Tại sao khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực bắt đầu bằng việc kiểm soát chuyển động hàng tồn kho

Nhiều doanh nghiệp muốn hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực.

Bán hàng muốn biết những gì có thể được bán bây giờ.

Kho muốn biết những gì đã di chuyển.

Các ông chủ muốn biết liệu số lượng hàng tồn kho có đáng tin cậy hay không.

Nhưng màn hình chứng khoán nhanh vẫn có thể sai.

Đây là một ví dụ đơn giản.

Hệ thống hiển thị 20 đơn vị.

Bán hàng hứa hẹn 10 đơn vị cho khách hàng.

Sau đó, kho nói:

• 5 đơn vị đã được chọn
• 3 chiếc bị hư hỏng
• 4 căn được đặt trước
• 2 đơn vị đang trên đường tới chi nhánh khác

Vì vậy, lượng hàng tồn kho thực sự chỉ có 6 chiếc.

Màn hình rất nhanh.

Tình trạng hàng tồn kho không rõ ràng.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực không có nghĩa là số liệu chính xác từng giây trong ngày.

Điều đó có nghĩa là tình trạng hàng tồn kho luôn cập nhật đủ cho công việc hàng ngày vì những biến động quan trọng của hàng tồn kho được ghi lại vào đúng thời điểm.

Điều đó không bắt đầu với một báo cáo nhanh hơn.

Nó bắt đầu với việc kiểm soát chuyển động của hàng tồn kho.

# Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực không chỉ là một báo cáo nhanh hơn

trang tổng quan doanh nghiệp có thể trợ giúp.

Nó có thể hiển thị chứng khoán một cách rõ ràng.

Nó có thể giúp bạn lọc, kiểm tra và so sánh các con số.

Tích hợp AutoCount cũng có thể hữu ích.

Quét mã vạch cũng có thể giúp ích.

Nhưng những công cụ này không quyết định liệu hàng hóa có thực sự sẵn sàng để bán hay không.

Bảng điều khiển không biết hàng đã thực sự được nhận hay chưa.

Không biết người lấy hàng đã lấy hàng từ giá chưa.

Nó không biết liệu hàng có trong xe tải hay không.

Không biết hàng có bị hư hỏng gì không.

Không biết liệu doanh số bán hàng đã dành sẵn hàng cho khách hàng trước WhatsApp hay chưa.

Bảng điều khiển chỉ có thể hiển thị những gì quy trình ghi lại.

Vì vậy, trước khi hỏi "Màn hình gốc có thể làm mới nhanh đến mức nào?", hãy hỏi điều này trước:

"Biến động hàng tồn kho nào làm thay đổi số lượng và khi nào thì hàng tồn kho được coi là có sẵn?"

# Kiểm soát chuyển động chứng khoán quyết định những gì an toàn để bán

Kiểm soát chuyển động hàng tồn kho có nghĩa là mỗi hành động thay đổi hàng tồn kho đều có quy định rõ ràng.

Quy tắc nên nói:

• cái gì bắt đầu chuyển động
• trạng thái cổ phiếu nên có
• ai sở hữu bước đi
• cần bằng chứng gì
• điều gì xảy ra khi có sự cố xảy ra
• người có thể phê duyệt những thay đổi khi cần thiết

Điều này quan trọng vì hàng có sẵn và hàng có sẵn không giống nhau.

Hàng có sẵn nghĩa là hàng tồn kho về mặt vật lý.

Hàng có sẵn có nghĩa là hàng có thể được bán ngay bây giờ.

Hàng có sẵn thường là:

hàng tồn kho trừ đi hàng tồn kho được dự trữ, chọn, hư hỏng, cách ly, chờ chuyển hoặc chờ kiểm tra.

Đó chính là số lượng cần bán.

Doanh nghiệp không chỉ cần hỏi:

“Chúng ta có bao nhiêu đơn vị?”

Nó cần hỏi:

“Bây giờ chúng ta có thể bán được bao nhiêu đơn vị một cách an toàn?”

# Những chuyển động quyết định liệu cổ phiếu có đáng tin cậy hay không

Số dư tồn kho được thực hiện từ nhiều chuyển động nhỏ.

Mỗi phong trào cần có một quy tắc rõ ràng.

Nếu những chuyển động này không được kiểm soát thì con số trực tiếp sẽ không khớp với đời thực.

# Luồng chuyển động được kiểm soát trông như thế nào

Kiểm soát chuyển động không có nghĩa là làm thêm việc mà không có lý do.

Nó có nghĩa là trạng thái hàng hóa phù hợp sẽ thay đổi đúng bước.

Mục tiêu không phải là tạo ra nhiều màn hình hơn.

Mục đích là làm cho mỗi bước thay đổi cổ phiếu được hiển thị trước khi con số được tin cậy.

# Hàng có sẵn không giống hàng có sẵn

Nhiều cuộc tranh luận chứng khoán xảy ra do các đội sử dụng cùng một từ theo những cách khác nhau.

Kho có thể nói có hàng vì nó ở trên kệ.

