Anda saat ini.
Pilihlah satu benda yang sering berpindah-pindah.
Telusuri melalui kerja nyata.
Bertanya:
- Ketika stok pemasok tiba, kapan sistem mempercayainya?
- Ketika stok diambil, kapan stoknya berhenti?
- Ketika stok ditransfer, apakah terlihat seperti dalam perjalanan?
- Pada saat stok terkirim, apakah hasil pengiriman dikaitkan dengan status stok?
- Ketika barang dikembalikan, apakah sudah diperiksa sebelum tersedia?
- Apabila barang rusak, apakah dipisahkan dari stok yang dapat dijual?
- Ketika penjualan mencadangkan stok, apakah stok yang tersedia berkurang?
- Siapa yang bisa mengubah setiap gerakan?
- Siapa yang menyetujui pengecualian?
- Laporan mana yang menunjukkan pergerakan yang belum dilakukan?
Jika jawabannya tidak jelas, visibilitas real-time belum siap.
Perbaikan pertama bukanlah laporan yang lebih cepat.
Perbaikan pertama adalah mengontrol pergerakan yang membuat laporan.
Mengapa Tim Sering Melihat Kebenaran Saham yang Berbeda
Ketika kontrol pergerakan saham lemah, masing-masing tim membangun kebenarannya sendiri.
Penjualan memercayai apa yang diberitahukan kepada mereka.
Gudang mempercayai apa yang mereka lihat.
Akun mempercayai apa yang diposting.
Manajemen mempercayai laporan tersebut.
Inilah sebabnya [angka-angka penjualan, stok, dan akuntansi tidak setuju](/blog/mengapa-penjualan-saham-dan-angka-akuntansi-tidak setuju).
Cara mengatasinya biasanya dengan tidak memberitahu semua orang untuk memperbarui lebih cepat.
Cara mengatasinya adalah dengan mendefinisikan:
- gerakan mana yang menciptakan setiap status
- sistem mana yang dipercaya pada setiap tahap
- tim mana yang memiliki setiap pembaruan
- pengecualian mana yang memerlukan persetujuan
Jika hasil pengiriman adalah bagian dari masalah Anda, baca mengapa pesanan pengiriman hilang antara pengiriman dan penagihan.
Pertanyaan Umum
Mengapa visibilitas saham secara real-time masih salah?
Karena laporannya mungkin cepat, namun pergerakan gudang di belakangnya mungkin masih terlambat, tidak jelas, atau di luar sistem.
Visibilitas stok secara real-time bergantung pada pembaruan pergerakan yang tepat waktu. Ini harus cukup terkini untuk pengambilan keputusan sehari-hari, namun tidak menjanjikan akurasi detik demi detik yang sempurna.
Apa itu pengendalian pergerakan saham?
Pengendalian pergerakan stok berarti setiap tindakan pergantian stok mempunyai pemicu, status, pemilik, pembuktian, aturan pengecualian, dan aturan persetujuan yang jelas bila diperlukan.
Ini membantu bisnis mengetahui kapan stok harus dihitung, disimpan, dipesan, ditransfer, dikirimkan, dikembalikan, atau disediakan.
Apa perbedaan antara stok yang ada dan stok yang tersedia?
Stok yang tersedia adalah stok yang ada secara fisik.
Stok tersedia adalah stok yang dapat dijual saat ini.
Misalnya, stok mungkin ada tetapi tidak tersedia jika sudah dipesan, diambil, rusak, dikarantina, menunggu transfer, atau menunggu pemeriksaan.
Bisakah AutoCount menampilkan visibilitas stok secara real-time?
AutoCount dapat menjadi stok utama dan pencatatan akuntansi.
Namun visibilitas yang baik bergantung pada bagaimana pergerakan gudang ditangkap, diperiksa, diposting, atau disinkronkan.
Jika aliran pergerakan tidak jelas, AutoCount mungkin masih menunjukkan angka yang tidak aman untuk dipercaya oleh penjualan atau operasi.
Apakah pemindaian kode batang memperbaiki visibilitas stok?
Pemindaian kode batang membantu setelah aturan pergerakan jelas.
Ini dapat membuktikan bahwa barang, lokasi, kumpulan, atau karton yang benar telah dipindai.
Namun tidak menentukan kapan stok harus diterima, dipesan, ditransfer, rusak, dikembalikan, atau tersedia.
Visibilitas stok secara real-time layak untuk dikembangkan.
Namun visibilitasnya hanya akan sebaik kontrol pergerakan di belakangnya.
Mulailah dengan alur gerakan.
Putuskan apa arti setiap status stok.
Kontrol langkah-langkah kunci sebelum nomor tersebut dipercaya.
Kemudian buat dasbor, integrasi AutoCount, atau sistem gudang di sekitar aliran tersebut.
Jika Anda tidak yakin di bagian mana gangguan visibilitas stok Anda, mulailah dengan audit sistem.