Tại sao Stock Take Fix được số lượng nhưng không bị rò rỉ
Việc kiểm tra cổ phiếu rất hữu ích.
Nó cho bạn biết những gì có trên kệ vào ngày đếm.
Sau khi kiểm tra số lượng, bạn có thể thay đổi số hệ thống.
Báo cáo lại trông sạch sẽ nữa.
Nhưng việc kiểm kê cổ phiếu không cho bạn biết tại sao con số lại sai.
Đó là phần mà nhiều đội bỏ lỡ.
Trong bài viết này, “rò rỉ” không có nghĩa là trộm cắp.
Nó có nghĩa là một khoảng trống trong quy trình làm việc.
Cổ phiếu chuyển đi, nhưng hồ sơ không sạch sẽ.
Một cổ phiếu lấy số sửa chữa, nhưng không bị rò rỉ.
# Những gì một cổ phiếu thực sự có tác dụng
Một cổ phiếu sẽ trả lời một câu hỏi chính:
Bây giờ chúng ta có cổ phiếu gì?
Câu hỏi đó quan trọng.
Số hệ thống có thể sai vì:
- nhận bài muộn
- lệnh giao hàng không được đăng
- chuyển chi nhánh chưa hoàn tất
- chọn sai mục
- trộn lẫn thùng carton, bao bì và từng mảnh
- hàng trả lại được trả lại quá nhanh
- hàng tồn kho bị hư hỏng không được xóa sổ
- kho được chuyển sang giá, thùng hoặc chi nhánh khác mà không cập nhật
Việc đếm cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu mới.
Nhưng chỉ sau khi số lượng được kiểm tra.
Bạn cũng cần cắt sạch.
Điều đó có nghĩa là báo cáo hệ thống và số kệ phải so sánh trong cùng một thời điểm.
Ví dụ: hệ thống cho biết 120 miếng.
Kho đếm được 98 miếng.
Sau khi kiểm tra, nhóm điều chỉnh hệ thống thành 98 miếng.
Bây giờ hệ thống khớp với kệ.
Điều đó tốt.
Nhưng việc điều chỉnh chỉ cho thấy có một khoảng cách.
Nó không nói điều gì gây ra khoảng cách.
# Tại sao hàng vẫn thiếu sau khi lấy hàng
Hầu hết các khoảng trống tồn kho không xảy ra trong quá trình lấy hàng.
Chúng được tìm thấy trong quá trình lấy hàng.
Vấn đề thực sự thường xảy ra sớm hơn.
| Khu vực | Điều gì có thể xảy ra | Những gì cần kiểm tra sau khi đếm |
|---|---|---|
| Nhận | Hàng về nhưng hệ thống nhập chậm hoặc sai | Phiếu nhận hàng, hóa đơn nhà cung cấp, ngày tháng, mã mặt hàng, đơn vị |
| Chọn | Nhân viên chọn sai mặt hàng, lô hàng hoặc số lượng | Danh sách lấy hàng, lệnh giao hàng, biên bản đóng gói |
| Chuyển nhượng | Một bên gửi hàng nhưng bên kia không xác nhận rõ ràng | Phiếu chuyển, hồ sơ người gửi, hồ sơ người nhận, thời gian |
| Trả về | Hàng trả lại đã về kho trước khi kiểm tra | Phiếu trả lại, kiểm tra tình trạng, quyết định bán lại hoặc hư hỏng |
| Thiệt hại | Hàng hư vẫn còn hàng tốt | Nhật ký thiệt hại, phê duyệt, khu vực lưu giữ |
| Di chuyển vị trí | Kho đã chuyển kệ, thùng, chi nhánh hoặc kho không cập nhật | Lịch sử vị trí, bản ghi bin, phê duyệt chuyển nhượng |
| Đơn vị đo lường | Thùng carton, bao bì và từng mảnh bị lẫn lộn | Master mặt hàng, thiết lập đơn vị, tài liệu mua bán |
Vì vậy, việc kiểm kê cổ phiếu không phải là kết thúc công việc.
Nó sẽ bắt đầu danh sách kiểm tra.
Số lượng sẽ cho bạn biết nơi cần tìm tiếp theo.
# Phân loại khoảng cách đầu tiên
Trước khi bạn đăng một đợt điều chỉnh cổ phiếu lớn, hãy sắp xếp khoảng trống.
| Loại khoảng trống | Ý nghĩa của nó | Kiểm tra đầu tiên |
|---|---|---|
| Đếm lỗi | Số đếm có thể sai | Kể lại, địa điểm, kho ẩn |
| Lỗi cắt | Hệ thống và kệ đã được kiểm tra vào các thời điểm khác nhau | GRN, DO, chuyển nhượng, ngày đăng |
| Lỗi đơn vị | Thùng carton, bao bì và từng mảnh bị lẫn lộn | Chủ mục và tài liệu |
| Lỗi di chuyển | Hàng đã chuyển đi nhưng hồ sơ bị thiếu hoặc sai | Thẻ chứng khoán và chứng từ |
| Khoảng cách phê duyệt | Việc điều chỉnh che giấu lý do | Lý do điều chỉnh và người phê duyệt |
Điều này giúp nhóm không xử lý mọi khoảng cách theo cùng một cách.
