Mengapa Laporan Penjualan, Stok, dan Akuntansi Tidak Cocok
Laporan penjualan, stok, dan akuntansi Anda mungkin semuanya benar.
Mereka mungkin masih menunjukkan angka yang berbeda.
Inilah sebabnya mengapa laporan penjualan bisa berbeda dari laporan akuntansi meskipun kedua laporan tersebut berguna.
Seringkali perpecahan terjadi karena tiga hal.
Mereka menghitung dokumen yang berbeda.
Mereka menggunakan tanggal yang berbeda.
Mereka menggunakan formula yang berbeda.
Jangan memulai dengan menanyakan tim mana yang salah.
Mulailah dengan menanyakan apa yang ingin dijawab oleh setiap angka.
Satu Pesanan Dapat Menampilkan Tiga Angka
Seorang pelanggan memesan 100 unit.
Penjualan melihat 100 unit permintaan.
Gudang memiliki 80 unit yang siap hari ini.
Jadi tim mengambil dan mengirimkan 80 unit.
Akun mengirimkan faktur nanti.
Hal itu mungkin terjadi setelah dokumen pengiriman diperiksa.
Jadi laporannya bisa mengatakan:
- penjualan: 100 unit dipesan
- gudang: 80 unit terkirim
- akun: belum ada faktur yang diposting
Tidak ada seorang pun yang mungkin salah.
Mereka hanya melihat langkah-langkah yang berbeda.
Namun pemiliknya melihat tiga nomor berbeda.
Mengapa Aliran AutoCount Bisa Terpisah
Dalam aliran gaya AutoCount, setiap dokumen memiliki tugasnya sendiri.
| Dokumen | Apa yang sering kali diartikannya | Mengapa laporan mungkin terpecah |
|---|---|---|
| Pesanan Penjualan | pesanan atau permintaan pelanggan | itu mungkin belum mengurangi stok atau posting ke akun |
| Pesan antar | barang terkirim atau pergerakan stok | itu mungkin mengurangi stok sebelum faktur diposting |
| Faktur | penagihan dan catatan rekening | mungkin terjadi setelah melahirkan, atau dapat dilakukan langsung |
Ini hanyalah contoh sederhana.
Beberapa perusahaan menagih langsung.
Ada yang berpindah dari Sales Order ke Delivery Order ke Invoice.
Beberapa menggabungkan banyak pengiriman menjadi satu tagihan.
Jadi jangan hanya bertanya:
Laporan mana yang benar?
Bertanya:
Dokumen manakah yang dihitung dalam laporan ini?
Rumusnya Juga Bisa Mengubah Angka
Walaupun tanggalnya sama, angkanya masih bisa berubah.
Penjualan mungkin menunjukkan penjualan kotor.
Akun mungkin menunjukkan penjualan bersih.
Satu laporan bisa memuat SST atau pajak.
Orang lain mungkin menghapusnya.
Satu laporan mungkin mencakup pesanan yang dibatalkan, pesanan yang diubah, sampel, biaya pengiriman, atau barang gratis.
Orang lain mungkin menghapus nota kredit dan pengembalian.
Jadi dua laporan bisa sama-sama bertuliskan "penjualan".
Namun maksudnya mungkin tidak sama.
Sebelum Anda membandingkannya, tentukan:
- penjualan kotor atau penjualan bersih
- tanggal pemesanan, tanggal pengiriman, atau tanggal faktur
- sebelum atau sesudah nota kredit
- dengan atau tanpa pajak
- dengan atau tanpa biaya pengiriman
- Pesanan Penjualan, Pesanan Pengiriman, atau Faktur
Batas Waktu Menciptakan Kesenjangan yang Tenang
Tanggal penting.
Penjualan dapat menggunakan tanggal pemesanan.
Gudang dapat menggunakan tanggal pengambilan atau tanggal pengiriman.
Akun dapat menggunakan tanggal faktur, tanggal posting, atau penutupan akhir bulan.
Jadi "penjualan bulan Mei" bisa memiliki arti yang berbeda.
Jika masalahnya adalah laporan yang terlambat, baca [mengapa laporan akhir bulan terlambat bagi pemilik](/blog/mengapa-laporan-akhir bulan-terlalu-terlambat-bagi-pemilik).
Itu adalah masalah laporan yang terlambat.
Di sini masalahnya berbeda.
Laporan sudah siap.
Namun jumlahnya tidak cocok.
Dimana Angkanya Sering Terpisah
Perpecahan sering terjadi ketika pekerjaan berpindah dari satu tim ke tim lainnya.
Kasus umum:
- barang terkirim tetapi tidak ditagih
- barang ditagih tetapi tidak terkirim
- pengiriman sebagian atau pemesanan di awal
- pengembalian atau catatan kredit setelah bulan ditutup
- jumlah karton dan potongan tidak cocok
- stok bergerak antar cabang
- membatalkan atau mengubah pesanan penjualan
- penyesuaian stok setelah pengiriman
Arus pembelian juga dapat mempengaruhi nilai saham dan margin.
Misalnya, PO ke GRN ke Faktur Pembelian dapat mempengaruhi biaya stok, kuantitas yang diterima, dan nilai akun.
