Mengapa stok masih hilang meskipun dengan AutoCount
Pengambilan stok Anda sudah selesai.
Jumlah rak tidak cocok dengan AutoCount.
Sekarang pertanyaannya sederhana:
Kalau sudah pakai AutoCount kenapa stok masih hilang?
AutoCount mungkin bukan masalah sebenarnya.
Masalah sebenarnya seringkali terletak pada alur kerja.
Stok berpindah-pindah di gudang. Namun dokumen AutoCount mungkin bergerak dengan cara yang berbeda. Jika hal ini terjadi, laporan mungkin terlihat baik-baik saja, namun jumlah raknya masih salah.
Jadi stock take lagi tidak akan memperbaikinya.
Anda perlu memeriksa di mana pergerakan saham berhenti sesuai dengan sistem.
Alur kerja AutoCount memeriksa stok yang hilang
Pemeriksaan 1: Apakah dokumen diposkan ke stok?
Jangan hanya memeriksa apakah dokumen itu ada.
Periksa apakah itu diposting ke stok.
AutoCount memiliki pengaturan Posting Ke Stok. Jika pesanan pengiriman disimpan tetapi tidak dikirim ke stok, maka dokumennya ada di sana. Tapi stoknya mungkin tidak berkurang.
Periksa poin-poin ini:
- Dokumen mana yang harus mengurangi stok?
- Apakah sudah diposting ke stok?
- Siapa yang dapat mengubah pengaturannya?
- Apakah tim mengetahui kapan stok berkurang?
Jika tim tidak jelas mengenai hal ini, pengendalian stok lemah.
Pemeriksaan 2: Apakah staf memindahkan dokumen atau mengetik ulang?
Alur transfer dokumen AutoCount penting.
Pesanan pengiriman dapat mengurangi stok. Jika invoice ditransfer dari delivery order tersebut, seharusnya stok tidak berkurang lagi.
Ide yang sama berlaku untuk pembelian.
GRN dapat meningkatkan stok. Jika Faktur Pembelian ditransfer dari GRN tersebut, seharusnya stok tidak bertambah lagi.
Ini berfungsi ketika staf mengikuti arus.
Rusak ketika staf mengetik ulang dokumen.
Misalnya:
- Pesanan penjualan dimasukkan.
- Gudang membuat pesanan pengiriman baru dengan tangan.
- Akun membuat faktur baru.
- Nanti, semua orang mencoba mencocokkan kertasnya.
Jumlahnya mungkin terlihat dekat. Tapi jejaknya rusak.
Jangan hanya bertanya, "Apakah sudah dimasukkan?"
Tanyakan, “Apakah ini dibuat dari sumber yang benar?”
Pemeriksaan 3: Apakah stok diterima melalui aliran yang benar?
Banyak masalah stok dimulai pada saat penerimaan.
Barang mungkin tiba sebelum faktur pemasok.
Dalam hal ini, gudang memerlukan aliran GRN yang jelas.
Jika tim menunggu akun untuk memasukkan Faktur Pembelian nanti, stok sudah ada di toko sebelum AutoCount melihatnya.
Kesenjangan itu menyebabkan kebingungan.
Periksa poin-poin ini:
- Apakah jumlah yang diterima sudah diperiksa?
- Apakah nomor DO pemasok dicatat?
- Apakah stok diterima pada lokasi yang tepat?
- Apakah Faktur Pembelian telah ditransfer dari GRN?
- Apakah laporan PO dan GRN masih masuk akal?
Jika penerimaan lemah, sistem memulai dengan nomor yang salah.
Pemeriksaan 4: Apakah penyesuaian stok menyembunyikan masalah sebenarnya?
Penyesuaian stok berguna.
Namun hal ini tidak seharusnya menjadi perbaikan normal setelah setiap stock opname.
Penyesuaian stok memberi tahu Anda jumlah yang berubah.
Ini mungkin tidak memberi tahu Anda mengapa hal itu berubah.
Untuk setiap penyesuaian, bisnis harus mengetahui:
- Barang apa yang berubah?
- Kuantitas apa yang berubah?
- Mengapa diubah?
- Bukti apa yang mendukungnya?
- Siapa yang memintanya?
- Siapa yang menyetujuinya?
Jika tidak, AutoCount mungkin terlihat bersih, namun kebocoran tetap terbuka.
Pemeriksaan 5: Apakah lokasi defaultnya salah?
AutoCount dapat melacak stok berdasarkan lokasi.
Ini membantu bila Anda memiliki cabang, van, ruang pamer, atau lebih dari satu toko.
Namun lokasinya harus sesuai dengan pergerakan stok sebenarnya.
Salah satu masalah umum adalah lokasi default.
Jika markas besar adalah lokasi default, staf mungkin lupa mengubahnya. Stok kemudian muncul di kantor pusat, meskipun berada di cabang lain.
Periksa poin-poin ini:
- Apa lokasi default perusahaan?
- Apakah setiap pengguna memiliki lokasi default yang benar?
- Apakah transfer saham dicatat tepat waktu?
- Apakah laporan disaring berdasarkan lokasi yang tepat?