Một số khoảng trống cần được kể lại.
Một số cần một bản sửa lỗi cắt đứt.
Một số cần sửa lỗi thiết lập đơn vị.
Một số cần một quy tắc kho tốt hơn.
# Cần kiểm tra những gì ngay sau khi lấy hàng
Sử dụng kết quả chứng khoán làm đầu mối đầu tiên của bạn.
Làm điều này trong khi số đếm vẫn còn mới.
- Kiểm tra số lượng, vị trí và đơn vị.
- Kiểm tra thời điểm đăng bài và đăng muộn.
- Phân loại khoảng cách.
- Theo dõi chuyển động cổ phiếu cuối cùng.
- Tìm luật yếu.
- Thay đổi quy trình làm việc.
- Xem lại mục hoặc vị trí đó.
Đừng chỉ hỏi:
Chúng ta phải điều chỉnh bao nhiêu?
Hỏi:
Phong trào nào đã làm cho con số này sai?
Số lượng cho thấy khoảng cách.
Dấu vết chuyển động cho thấy nguyên nhân.
# Một ví dụ đơn giản
Hệ thống báo là 120 miếng.
Cổ phiếu tìm thấy 98 miếng.
Đội đếm lại.
Việc đếm là chính xác.
Đường cắt sạch sẽ.
Không có phiếu nhận hàng trễ, lệnh giao hàng hoặc chuyển khoản nào giải thích được chênh lệch.
Sau đó đội kiểm tra chuyển động cuối cùng.
Nó báo chuyển chi nhánh.
HQ gửi 30 chiếc cho Chi nhánh A.
Nhưng chi nhánh A chỉ nhận được 20 miếng.
Sự thiếu hụt đã được đề cập trong WhatsApp.
Nhưng không có lý do thiếu hụt đã được đăng.
Không có xác nhận nhận được liên kết với việc chuyển tiền.
Việc sửa chữa không chỉ là một đợt điều chỉnh cổ phiếu khác.
Cách khắc phục là quy tắc chuyển tốt hơn:
- người gửi xác nhận những gì còn lại
- người nhận xác nhận những gì đã đến
- thiếu hụt hoặc hư hỏng cần có lý do
- hàng vẫn được vận chuyển cho đến khi người nhận xác nhận
- điều chỉnh cần được phê duyệt và tham khảo
Bây giờ việc kiểm kê đã làm được nhiều việc hơn là chỉ ấn định con số.
Nó đã giúp nhóm tìm ra chỗ rò rỉ.
# Kiểm tra điểm giới hạn trước khi đổ lỗi cho kho
Việc cắt bỏ có thể làm cho một quy trình tốt trông có vẻ sai lầm.
Ví dụ:
- Hàng được tính vào tối thứ sáu
- giao hàng được chốt vào thứ Hai
- ngày của tài liệu bị lùi về thứ Sáu
- Hàng nhận trước khi đếm nhưng gửi sau khi đếm
- hàng chuyển nhượng đang được vận chuyển trong quá trình kiểm kê
Bây giờ hệ thống và kệ có thể không hiển thị cùng một thời điểm.
Vì vậy, sau khi kiểm kê hàng hóa, hãy kiểm tra:
- đếm ngày và giờ
- Ngày và giờ báo cáo tồn kho
- tài liệu được đăng xung quanh số lượng
- các mục GRN, DO, hóa đơn, chuyển nhượng và điều chỉnh muộn
- cổ phiếu di chuyển trong quá trình đếm
- liệu số đếm và hệ thống có sử dụng cùng một đơn vị hay không
GRN có nghĩa là Phiếu nhận hàng.
DO có nghĩa là Lệnh giao hàng.
Nếu điểm cắt sai, hãy sửa điểm cắt trước.
Nếu điểm cắt rõ ràng, hãy theo dõi chuyển động của cổ phiếu.
# AutoCount có thể hiển thị những gì
Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng AutoCount, nó có thể giúp bạn kiểm tra chuyển động hàng tồn kho được ghi lại.
Bạn có thể kiểm tra thẻ chứng khoán, tài liệu, điều chỉnh và lịch sử giao dịch.
Điều đó giúp ích khi chuyển động được ghi lại.
