Sebelum Anda Meminta Penawaran Kustom ERP, Lakukan Audit Sistem
kisaran harga kasar ERP berguna.
Ini membantu Anda mengetahui apakah anggarannya dekat.
Bagi UKM Indonesia, kisaran awal tersebut dapat membantu Anda memutuskan apakah diskusi tersebut realistis.
Namun kutipan terbatas berbeda.
Kutipan terbatas menjelaskan apa yang akan dibangun.
Hal ini tidak boleh didasarkan pada dugaan.
Sebelum Anda membandingkan kutipan terbatas, petakan alur kerjanya terlebih dahulu.
Jika tidak, kutipannya mungkin terlihat jelas.
Namun hal ini mungkin dibangun berdasarkan asumsi yang tersembunyi.
Mengapa Pemilik Meminta Penawaran Terlebih Dahulu
Ini masuk akal.
Pemilik perlu mengetahui:
- mampukah kita membayar ini?
- vendor mana yang harganya lebih murah?
- berapa lama waktu yang dibutuhkan?
- modul apa yang disertakan?
- haruskah kita membangun, atau mempertahankan apa yang kita miliki?
Ini adalah pertanyaan yang wajar.
Tanyakan kisaran kasarnya terlebih dahulu.
Gunakan ini untuk memutuskan apakah pembicaraan harus dilanjutkan.
Namun sebelum Anda membandingkan kutipan terbatas, lakukan penemuan audit sistem atau ERP.
Tiga Kutipan Vendor Dapat Berarti Tiga Sistem Berbeda
Katakanlah sebuah perusahaan dagang meminta:
"penjualan, inventaris, dan integrasi AutoCount."
Vendor A hanya mengutip layar kantor.
Vendor B mencakup pengambilan gudang keliling.
Vendor C mencakup dasbor, pengujian, dukungan, dan pembersihan data.
Vendor A mungkin terlihat lebih murah.
Tapi itu mungkin tidak lebih murah.
Ini mungkin hanya meninggalkan pekerjaan yang datang kemudian.
Tanpa cakupan alur kerja yang sama, setiap vendor menggunakan sistem yang berbeda.
Itu membuat kutipannya sulit untuk dibandingkan.
Mengapa Kutipan Awal ERP Bisa Salah
ERP khusus bukan sekadar layar.
Begitulah cara pekerjaan diselesaikan.
Bagian yang sulit seringkali berupa detail kecil:
- pengiriman sebagian
- harga khusus
- pemesanan stok
- persetujuan pembelian
- barang rusak
- perintah mendesak
- catatan kredit
- transfer cabang
- Aturan sinkronisasi AutoCount
- peran pengguna
- hak akses
- pengujian
- mendukung
Jika ini tidak dicentang sebelum penawaran, maka akan muncul kemudian.
Nanti bisa berarti biaya tambahan.
Ini bisa berarti penundaan.
Ini bisa berarti permintaan perubahan.
Hal ini juga dapat berarti staf menghindari sistem tersebut.
Ini adalah salah satu alasan ERP yang mahal bisa gagal meskipun memiliki fitur yang cukup.
Masalahnya tidak selalu pada fitur yang hilang.
Ini sering kali merupakan alur kerja yang terlewat.
Pengiriman Sebagian Bukanlah Detail Kecil
Vendor mungkin mendengar "alur kerja pengiriman".
Mereka mungkin mengira itu hanya satu layar.
Namun persalinan sebagian dapat mempengaruhi:
- status pesanan penjualan
- stok yang dipesan
- pesan antar
- waktu faktur
- pemesanan di awal
- pembaruan pelanggan
- laporan
- postingan AutoCount
Jika hal ini tidak jelas sebelum kutipan, kutipan tersebut mungkin kehilangan logika kuncinya.
Begitulah detail kecil menjadi masalah pembangunan.
Daftar Periksa Asumsi Kutipan
Sebelum Anda membandingkan vendor, periksa apakah kutipannya berbunyi:
- alur kerja mana yang ditinjau
- pengguna mana yang disertakan
- peran mana yang disertakan
- apa yang tersisa di AutoCount
- apa yang dimiliki sistem kustom
- pengecualian mana yang dibahas
- apa yang tidak termasuk
- jika migrasi data disertakan
- jika pengujian disertakan
- jika dukungan disertakan
- jika pelatihan disertakan
- fase apa yang harus diperbaiki
Jika kutipan tidak menunjukkan asumsi, Anda tidak membandingkan dengan jelas.
Gunakan panduan ini juga: pertanyaan sebelum merekrut pengembang ERP.
Kutipan Apa yang Harus Dijelaskan Make
Audit sistem tidak perlu mendesain ERP secara lengkap.
