Mengapa Stock Take Memperbaiki Angkanya tetapi Bukan Kebocorannya
Stock take berguna.
Ini memberi tahu Anda apa yang ada di rak pada hari penghitungan.
Setelah hitungan dicentang, Anda dapat mengubah nomor sistem.
Laporannya terlihat bersih kembali.
Namun stock opname tidak memberi tahu Anda mengapa nomor tersebut salah.
Itu adalah bagian yang dilewatkan oleh banyak tim.
Dalam artikel ini, “bocor” bukan berarti pencurian.
Ini berarti adanya kesenjangan dalam alur kerja.
Stok berpindah, tapi catatannya kurang bersih.
Pengambilan stok memperbaiki nomornya, tetapi bukan kebocorannya.
Apa yang Benar-benar Diperbaiki oleh Stock Take
Stock take menjawab satu pertanyaan utama:
Stok apa yang kita miliki sekarang?
Pertanyaan itu penting.
Nomor sistem mungkin salah karena:
- keterlambatan penerimaan entri
- pesanan pengiriman tidak diposting
- transfer cabang belum selesai
- item yang salah dipilih
- karton, bungkus, dan potongan tercampur
- barang yang dikembalikan dikembalikan terlalu cepat
- stok rusak tidak dihapuskan
- stok dipindahkan ke rak, tempat sampah, atau cabang lain tanpa pembaruan
Hitungannya memberi Anda titik awal yang baru.
Namun baru setelah hitungannya diperiksa.
Anda juga perlu potongan yang bersih.
Artinya, laporan sistem dan jumlah rak harus dibandingkan pada saat yang sama.
Misalnya, sistem mengatakan 120 buah.
Gudang itu menghitung 98 buah.
Setelah dilakukan pengecekan, tim menyesuaikan sistem menjadi 98 buah.
Sekarang sistemnya cocok dengan rak.
Itu bagus.
Namun penyesuaian tersebut hanya menunjukkan adanya kesenjangan.
Tidak disebutkan apa yang menyebabkan kesenjangan tersebut.
Mengapa Stok Masih Hilang Setelah Stock Take
Kebanyakan stock gap tidak terjadi pada saat stock take.
Mereka ditemukan selama stock take.
Masalah sebenarnya seringkali terjadi lebih awal.
| Daerah | Apa yang salah | Apa yang harus diperiksa setelah penghitungan |
|---|---|---|
| Menerima | Barang masuk, namun sistem masuknya terlambat atau salah | Catatan penerimaan barang, faktur pemasok, tanggal, kode barang, unit |
| Pemetikan | Staf memilih item, batch, atau kuantitas yang salah | Daftar pengambilan, pesanan pengiriman, catatan pengepakan |
| Transfer | Satu sisi mengirimkan stok, namun sisi lain tidak mengkonfirmasi dengan baik | Catatan transfer, catatan pengirim, catatan penerima, waktu |
| Kembali | Barang yang diretur kembali ke stok sebelum dicek | Catatan pengembalian, pengecekan status, keputusan penjualan kembali atau kerusakan |
| Kerusakan | Barang rusak tetap dengan stok bagus | Log kerusakan, persetujuan, area penyimpanan |
| Perpindahan lokasi | Stok dipindahkan ke rak, tempat sampah, cabang, atau gudang tanpa pembaruan | Riwayat lokasi, catatan bin, persetujuan transfer |
| Satuan ukuran | Karton, bungkus, dan potongan tercampur | Master item, pengaturan unit, dokumen pembelian dan penjualan |
Jadi stock opname bukanlah akhir dari pekerjaan.
Ini harus memulai daftar periksa.
Hitungannya memberi tahu Anda ke mana harus mencari selanjutnya.
