Tại sao báo cáo bán hàng, chứng khoán và kế toán không khớp
Các báo cáo bán hàng, chứng khoán và kế toán của bạn đều có thể đúng.
Họ vẫn có thể hiển thị những con số khác nhau.
Đây là lý do tại sao báo cáo bán hàng có thể khác với báo cáo kế toán ngay cả khi cả hai báo cáo đều hữu ích.
Hầu hết các trường hợp, sự chia rẽ đều xuất phát từ ba điều.
Họ đếm các tài liệu khác nhau.
Họ sử dụng những ngày khác nhau.
Họ sử dụng các công thức khác nhau.
Đừng bắt đầu bằng việc hỏi đội nào sai.
Bắt đầu bằng cách hỏi mỗi số có ý nghĩa gì để trả lời.
# Một đơn hàng có thể hiển thị ba số
Một khách hàng đặt mua 100 chiếc.
Doanh số nhận thấy có 100 đơn vị nhu cầu.
Hiện nay kho có 80 chiếc đã sẵn sàng.
Vậy đội chọn và gửi 80 đơn vị.
Tài khoản sẽ gửi hóa đơn sau.
Điều đó có thể xảy ra sau khi tài liệu giao hàng được kiểm tra.
Vì vậy, các báo cáo có thể nói:
- Doanh số: đặt hàng 100 chiếc
- Kho: 80 chiếc đã giao
- tài khoản: chưa đăng hóa đơn
Không ai có thể sai.
Họ chỉ đang xem xét các bước khác nhau.
Nhưng người chủ nhìn thấy ba con số khác nhau.
# Tại sao luồng AutoCount có thể phân tách
Trong luồng kiểu AutoCount, mỗi tài liệu có công việc riêng.
| Tài liệu | Nó thường có nghĩa là gì | Tại sao báo cáo có thể tách |
|---|---|---|
| Lệnh bán hàng | đặt hàng hoặc nhu cầu của khách hàng | có thể chưa giảm hàng hoặc đăng tài khoản |
| Lệnh giao hàng | hàng hóa gửi đi hoặc chuyển động hàng hóa | nó có thể giảm lượng tồn kho trước khi xuất hóa đơn |
| Hóa đơn | hồ sơ thanh toán và tài khoản | nó có thể đến sau khi giao hàng, hoặc nó có thể được thực hiện trực tiếp |
Đây chỉ là một ví dụ đơn giản.
Một số công ty xuất hóa đơn trực tiếp.
Một số chuyển từ Lệnh bán hàng sang Lệnh giao hàng sang Hóa đơn.
Một số kết hợp nhiều lần giao hàng vào một hóa đơn.
Vì vậy, đừng chỉ hỏi:
Báo cáo nào đúng?
Hỏi:
Báo cáo này đang đếm tài liệu nào?
# Công thức cũng có thể thay đổi số
Ngay cả khi có cùng ngày, con số vẫn có thể thay đổi.
Doanh số bán hàng có thể hiển thị tổng doanh thu.
Tài khoản có thể hiển thị doanh thu thuần.
Một báo cáo có thể bao gồm thuế SST hoặc thuế.
Người khác có thể loại bỏ nó.
Một báo cáo có thể bao gồm các đơn hàng bị hủy, đơn hàng đã thay đổi, hàng mẫu, phí giao hàng hoặc các mặt hàng miễn phí.
Người khác có thể loại bỏ ghi chú tín dụng và lợi nhuận.
Vì vậy, hai báo cáo đều có thể nói "doanh số".
Nhưng chúng có thể không có nghĩa giống nhau.
Trước khi bạn so sánh chúng, hãy xác định:
- Tổng doanh thu hoặc doanh thu thuần
- ngày đặt hàng, ngày giao hàng hoặc ngày hóa đơn
- trước hoặc sau ghi chú tín dụng
- có hoặc không có thuế
- có hoặc không có phí giao hàng
- Lệnh bán hàng, lệnh giao hàng hoặc hóa đơn
# Ngày giới hạn Tạo khoảng trống yên tĩnh
Ngày quan trọng.