Doanh số bán hàng có thể cho biết còn hàng vì hệ thống hiển thị số dư.

Các tài khoản có thể nói lượng hàng tồn kho là chính xác vì AutoCount đã có bản ghi.

Nhưng hoạt động cần tình trạng hàng tồn kho rõ ràng hơn.

Ví dụ:

• trên tay
• có sẵn
• dành riêng
• đã chọn
• đóng gói
• đang quá cảnh
• giao hàng
• đang chờ nhận
• trả lại chờ kiểm tra
• bị hư hỏng
• cách ly
• đang chờ điều chỉnh
• bị xóa sổ

Không phải mọi doanh nghiệp đều cần tất cả những trạng thái này.

Nhưng mọi doanh nghiệp đều cần có đủ quyền kiểm soát trạng thái để ngăn chặn tình trạng cùng một cổ phiếu bị nhóm này coi là có sẵn và nhóm khác không có sẵn.

Đây là lúc hệ thống kho hàng và hàng tồn kho trở nên hữu ích.

Công việc của nó không chỉ là trưng bày hàng hóa.

Công việc của nó là kiểm soát cách hàng hóa chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác.

# Báo cáo chuyển động đang chờ xử lý

Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực không chỉ là về các chuyển động đã hoàn thành.

Nó cũng cần hiển thị các chuyển động bị mắc kẹt.

Ví dụ:

• đang chờ nhận
• đang chờ chấp nhận chuyển nhượng
• Đang chờ kết quả giao hàng
• đang chờ kiểm tra trở lại
• đang chờ phê duyệt hàng hóa bị hư hỏng
• đang chờ phê duyệt điều chỉnh
• đang chờ hết hạn đặt chỗ

Nếu hệ thống chỉ hiển thị quá trình di chuyển hàng tồn kho đã hoàn tất, người quản lý vẫn không thể biết hàng tồn kho đang chờ ở đâu.

Báo cáo chuyển động đang chờ xử lý giúp trả lời:

• Cái gì đã đến mà chưa tính?
• Cái gì còn lại mà không được chấp nhận?
• Cái gì đã được chọn nhưng chưa được giao?
• Cái gì đã được trả lại nhưng chưa được kiểm tra?
• Cái gì bị hư hỏng nhưng không được duyệt?
• Cái gì đặt trước mà không chuyển thành mệnh lệnh?

Những trạng thái đang chờ xử lý này giúp kho hàng trực tiếp trở nên hữu ích cho công việc hàng ngày.

Họ cũng ngăn các đội đoán.

# AutoCount phù hợp ở đâu

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam sử dụng AutoCount cho tài khoản, cổ phiếu hoặc cả hai.

AutoCount có thể giữ vai trò là hồ sơ kế toán và kho chính.

Nhưng công việc trong kho thường cần có các quy tắc trước khi hồ sơ được đăng hoặc đồng bộ hóa.

Đây là lý do tại sao khả năng hiển thị kho hàng theo thời gian thực với AutoCount không chỉ giúp lấy dữ liệu từ AutoCount nhanh hơn.

Đó là về việc quyết định:

• hành động nào cập nhật chứng khoán
• hành động nào đang chờ xác nhận
• lỗi nào cần phê duyệt
• trạng thái nào sẽ được hiển thị trước khi đăng

Khi luồng kho thông suốt, AutoCount có thể giữ nguyên làm bản ghi chính.

Đồng thời, các hoạt động có thể có được cái nhìn trực tiếp rõ ràng hơn về hàng tồn kho.

# Quét mã vạch giúp ích sau khi quy tắc rõ ràng

Quét mã vạch có thể cải thiện việc kiểm soát hàng tồn kho.

Nó có thể kiểm tra mã mặt hàng, địa điểm, lô hàng, ngày hết hạn, thùng carton hoặc thùng đựng.

Nhưng việc quét không phải là điểm khởi đầu.

Điểm khởi đầu là quy tắc chuyển động.

Hỏi:

• Việc quét cần chứng minh điều gì?
• Việc quét có nên tạo ra chuyển động không?
• Quá trình quét chỉ nên xác nhận hành động vật lý?
• Nên cập nhật hàng ngay hay chờ phê duyệt?

Nếu những quy tắc này không rõ ràng, việc quét vẫn có thể để lại sai sót trong kho.

Để biết vấn đề sâu hơn về máy quét, hãy đọc tại sao quét mã vạch không khắc phục được quy trình kho bị hỏng.

# Kiểm tra kiểm soát chuyển động đơn giản

Trước khi bạn xây dựng bảng điều khiển hoặc thay đổi hệ thống, hãy kiểm tra luồng hàng tồn kho hiện tại của bạn.

Chọn một mục di chuyển thường xuyên.

Theo dõi nó thông qua công việc thực tế.

