Tại sao hàng vẫn bị mất ngay cả với AutoCount
Việc lấy hàng của bạn đã xong.
Số lượng kệ không khớp với AutoCount.
Bây giờ câu hỏi rất đơn giản:
Nếu chúng tôi đã sử dụng AutoCount, tại sao vẫn thiếu hàng?
AutoCount có thể không phải là vấn đề thực sự.
Vấn đề thực sự thường là quy trình làm việc.
Hàng hóa di chuyển trong kho. Nhưng tài liệu AutoCount có thể di chuyển theo một cách khác. Khi điều đó xảy ra, báo cáo có thể trông ổn nhưng số lượng kệ vẫn sai.
Vì vậy, một cổ phiếu khác sẽ không khắc phục được nó.
Bạn cần kiểm tra xem chuyển động chứng khoán dừng khớp với hệ thống ở đâu.
# Quy trình công việc AutoCount kiểm tra hàng tồn kho bị thiếu
# Kiểm tra 1: Tài liệu có được đưa lên kho không?
Không chỉ kiểm tra xem tài liệu có tồn tại hay không.
Kiểm tra xem nó có đăng lên kho không.
AutoCount có cài đặt Đăng lên kho. Nếu lệnh giao hàng được lưu nhưng không gửi vào kho thì tài liệu vẫn ở đó. Nhưng cổ phiếu có thể không giảm.
Kiểm tra những điểm này:
- Văn bản nào nên giảm tồn kho?
- Nó đã được đăng lên kho chưa?
- Ai có thể thay đổi cài đặt?
- Nhóm có biết khi nào hàng tồn kho bị giảm không?
Nếu nhóm không rõ ràng về điều này thì khả năng kiểm soát hàng tồn kho còn yếu.
# Kiểm tra 2: Nhân viên có chuyển văn bản hay đánh máy lại không?
Luồng truyền tài liệu AutoCount rất quan trọng.
Một lệnh giao hàng có thể làm giảm lượng hàng tồn kho. Nếu hóa đơn được chuyển từ lệnh giao hàng đó thì tồn kho sẽ không giảm nữa.
Ý tưởng tương tự cũng áp dụng cho việc mua hàng.
GRN có thể tăng lượng hàng tồn kho. Nếu Hóa đơn mua hàng được chuyển từ GRN đó, lượng hàng tồn kho sẽ không tăng trở lại.
Điều này hoạt động khi nhân viên làm theo quy trình.
Nó bị hỏng khi nhân viên gõ lại tài liệu.
Ví dụ:
- Lệnh bán đã được nhập.
- Kho làm lệnh giao hàng mới bằng tay.
- Tài khoản lập hóa đơn mới.
- Sau đó mọi người cố gắng ghép các tờ giấy lại với nhau.
Những con số có thể trông gần. Nhưng dấu vết đã bị phá vỡ.
Đừng chỉ hỏi, "Nó có được khóa không?"
Hỏi, "Nó có được tạo từ đúng nguồn không?"
# Kiểm tra 3: Hàng đã được nhận đúng quy trình chưa?
Nhiều vấn đề về hàng tồn kho bắt đầu từ lúc nhận hàng.
Hàng hóa có thể đến trước khi có hóa đơn của nhà cung cấp.
Trong trường hợp đó, nhà kho cần có dòng GRN rõ ràng.
Nếu nhóm đợi tài khoản nhập Hóa đơn mua hàng sau đó thì hàng hóa đã có trong cửa hàng trước khi AutoCount nhìn thấy.
Khoảng cách đó gây ra sự nhầm lẫn.
Kiểm tra những điểm này:
- Số lượng nhận được đã được kiểm tra chưa?
- Số DO của nhà cung cấp có được ghi lại không?
- Hàng đã được nhận vào đúng địa điểm chưa?
- Hóa đơn mua hàng có được chuyển từ GRN không?