Bán hàng có thể sử dụng ngày đặt hàng.
Kho có thể sử dụng ngày lấy hàng hoặc ngày giao hàng.
Tài khoản có thể sử dụng ngày lập hóa đơn, ngày đăng hoặc đóng cuối tháng.
Vì vậy, "Doanh số tháng 5" có thể có nhiều nghĩa khác nhau.
Nếu vấn đề là do báo cáo trễ, hãy đọc tại sao báo cáo cuối tháng lại quá muộn đối với chủ sở hữu.
Đó là vấn đề báo cáo muộn.
Ở đây, vấn đề lại khác.
Các báo cáo đã sẵn sàng.
Nhưng những con số không khớp.
# Nơi các con số thường chia
Sự chia rẽ thường xảy ra khi công việc chuyển từ nhóm này sang nhóm khác.
Các trường hợp phổ biến:
- Hàng đã giao nhưng chưa có hóa đơn
- Hàng hóa đã được lập hoá đơn nhưng chưa được giao
- giao hàng một phần hoặc giao hàng sau
- trả lại hoặc ghi chú tín dụng sau khi tháng kết thúc
- Số lượng thùng và số kiện không khớp nhau
- di chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh
- đơn đặt hàng bị hủy hoặc thay đổi
- Điều chỉnh tồn kho sau khi giao hàng
Luồng mua hàng cũng có thể ảnh hưởng đến giá trị cổ phiếu và tỷ suất lợi nhuận.
Ví dụ: PO tới GRN tới Hóa đơn mua hàng có thể ảnh hưởng đến chi phí tồn kho, số lượng nhận được và giá trị tài khoản.
Nó có thể không thay đổi số lượng bán hàng.
Nhưng nó có thể thay đổi báo cáo lợi nhuận và giá trị cổ phiếu.
Nếu số lượng hàng tồn kho liên tục thay đổi theo cách mà các tài khoản không thể giải thích được, hãy đọc tại sao hàng tồn kho bị mất ngay cả khi kế toán có vẻ chính xác.
# Tại sao Excel khiến việc phân chia khó theo dõi hơn
Excel không phải lúc nào cũng là nguyên nhân.
Nhưng nó có thể che giấu dấu vết.
Một nhóm xuất dữ liệu AutoCount.
Một nhóm khác sao chép thông tin cập nhật về kho vào một trang tính.
Bán hàng thêm ghi chú bằng tay.
Ai đó lọc tập tin.
Người khác chỉnh sửa tập tin của tuần trước.
Bây giờ chủ sở hữu không so sánh các hệ thống.
Chủ sở hữu đang so sánh các bản sao đã thay đổi của hệ thống.
# Cách theo dõi một đơn hàng hoặc SKU
Đừng bắt đầu bằng cách sửa mọi báo cáo.
Chọn một đơn hàng hoặc SKU trong đó các con số không đồng ý.
Theo dõi các bước sau:
- Lệnh bán hàng
- Lệnh giao hàng
- Hóa đơn
- đăng chứng khoán
- giấy báo trả lại hoặc ghi có, nếu có
Ở mỗi bước, hãy hỏi:
- tài liệu nào làm ra con số này?
- ngày nào được sử dụng?
- tài liệu đã được chuyển đi hay đánh máy lại chưa?
- điều gì đã thay đổi nếu số lượng thay đổi?
- chuyện gì đã xảy ra nếu chỉ một phần được giao?
- Điều gì xảy ra nếu khách hàng trả lại hàng?
Điều này thường đủ để tìm ra nơi bắt đầu sự chia rẽ.
Nếu dấu vết quá lộn xộn để theo dõi, [kiểm tra hệ thống](/kiểm tra hệ thống) trước tiên có thể giúp ánh xạ các tài liệu, ngày tháng và công thức.