Klasifikasikan Kesenjangannya Terlebih Dahulu
Sebelum Anda memposting satu penyesuaian stock take besar, urutkan kesenjangannya.
| Tipe celah | Apa artinya | Periksa pertama |
|---|---|---|
| Kesalahan penghitungan | Hitungannya mungkin salah | Penghitungan ulang, lokasi, stok tersembunyi |
| Kesalahan pemotongan | Sistem dan rak diperiksa pada waktu yang berbeda | GRN, DO, transfer, tanggal posting |
| Kesalahan satuan | Karton, bungkus, dan potongan tercampur | Item master dan dokumen |
| Kesalahan gerakan | Stok pindah, tapi catatannya hilang atau salah | Kartu stok dan dokumen sumber |
| Kesenjangan persetujuan | Penyesuaian menyembunyikan alasannya | Alasan penyesuaian dan pemberi persetujuan |
Hal ini membuat tim tidak memperlakukan setiap celah dengan cara yang sama.
Beberapa kesenjangan perlu dihitung ulang.
Beberapa memerlukan perbaikan.
Beberapa memerlukan perbaikan pengaturan unit.
Beberapa memerlukan aturan gudang yang lebih baik.
Apa yang Harus Diperiksa Segera Setelah Stock Take
Gunakan hasil stock take sebagai petunjuk pertama Anda.
Lakukan ini saat hitungan masih segar.
- Periksa hitungan, lokasi, dan unit.
- Periksa cut-off dan posting terlambat.
- Klasifikasikan kesenjangannya.
- Telusuri pergerakan saham terakhir.
- Temukan aturan yang lemah.
- Ubah alur kerja.
- Perhatikan item atau lokasi itu lagi.
Jangan hanya bertanya:
Berapa banyak yang harus kita sesuaikan?
Bertanya:
Gerakan manakah yang membuat angka ini salah?
Hitungan tersebut menunjukkan kesenjangan.
Jejak pergerakan menunjukkan penyebabnya.
Contoh Sederhana
Sistem mengatakan 120 buah.
Stock take menemukan 98 buah.
Tim menghitung lagi.
Hitungannya benar.
Potongannya bersih.
Tidak ada catatan keterlambatan penerimaan barang, delivery order, atau transfer yang menjelaskan kesenjangan tersebut.
Kemudian tim memeriksa gerakan terakhir.
Ini menunjukkan transfer cabang.
HQ mengirim 30 buah ke Cabang A.
Namun Cabang A hanya menerima 20 buah.
Kekurangan tersebut disebutkan di WhatsApp.
Tapi tidak ada alasan kekurangan yang diposting.
Tidak ada konfirmasi penerimaan yang dikaitkan dengan transfer.
Perbaikannya bukan sekedar penyesuaian stock take.
Cara mengatasinya adalah aturan transfer yang lebih baik:
- pengirim mengkonfirmasi apa yang tersisa
- penerima mengkonfirmasi apa yang tiba
- kekurangan atau kerusakan memerlukan alasan
- stok tetap dalam perjalanan sampai penerima mengonfirmasinya
- penyesuaian memerlukan persetujuan dan referensi
Kini stock take telah melakukan lebih dari sekedar memperbaiki angkanya.
Ini telah membantu tim menemukan kebocorannya.
Periksa Cut-Off Sebelum Anda Menyalahkan Gudang
Cut-off dapat membuat proses yang baik terlihat salah.
Misalnya:
- stok dihitung pada hari jumat malam
- pengiriman dimasukkan pada hari Senin
- tanggal dokumen dimundurkan ke hari Jumat
- barang diterima sebelum penghitungan, tetapi dikirim setelah penghitungan
- stok transfer sedang transit selama penghitungan
Sekarang sistem dan rak mungkin tidak menampilkan momen yang sama.
Jadi setelah stock take, periksa:
- menghitung tanggal dan waktu
- tanggal dan waktu laporan stok
- dokumen yang diposting di sekitar hitungan
- keterlambatan GRN, DO, faktur, transfer, dan entri penyesuaian
- saham yang bergerak selama penghitungan
- apakah hitungan dan sistem menggunakan satuan yang sama
GRN berarti nota penerimaan barang.
DO berarti perintah pengiriman.
Jika cut-off salah, perbaiki cut-off terlebih dahulu.
Jika cut-off bersih, lacak pergerakan stok.
Apa yang Dapat Ditunjukkan AutoCount
Jika bisnis Anda menggunakan AutoCount, ini dapat membantu Anda memeriksa pergerakan stok yang tercatat.
Anda dapat memeriksa kartu stok, dokumen, penyesuaian, dan riwayat transaksi.