Ini mungkin tidak mengubah jumlah penjualan.
Tapi itu bisa mengubah laporan margin dan nilai saham.
Jika penghitungan stok terus berubah sehingga akun tidak dapat menjelaskannya, baca mengapa stok hilang meskipun penghitungan terlihat benar.
Mengapa Excel Membuat Perpecahan Lebih Sulit Dilacak
Excel tidak selalu menjadi penyebabnya.
Tapi itu bisa menyembunyikan jejaknya.
Satu tim mengekspor data AutoCount.
Tim lain menyalin pembaruan gudang ke dalam sebuah lembar.
Penjualan menambahkan catatan dengan tangan.
Seseorang memfilter file tersebut.
Orang lain mengedit file minggu lalu.
Sekarang pemiliknya tidak membandingkan sistem.
Pemilik sedang membandingkan salinan sistem yang diubah.
Cara Melacak Satu Pesanan Atau SKU
Jangan memulai dengan memperbaiki setiap laporan.
Pilih satu pesanan atau SKU yang angkanya tidak sesuai.
Lacak langkah-langkah ini:
- Pesanan Penjualan
- Pesan antar
- Faktur
- postingan stok
- retur atau nota kredit, jika ada
Pada setiap langkah, tanyakan:
- dokumen mana yang membuat nomor ini?
- tanggal berapa yang digunakan?
- apakah dokumennya sudah dipindahkan atau diketik lagi?
- apa yang berubah jika jumlahnya berubah?
- apa yang terjadi jika hanya sebagian saja yang dikirimkan?
- apa yang terjadi jika pelanggan mengembalikan barang?
Hal ini sering kali cukup untuk mengetahui di mana perpecahan dimulai.
Jika jejaknya terlalu berantakan untuk diikuti, audit sistem dapat membantu memetakan dokumen, tanggal, dan rumus terlebih dahulu.
Make Peta Sumber Kebenaran Sebelum Dasbor
Dasbor tidak dapat memilih aturan untuk Anda.
Pertama, petakan setiap nomor.
| Pertanyaan pemilik | Nomor yang benar | Dokumen sumber | Dasar tanggal | Cara menangani pengecualian |
|---|---|---|---|---|
| Apa yang dipesan pelanggan? | permintaan pesanan yang dikonfirmasi | Pesanan Penjualan | tanggal pemesanan | menghapus pesanan yang dibatalkan |
| Stok apa yang tersisa dari gudang? | kuantitas yang dikirimkan | Pesan antar | tanggal pengiriman | tunjukkan pengiriman bagian sendiri |
| Apa yang kami tagih? | penjualan yang ditagih | Faktur | tanggal faktur atau tanggal posting | mengurangi nota kredit dengan aturan yang disepakati |
| Apa yang bisa dijual gratis? | stok yang tersedia | saldo stok dan pemesanan | tanggal saat ini | membagi stok yang dipesan, dalam perjalanan, dan rusak |
Hal ini mengubah pertarungan laporan menjadi aturan bersama.
Ketika Dasbor Membantu
Dasbor bisnis membantu jika aturannya jelas.
Dasbor AutoCount dapat menampilkan penjualan, stok, uang tunai, dan margin sebelumnya.
Ini berfungsi paling baik ketika jejak Pesanan Penjualan, Pesanan Pengiriman, dan Faktur disimpan.
Untuk layanan yang lebih langsung, lihat dasbor dan pelaporan dari data AutoCount.
Namun jika aturannya tidak jelas, dashboard hanya akan lebih cepat menunjukkan ketidaksesuaian.
Itulah sebabnya pelaporan yang dapat dipercaya dimulai dengan perbaikan data.
Jika masalah utamanya adalah pesanan penjualan atau alur pengiriman, tinjau pesanan penjualan ke AutoCount dan pengiriman ke penagihan AutoCount.
Pertanyaan Umum
Mengapa laporan penjualan saya tidak sesuai dengan laporan akuntansi saya?
Sering kali, satu laporan menghitung pesanan.
Yang lainnya menghitung faktur atau entri akun yang diposting.
Haruskah penjualan dihitung berdasarkan tanggal pemesanan, tanggal pengiriman, atau tanggal faktur?
Itu tergantung pada pertanyaannya.
Tanggal pemesanan menunjukkan permintaan.
Tanggal pengiriman menunjukkan pemenuhan.
Tanggal faktur menunjukkan penagihan.
Apakah stok bisa berkurang sebelum invoice di posting?
Ya, tergantung pada alur kerja dan pengaturannya.
Delivery Order dapat mencatat pergerakan stok sebelum faktur diposting.
Apa yang harus dilakukan pemilik ketika setiap departemen mengatakan laporannya benar?
Pilih satu transaksi.
Telusuri dokumen, tanggal, dan formula yang digunakan oleh setiap laporan.
Apa yang Harus Dilakukan Selanjutnya
Jika laporan penjualan, stok, dan akuntansi Anda tidak cocok, jangan mulai dengan spreadsheet lain.
Petakan satu pesanan mulai dari permintaan, pengiriman, hingga faktur.
Kemudian putuskan nomor mana yang harus digunakan pemilik untuk setiap keputusan.