# Make Bản đồ nguồn sự thật trước bảng điều khiển
Trang tổng quan không thể chọn quy tắc cho bạn.
Đầu tiên, ánh xạ từng số.
| Câu hỏi của chủ sở hữu | Đúng số | Tài liệu nguồn | Cơ sở ngày | Cách xử lý ngoại lệ |
|---|---|---|---|---|
| Khách hàng đã đặt hàng những gì? | xác nhận nhu cầu đặt hàng | Lệnh bán hàng | ngày đặt hàng | xóa đơn hàng đã hủy |
| Hàng nào đã rời kho? | số lượng giao | Lệnh giao hàng | ngày giao hàng | hiển thị giao hàng một phần của riêng mình |
| Chúng tôi đã lập hoá đơn gì? | hóa đơn bán hàng | Hóa đơn | ngày lập hóa đơn hoặc ngày đăng | khấu trừ các ghi chú tín dụng theo quy tắc đã thỏa thuận |
| Bán cái gì miễn phí? | hàng có sẵn | số dư hàng tồn kho và đặt chỗ | ngày hiện tại | chia nhỏ hàng tồn kho, đang vận chuyển và bị hư hỏng |
Điều này biến cuộc chiến báo cáo thành một quy tắc chung.
# Khi trang tổng quan trợ giúp
Trang tổng quan doanh nghiệp sẽ hữu ích khi các quy tắc rõ ràng.
Bảng điều khiển AutoCount có thể hiển thị doanh số bán hàng, hàng tồn kho, tiền mặt và lợi nhuận sớm hơn.
Điều này hoạt động tốt nhất khi Lệnh bán hàng, Lệnh giao hàng và dấu vết Hóa đơn được lưu giữ.
Để biết dịch vụ trực tiếp hơn, hãy xem trang tổng quan và báo cáo từ dữ liệu AutoCount.
Nhưng nếu quy tắc không rõ ràng, bảng điều khiển sẽ chỉ hiển thị phần không khớp nhanh hơn.
Đó là lý do tại sao báo cáo đáng tin cậy bắt đầu bằng việc sửa dữ liệu.
Nếu vấn đề chính là đơn đặt hàng hoặc luồng giao hàng, hãy xem lại đơn đặt hàng tới AutoCount và giao hàng tới thanh toán AutoCount.
Câu hỏi thường gặp
Tại sao báo cáo bán hàng của tôi không khớp với báo cáo kế toán?
Hầu hết các lần, một báo cáo sẽ đếm đơn đặt hàng.
Phần còn lại đếm hóa đơn hoặc các mục nhập tài khoản đã đăng.
# Doanh số bán hàng nên được tính theo ngày đặt hàng, ngày giao hàng hay ngày lập hoá đơn?
Nó phụ thuộc vào câu hỏi.
Ngày đặt hàng cho thấy nhu cầu.
Ngày giao hàng cho thấy sự hoàn thành.
Ngày lập hóa đơn hiển thị hóa đơn.
# Có thể giảm lượng hàng tồn kho trước khi đăng hóa đơn không?
Có, tùy thuộc vào quy trình làm việc và thiết lập.
Lệnh giao hàng có thể ghi lại sự biến động của hàng tồn kho trước khi hóa đơn được đăng.
# Chủ sở hữu nên làm gì khi mọi bộ phận đều cho rằng báo cáo của họ là chính xác?
Chọn một giao dịch
Theo dõi tài liệu, ngày tháng và công thức được sử dụng trong mỗi báo cáo.
# Phải làm gì tiếp theo
Nếu báo cáo bán hàng, hàng tồn kho và kế toán của bạn không khớp, đừng bắt đầu với một bảng tính khác.
Lập bản đồ một đơn hàng từ nhu cầu, đến giao hàng, đến hóa đơn.
Sau đó quyết định số nào chủ sở hữu nên sử dụng cho mỗi quyết định.