Itu membantu ketika gerakan itu direkam.
Namun tidak ada sistem yang dapat sepenuhnya menjelaskan suatu gerakan yang tidak pernah dimasuki.
Jika staf memindahkan stok berdasarkan WhatsApp, catatan kertas, memori, atau perintah lisan, sistem mungkin hanya menampilkan ketidakcocokan terakhir.
Jadi masalahnya tidak selalu "AutoCount salah".
Terkadang AutoCount menunjukkan hasil proses yang longgar.
Untuk cek AutoCount, baca Stok AutoCount tidak cocok dengan hitungan fisik.
Untuk masalah yang lebih luas, baca mengapa stok masih hilang bahkan dengan AutoCount.
Cara Menutup Kebocoran Setelah Dihitung
Setelah Anda menemukan titik lemahnya, perbaiki aturannya.
Misalnya:
- penerimaan harus diposting sebelum stok dapat diambil
- transfer tidak dilakukan sampai pihak penerima mengkonfirmasinya
- pengembalian harus dikirim ke area pemeriksaan sebelum dijual kembali
- barang yang rusak harus dipisahkan dan dihapuskan dengan persetujuan
- perpindahan lokasi harus dicatat sebelum staf mempercayai saldo
- penyesuaian stok harus perlu alasan yang jelas, bukan sekedar “stock take”
Beginilah kebocorannya mulai menutup.
Stock take menemukan celahnya.
Perubahan alur kerja membantu menghentikan kesenjangan berikutnya.
Anda juga dapat menggunakan [daftar periksa stok hilang](/resources/daftar periksa stok hilang) untuk memandu pemeriksaan pertama setelah penghitungan.
Saat Penghitungan Siklus Membantu
Penghitungan siklus dapat membantu setelah melakukan stock opname.
Ia memeriksa item yang dipilih lebih sering.
Itu membantu Anda menemukan nomor yang salah lebih awal.
Namun penghitungan siklus tidak menggantikan kontrol gerakan.
Jika saham bergerak dengan aturan yang lemah, angkanya masih bisa salah.
Jika Anda membandingkan kedua metode tersebut, baca [penghitungan siklus vs pengambilan stok](/blog/penghitungan siklus-vs-pengambilan stok).
Ketika Masalahnya Lebih Besar Dari Satu Stock Take
Beberapa tim menggunakan inventarisasi untuk membersihkan sistem berulang kali.
Itu adalah tanda bahwa peraturan sehari-hari mungkin terlalu longgar.
Hal ini sering terjadi ketika:
- pemilihan staf sebelum dokumen diperbarui
- transfer cabang dikonfirmasi di luar sistem
- retur dan barang rusak dicampur dengan stok yang bagus
- lokasi gudang tidak dikontrol
- penyesuaian stok digunakan terlalu mudah
- akun hanya melihat masalah ini setelah akhir bulan
- operasi tidak dapat membuktikan siapa memindahkan apa dan kapan
Pada saat itu, stock take bukanlah masalah utama.
Alur kerja pergerakan adalah masalahnya.
Sistem inventaris dan gudang yang tepat dapat membantu membuat penerimaan, pengambilan, transfer, pengembalian, kerusakan, dan perpindahan lokasi lebih mudah untuk dicatat dan lebih sulit untuk dilewati.
Cara Sederhana Untuk Memikirkannya
Pengambilan stok memberi Anda hitungan.
Kartu stok memberi Anda jejak pergerakan.
Alur kerja menunjukkan mengapa gerakan tersebut salah.
Jika Anda hanya memperbaiki nomornya, Anda mendapatkan laporan yang bersih.
Jika Anda menelusuri pergerakannya, Anda dapat menemukan kebocorannya.
Jika tim Anda mengalami masalah yang sama setelah setiap penghitungan, baca [mengapa penyesuaian stok terus muncul kembali setelah setiap pengambilan stok](/blog/mengapa-penyesuaian stok-terus-datang-kembali-setelah-setiap-pengambilan stok).
Atau minta Result Marketing untuk meninjau alur penerimaan, pengambilan, transfer, pengembalian, kerusakan, dan penyesuaian bersama Anda.