Ini harus membuat versi pertama menjadi jelas.
| pertanyaan kutipan | Mengapa itu penting |
|---|---|
| Alur kerja mana yang paling merugikan? | Ini menghentikan kutipan agar tidak mencakup terlalu banyak. |
| Pengguna mana yang menyentuh karya tersebut? | Ini memengaruhi layar, akses, dan pelatihan. |
| Sistem manakah yang memiliki setiap tipe data? | Ini menghindari masalah data ganda dan sinkronisasi. |
| Apa yang tersisa di AutoCount? | Ini menetapkan batasan akuntansi dan stok. |
| Apa yang terjadi di Excel atau WhatsApp sekarang? | Ini menunjukkan pekerjaan tersembunyi. |
| Pengecualian manakah yang sering terjadi? | Ini menurunkan cakupan kejutan nanti. |
| Apa yang harus diperbaiki pada fase pertama? | Itu membuat kutipan lebih kecil dan jelas. |
Untuk daftar selengkapnya, baca [apa saja yang termasuk dalam audit sistem](/guides/apa yang termasuk dalam audit sistem).
Bagaimana Ini Melindungi Pembeli
| Risiko tanpa audit | Bagaimana audit membantu |
|---|---|
| Penawarannya terlihat lebih murah karena ada pekerjaan yang hilang. | Asumsi dan pengecualian menjadi jelas. |
| Vendor memberi harga pada daftar fitur. | Alur kerja fase pertama telah ditentukan. |
| Batas AutoCount tidak jelas. | AutoCount dan peran sistem khusus dipetakan. |
| Peran staf terlewatkan. | Pengguna dan izin diperiksa. |
| Laporan dikutip terlalu dini. | Sumber data dan aturan laporan diperiksa. |
| Proyek ini menjadi terlalu besar. | Cakupan yang harus dimiliki dipisahkan dari fase selanjutnya. |
Ini tidak membuat kutipan itu sempurna.
Hal ini membuat perkiraan lebih aman.
Hal ini juga membuat asumsi lebih mudah dilihat.
Batas AutoCount Harus Jelas
Jika AutoCount adalah bagian dari karya Anda, kutipan harus menyebutkan apa yang masih dimiliki AutoCount.
AutoCount mungkin tetap sebagai catatan akuntansi dan inventaris.
Sistem kustom dapat menangani pergerakan stok, pemesanan stok, persetujuan, pekerjaan gudang, atau status pengiriman.
Kemudian mungkin diposkan ke AutoCount nanti.
Batasan ini mempengaruhi biaya.
Hal ini juga mempengaruhi ruang lingkup.
Jika Anda tidak yakin, baca AutoCount kustomisasi vs kustom ERP.
Persiapkan Sebelum Penawaran ERP
Anda dapat mempersiapkannya sebelum audit.
Mengumpulkan:
- contoh dokumen
- spreadsheet saat ini
- tangkapan layar
- poin rasa sakit
- peran pengguna
- laporan terkini
- contoh pengecualian
Panduan ini dapat membantu: apa yang harus dipersiapkan sebelum membuat ERP kustom.
Audit mengubah item-item ini menjadi cakupan alur kerja yang lebih jelas.
Setelah itu, pengembangan ERP khusus lebih mudah untuk dikutip.
Pertanyaan Umum
Bisakah saya meminta harga kasar ERP sebelum melakukan audit sistem?
Ya.
Kisaran kasar membantu Anda mengetahui apakah anggarannya dekat.
Kutipan terbatas harus muncul setelah alur kerja diperiksa.
Mengapa kutipan vendor ERP sulit dibandingkan?
Karena setiap vendor mungkin berasumsi berbeda-beda.
Ini mungkin mencakup berbagai modul, pengguna, pengecualian, aturan AutoCount, pengujian, dukungan, dan pekerjaan data.
Apa yang harus ada dalam kutipan ERP kustom yang tercakup?
Ini harus menunjukkan:
- ruang lingkup alur kerja
- pengguna
- peran
- kepemilikan data
- integrasi
- asumsi
- pengecualian
- pengujian
- pelatihan
- prioritas fase pertama
Kapan audit sistem penuh tidak diperlukan?
Jika cakupannya kecil, standar, dan sudah tertulis, sesi penemuan yang lebih ringan mungkin sudah cukup.
Langkah Selanjutnya
Sebelum Anda bertanya, “Berapa harga ERP?”, tanyakan terlebih dahulu:
Apa sebenarnya yang harus diperbaiki oleh ERP?
Gunakan kisaran anggaran kasar untuk memutuskan apakah proyek tersebut realistis.
Gunakan audit sebelum Anda membandingkan kutipan terbatas.
Jika Anda sudah membangun sistem dan gagal, ERP penyelamatan dan audit sistem dapat membantu menemukan apa yang salah.
Jika Anda masih sebelum membangun, langkah yang lebih baik adalah pencegahan.