Hỏi:

• Khi hàng của nhà cung cấp đến, khi nào hệ thống tin tưởng nó?
• Khi hàng đã được chọn thì khi nào hàng hết hàng?
• Khi chuyển hàng có hiển thị là đang vận chuyển không?
• Khi hàng được giao, kết quả giao hàng có liên quan đến tình trạng hàng trong kho không?
• Khi trả lại hàng có được kiểm tra trước khi có không?
• Khi hàng hóa bị hư hỏng có được tách ra khỏi kho bán được không?
• Khi bán dự trữ hàng tồn kho, lượng hàng tồn kho có giảm không?
• Ai có thể thay đổi từng chuyển động?
• Ai phê duyệt ngoại lệ?
• Báo cáo nào cho thấy những chuyển động chưa được thực hiện?

Nếu câu trả lời không rõ ràng thì khả năng hiển thị theo thời gian thực vẫn chưa sẵn sàng.

Cách khắc phục đầu tiên không phải là báo cáo nhanh hơn.

Cách khắc phục đầu tiên là kiểm soát chuyển động tạo báo cáo.

# Tại sao các nhóm thường thấy sự thật về chứng khoán khác nhau

Khi khả năng kiểm soát chuyển động hàng tồn kho yếu, mỗi đội sẽ xây dựng chân lý của riêng mình.

Bán hàng tin tưởng vào những gì họ đã được nói.

Kho tin tưởng những gì họ có thể nhìn thấy.

Tài khoản tin tưởng những gì đã được đăng.

Ban quản lý tin tưởng vào báo cáo.

Đây là lý do tại sao số liệu bán hàng, tồn kho và kế toán không đồng ý.

Cách khắc phục thường là không bảo mọi người cập nhật nhanh hơn.

Cách khắc phục là xác định:

• chuyển động nào tạo ra từng trạng thái
• hệ thống nào được tin cậy ở từng giai đoạn
• đội nào sở hữu mỗi bản cập nhật
• những ngoại lệ nào cần được phê duyệt

Nếu kết quả giao hàng là một phần vấn đề của bạn, hãy đọc tại sao đơn hàng giao hàng bị thất lạc giữa thời điểm gửi hàng và thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

# Tại sao khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực vẫn sai?

Vì báo cáo có thể nhanh nhưng chuyển động kho phía sau có thể vẫn chậm, không rõ ràng, hoặc nằm ngoài hệ thống.

Khả năng hiển thị chứng khoán theo thời gian thực phụ thuộc vào việc cập nhật chuyển động kịp thời. Nó phải đủ cập nhật cho các quyết định hàng ngày, nhưng nó không hứa hẹn độ chính xác hoàn hảo đến từng giây.

# Kiểm soát chuyển động hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát chuyển động hàng tồn kho có nghĩa là mọi hành động thay đổi hàng tồn kho đều có yếu tố kích hoạt, trạng thái, chủ sở hữu, bằng chứng, quy tắc ngoại lệ và quy tắc phê duyệt rõ ràng khi cần.

Nó giúp doanh nghiệp biết khi nào hàng tồn kho nên được đếm, giữ, dự trữ, chuyển giao, giao, trả lại hoặc sẵn sàng.

Sự khác biệt giữa hàng có sẵn và hàng có sẵn là gì?

Hàng tồn kho là hàng tồn tại về mặt vật lý.

Hàng có sẵn là hàng có thể bán được ngay bây giờ.

Ví dụ: hàng có thể có sẵn nhưng không có sẵn nếu hàng đã được đặt trước, được lấy, bị hư hỏng, bị cách ly, đang chờ chuyển hoặc đang chờ kiểm tra.

# AutoCount có thể hiển thị khả năng hiển thị kho hàng theo thời gian thực không?

AutoCount có thể là hồ sơ kế toán và chứng khoán chính.

Nhưng khả năng hiển thị tốt phụ thuộc vào cách các chuyển động trong kho được nắm bắt, kiểm tra, đăng hoặc đồng bộ hóa.

Nếu luồng chuyển động không rõ ràng, AutoCount vẫn có thể hiển thị một con số không an toàn để tin tưởng vào hoạt động bán hàng hoặc hoạt động.

# Quét mã vạch có khắc phục được khả năng hiển thị hàng hóa không?

Quét mã vạch giúp ích sau khi các quy tắc di chuyển rõ ràng.

Nó có thể chứng minh rằng đúng mặt hàng, địa điểm, lô hoặc thùng carton đã được quét.

Nhưng nó không quyết định khi nào hàng hóa sẽ được nhận, dự trữ, chuyển giao, hư hỏng, trả lại hoặc có sẵn.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực rất đáng để xây dựng.

Nhưng khả năng hiển thị chỉ tốt khi có nút điều khiển chuyển động phía sau.

Bắt đầu với dòng chuyển động.

Quyết định ý nghĩa của từng trạng thái hàng tồn kho.

Kiểm soát các bước chính trước khi số được tin cậy.

Sau đó, xây dựng bảng điều khiển, tích hợp AutoCount hoặc hệ thống kho xung quanh quy trình đó.

Nếu bạn không chắc chắn khả năng hiển thị hàng tồn kho của mình bị ảnh hưởng ở đâu, hãy bắt đầu bằng [kiểm tra hệ thống](/kiểm tra hệ thống).

Kiểm tra luồng di chuyển hàng tồn kho của tôi