Nhưng không có hệ thống nào có thể giải thích đầy đủ một chuyển động chưa bao giờ được đưa vào.
Nếu nhân viên di chuyển hàng hóa theo WhatsApp, ghi chú bằng giấy, bộ nhớ hoặc mệnh lệnh bằng lời nói, hệ thống có thể chỉ hiển thị sự không khớp cuối cùng.
Vì vậy, vấn đề không phải lúc nào cũng là "AutoCount sai".
Đôi khi AutoCount hiển thị kết quả của một quy trình lỏng lẻo.
Để kiểm tra AutoCount, hãy đọc AutoCount stock không khớp với số lượng vật lý.
Đối với vấn đề rộng hơn, hãy đọc tại sao hàng vẫn bị thiếu ngay cả với AutoCount.
# Cách đóng rò rỉ sau khi đếm
Một khi bạn tìm thấy điểm yếu, hãy sửa quy tắc.
Ví dụ:
- việc nhận hàng phải được đăng trước khi có thể chọn hàng
- việc chuyển tiền không được thực hiện cho đến khi bên nhận xác nhận
- hàng trả lại phải đến khu vực kiểm tra trước khi bán lại
- hàng hóa bị hư hỏng phải được giữ riêng và xóa bỏ có sự chấp thuận
- việc di chuyển vị trí phải được ghi lại trước khi nhân viên tin tưởng vào số dư
- Điều chỉnh tồn kho phải có lý do rõ ràng chứ không chỉ "lấy hàng"
Đây là cách rò rỉ bắt đầu đóng lại.
Các cổ phiếu đã tìm thấy khoảng cách.
Sự thay đổi quy trình làm việc giúp ngăn chặn khoảng cách tiếp theo.
Bạn cũng có thể sử dụng danh sách kiểm tra hàng còn thiếu này để hướng dẫn những lần kiểm tra đầu tiên sau khi đếm.
# Khi tính chu kỳ giúp ích
Việc đếm chu kỳ có thể hữu ích sau khi kiểm kê hàng hóa.
Nó kiểm tra các mục được chọn thường xuyên hơn.
Điều đó giúp bạn tìm ra số sai sớm hơn.
Nhưng việc đếm chu kỳ không thay thế được việc điều khiển chuyển động.
Nếu cổ phiếu di chuyển với các quy tắc yếu, con số vẫn có thể sai.
Nếu bạn đang so sánh cả hai phương pháp, hãy đọc đếm chu kỳ so với lượng hàng tồn kho.
# Khi vấn đề lớn hơn việc mua một cổ phiếu
Một số nhóm sử dụng hàng tồn kho để dọn dẹp hệ thống nhiều lần.
Đó là dấu hiệu cho thấy các quy tắc hàng ngày có thể quá lỏng lẻo.
Điều này thường xảy ra khi:
- nhân viên chọn trước khi tài liệu được cập nhật
- Chuyển chi nhánh được xác nhận bên ngoài hệ thống
- Hàng trả lại và hàng hư hỏng được trộn lẫn với hàng tốt
- vị trí kho không được kiểm soát
- điều chỉnh cổ phiếu được sử dụng quá dễ dàng
- tài khoản chỉ thấy vấn đề sau cuối tháng
- các hoạt động không thể chứng minh được ai đã di chuyển cái gì và khi nào
Vào thời điểm đó, việc lấy hàng không phải là vấn đề chính.
Quy trình làm việc chuyển động là vấn đề.
Một hệ thống kho và hàng tồn kho thích hợp có thể giúp việc nhận, lấy hàng, chuyển, trả lại, hư hỏng và di chuyển vị trí dễ dàng được ghi lại hơn và khó bỏ qua hơn.
# Cách đơn giản để nghĩ về nó
Việc kiểm kê cổ phiếu sẽ cho bạn số lượng.
Thẻ chứng khoán cung cấp cho bạn dấu vết chuyển động.
Quy trình làm việc cho thấy lý do tại sao chuyển động lại sai.
Nếu bạn chỉ sửa số, bạn sẽ nhận được một báo cáo rõ ràng.
Nếu bạn theo dõi chuyển động, bạn có thể tìm thấy chỗ rò rỉ.
Nếu nhóm của bạn đã gặp vấn đề tương tự sau mỗi lần kiểm kê, hãy đọc [tại sao việc điều chỉnh lượng hàng tồn kho tiếp tục quay trở lại sau mỗi lần lấy hàng](/blog/why-stock- adjustmentments-keep-coming-back-after-every-stock-take).
Hoặc yêu cầu Result Marketing cùng bạn xem lại quy trình nhận, chọn, chuyển, trả lại, hư hỏng và điều chỉnh.