Total stok mungkin terlihat benar, sedangkan stok cabang salah.
Pemeriksaan 6: Apakah peraturan UOM jelas?
UOM berarti satuan pengukuran.
Ini penting ketika Anda membeli dalam karton, menyimpannya dalam kotak, dan menjualnya dalam bentuk potongan.
AutoCount dapat menangani konversi UOM.
Namun tim tetap membutuhkan aturan yang jelas.
Periksa poin-poin ini:
- Apa satuan terkecilnya?
- Unit apa yang digunakan untuk pembelian?
- Unit apa yang digunakan untuk dijual?
- Siapa yang dapat mengubah UOM?
- Apakah laporan tersebut menunjukkan harapan staf unit?
Kesalahan kecil UOM bisa menjadi kesenjangan stok yang besar.
Pemeriksaan 7: Apakah pergerakan non-penjualan dicatat?
Tidak setiap kehabisan stok merupakan penjualan.
Stok boleh berangkat untuk:
- Sampel
- Penggunaan ruang pamer
- Barang rusak
- Barang kadaluarsa
- Penggantian garansi
- item FOC
- Mengemas ulang
- Penggunaan dalaman
Jika ini ditangani oleh memori atau WhatsApp, nanti mungkin terlihat seperti stok hilang.
AutoCount dapat mencatat pergerakan non-penjualan dengan berbagai cara, seperti penerbitan saham atau penghapusan saham.
Bisnis harus memutuskan pergerakan mana yang akan dilakukan.
Jangan sampai setiap pergerakan non-penjualan menjadi penyesuaian stok akhir bulan.
Itu menyembunyikan polanya.
Pemeriksaan 8: Bisakah pengguna menyimpan stok negatif?
Stok negatif adalah tanda peringatan.
Ini mungkin berarti stok sudah masuk tetapi belum dimasukkan.
Ini mungkin berarti staf menjual atau mengeluarkan lebih dari yang ditunjukkan sistem.
Apa pun yang terjadi, hal itu seharusnya tidak menjadi normal.
AutoCount memiliki stok negatif dan kontrol pemesanan di awal. Ini dapat memperingatkan pengguna ketika jumlah penerbitan lebih dari saldo yang ada.
Periksa poin-poin ini:
- Item mana yang memungkinkan stok negatif?
- Siapa yang dapat mengesampingkan peringatan tersebut?
- Seberapa sering hal ini terjadi?
- Apakah penyebabnya keterlambatan penerimaan, salah lokasi, salah UOM, atau memang kekurangan?
Stok negatif harus memicu pemeriksaan.
Ini seharusnya bukan pekerjaan sehari-hari.
Pemeriksaan 9: Apakah laporan digunakan untuk melacak barang tersebut?
Jangan hanya melihat saldo stok akhir saja.
Lacak item tersebut.
Penelusuran laporan yang bermanfaat dapat mencakup:
- Laporan Kartu Stok
- Laporan Pergerakan Saham
- Saldo Stok berdasarkan lokasi
- Sejarah penyesuaian
- SO yang harus DILAKUKAN ke aliran Faktur
- PO ke GRN untuk alur Faktur Pembelian
Anda mencari titik di mana pergerakan saham riil dan pergerakan sistem terpecah.
Di sinilah perbaikan harus dimulai.
e-Faktur tidak menggantikan kontrol stok
E-Faktur Indonesia mendorong banyak UKM untuk membersihkan data transaksi.
Itu berguna.
Namun e-Faktur tidak sama dengan pengendalian gudang.
Faktur bisa saja benar untuk pajak. Pada saat yang sama, pengambilan, transfer, penerimaan, atau penyesuaian masih lemah.
Jadi jangan hanya bertanya apakah invoicenya benar.
Tanyakan apakah pergerakan stok sudah terkendali sebelum dokumen akuntansi dibuat.
Apa yang harus dilakukan selanjutnya jika stok masih hilang
Pilihlah salah satu item yang sering memiliki stock gap.
Telusuri melalui:
- Laporan Kartu Stok
- Dokumen sumber
- Lokasi
- UOM
- Status postingan
- Sejarah penyesuaian
- Akses dan persetujuan pengguna
Ini bukan tentang menyalahkan satu anggota staf.
Ini tentang menemukan titik lemah dalam alur kerja.
Masalahnya mungkin pada pengaturan AutoCount.
Ini mungkin kebiasaan staf.
Ini mungkin aliran gudang.
Ini mungkin pengaturan waktu antar sistem.
Bisa jadi bisnis tersebut telah melampaui proses yang ada saat ini.
Bagi banyak UKM, AutoCount dapat tetap menjadi tulang punggung akuntansi.
Namun alur kerja pergerakan stok di sekitarnya harus jelas sebelum entri akun dibuat.
Kalau stok masih hilang, jangan dikira.
Petakan alur kerja stok terlebih dahulu.
Baca [daftar periksa stok hilang](/resources/daftar periksa stok hilang), tinjau panduan penghitungan fisik stok AutoCount tidak cocok, atau minta Result Marketing untuk memeriksa alur kerja stok Anda.
Periksa Alur Kerja Stok Saya