- Báo cáo PO và GRN còn hợp lý không?
Nếu nhận yếu, hệ thống khởi động sai số.
# Kiểm tra 4: Việc điều chỉnh hàng tồn kho có che giấu vấn đề thực sự không?
Điều chỉnh cổ phiếu là hữu ích.
Nhưng nó không phải là cách khắc phục thông thường sau mỗi lần mua hàng.
Việc điều chỉnh cổ phiếu cho bạn biết số lượng đã thay đổi.
Nó có thể không cho bạn biết lý do tại sao nó thay đổi.
Với mỗi lần điều chỉnh, doanh nghiệp cần biết:
- Mục nào đã thay đổi?
- Số lượng nào đã thay đổi?
- Tại sao lại thay đổi?
- Bằng chứng nào chứng minh điều đó?
- Ai đã yêu cầu nó?
- Ai đã phê duyệt nó?
Nếu không, AutoCount có thể trông sạch sẽ nhưng rò rỉ vẫn mở.
# Kiểm tra 5: Vị trí mặc định có sai không?
AutoCount có thể theo dõi kho theo địa điểm.
Điều này hữu ích khi bạn có chi nhánh, xe tải, phòng trưng bày hoặc nhiều cửa hàng.
Nhưng vị trí phải phù hợp với diễn biến thực tế của chứng khoán.
Một vấn đề phổ biến là vị trí mặc định.
Nếu HQ là địa điểm mặc định, nhân viên có thể quên thay đổi nó. Hàng tồn kho sau đó sẽ xuất hiện ở trụ sở chính, ngay cả khi nó ở chi nhánh khác.
Kiểm tra những điểm này:
- Vị trí mặc định của công ty là gì?
- Mỗi người dùng có đúng vị trí mặc định không?
- Việc chuyển nhượng chứng khoán có được ghi nhận đúng thời hạn không?
- Các báo cáo có được lọc theo đúng vị trí không?
Tổng số cổ phiếu có thể đúng trong khi cổ phiếu chi nhánh có thể sai.
# Kiểm tra 6: Quy tắc UOM có rõ ràng không?
UOM có nghĩa là Đơn vị đo lường.
Điều này quan trọng khi bạn mua theo thùng, đựng trong hộp và bán theo từng miếng.
AutoCount có thể xử lý chuyển đổi UOM.
Nhưng đội vẫn cần những quy định rõ ràng.
Kiểm tra những điểm này:
- Đơn vị nhỏ nhất là gì?
- Đơn vị nào được sử dụng để mua?
- Đơn vị nào được sử dụng để bán?
- Ai có thể thay đổi UOM?
- Báo cáo có thể hiện sự mong đợi của nhân viên đơn vị không?
Các lỗi UOM nhỏ có thể trở thành khoảng trống lớn trong kho.
# Kiểm tra 7: Các biến động không bán hàng có được ghi nhận không?
Không phải mọi việc hết hàng đều là bán hàng.
Cổ phiếu có thể để lại cho:
- Mẫu
- Sử dụng phòng trưng bày
- Hàng hóa bị hư hỏng
- Hàng hết hạn sử dụng
- Bảo hành thay thế
- Các mặt hàng FOC
- Đóng gói lại
- Sử dụng nội bộ
Nếu những thứ này được bộ nhớ hoặc WhatsApp xử lý thì sau này chúng có thể giống như bị thiếu hàng.
AutoCount có thể ghi lại chuyển động không bán hàng theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như phát hành hàng tồn kho hoặc xóa hàng tồn kho.
Doanh nghiệp phải quyết định phong trào nào đi đâu.
Đừng để mọi động thái không bán hàng trở thành đợt điều chỉnh tồn kho cuối tháng.
Điều đó che giấu mô hình.
# Kiểm tra 8: Người dùng có thể lưu hàng âm không?
Cổ phiếu âm là một dấu hiệu cảnh báo.
Nó có thể có nghĩa là hàng đã về nhưng chưa được nhập vào.
Nó có thể có nghĩa là nhân viên đã bán hoặc phát hành nhiều hơn số tiền mà hệ thống hiển thị.
Dù bằng cách nào, nó không nên trở nên bình thường.
AutoCount có các biện pháp kiểm soát tồn kho và đặt hàng âm. Những điều này có thể cảnh báo người dùng khi số lượng phát hành lớn hơn số dư hiện có.
Kiểm tra những điểm này:
- Mặt hàng nào cho phép tồn kho âm?
- Ai có thể ghi đè cảnh báo?
- Chuyện này xảy ra thường xuyên thế nào?
- Nguyên nhân là do nhận hàng chậm, sai địa điểm, sai UOM, hay thiếu hàng thật?
Cổ phiếu tiêu cực sẽ kích hoạt kiểm tra.
Nó không nên là công việc hàng ngày.
# Kiểm tra 9: Các báo cáo có được sử dụng để theo dõi mặt hàng không?
Đừng chỉ nhìn vào số dư tồn kho cuối cùng.
Theo dõi mục.
Việc theo dõi báo cáo hữu ích có thể bao gồm:
- Báo cáo thẻ chứng khoán
- Báo cáo biến động chứng khoán
- Số dư tồn kho theo địa điểm
- Lịch sử điều chỉnh
- SO to DO đối với luồng Hóa đơn
- PO tới GRN để chuyển hóa đơn mua hàng
Bạn đang tìm kiếm điểm phân chia chuyển động cổ phiếu thực và chuyển động hệ thống.
Đó là nơi việc sửa chữa nên bắt đầu.
Hóa đơn điện tử không thay thế việc kiểm soát hàng tồn kho
Hóa đơn điện tử Vietnam đang thúc đẩy nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ làm sạch dữ liệu giao dịch.
Điều đó rất hữu ích.
Nhưng hóa đơn điện tử không giống như kiểm soát kho hàng.
Hóa đơn có thể chính xác về thuế. Đồng thời, việc chọn, chuyển, nhận hoặc điều chỉnh vẫn có thể yếu.
Vì vậy, đừng chỉ hỏi xem hóa đơn có đúng không.
Hỏi xem sự biến động của hàng tồn kho có được kiểm soát trước khi lập chứng từ kế toán hay không.
# Phải làm gì tiếp theo khi vẫn thiếu hàng
Chọn một mặt hàng thường có khoảng trống trong kho.
Theo dõi nó thông qua:
- Báo cáo thẻ kho
- Nguồn tài liệu
- Vị trí
- UOM
- Trạng thái đăng bài
- Lịch sử điều chỉnh
- Quyền truy cập và phê duyệt của người dùng
Đây không phải là đổ lỗi cho một nhân viên.
Đó là về việc tìm ra điểm yếu trong quy trình làm việc.
Sự cố có thể là do thiết lập AutoCount.
Đó có thể là thói quen của nhân viên.
Nó có thể là dòng chảy kho.
Nó có thể là thời gian giữa các hệ thống.
Có thể doanh nghiệp đã phát triển vượt xa quy trình hiện tại.
Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, AutoCount có thể đóng vai trò là trụ cột kế toán.
Tuy nhiên, quy trình di chuyển hàng tồn kho xung quanh nó phải rõ ràng trước khi thực hiện nhập tài khoản.
Nếu vẫn còn thiếu hàng, đừng đoán.
Lập bản đồ quy trình làm việc chứng khoán đầu tiên.
Đọc danh sách kiểm tra hàng tồn kho bị thiếu, xem lại hướng dẫn về số lượng hàng tồn kho AutoCount không khớp với hướng dẫn đếm vật lý hoặc yêu cầu Result Marketing kiểm tra quy trình làm việc trong kho của bạn.
- Kiểm tra quy trình làm việc trong kho của tôi*