Trước khi bạn yêu cầu báo giá ERP tùy chỉnh, hãy thực hiện kiểm tra hệ thống
Phạm vi giá ERP thô rất hữu ích.
Nó giúp bạn biết liệu ngân sách có gần hay không.
Đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam, phạm vi ban đầu đó có thể giúp bạn quyết định liệu cuộc thảo luận có thực tế hay không.
Nhưng một báo giá có phạm vi thì khác.
Một báo giá có phạm vi cho biết những gì sẽ được xây dựng.
Nó không nên dựa trên một phỏng đoán.
Trước khi bạn so sánh các báo giá trong phạm vi, trước tiên hãy lập sơ đồ quy trình công việc.
Nếu không, báo giá có thể trông rõ ràng.
Nhưng nó có thể được xây dựng trên những giả định ẩn giấu.
# Tại sao chủ sở hữu lại yêu cầu báo giá trước
Điều này có ý nghĩa.
Chủ sở hữu cần biết:
- Chúng ta có đủ khả năng này không?
- nhà cung cấp nào có giá thấp hơn?
- sẽ mất bao lâu?
- bao gồm những mô-đun nào?
- chúng ta nên xây dựng hay giữ lại những gì chúng ta có?
Đây là những câu hỏi công bằng.
Trước tiên hãy yêu cầu một phạm vi thô.
Hãy sử dụng nó để quyết định xem cuộc nói chuyện có nên tiếp tục hay không.
Nhưng trước khi bạn so sánh các báo giá trong phạm vi, hãy thực hiện khám phá kiểm tra hệ thống hoặc ERP.
# Báo giá của ba nhà cung cấp có thể có nghĩa là ba hệ thống khác nhau
Giả sử một công ty thương mại yêu cầu:
"bán hàng, hàng tồn kho và tích hợp AutoCount."
Nhà cung cấp A chỉ báo giá màn hình văn phòng.
Nhà cung cấp B bao gồm việc lấy hàng tại kho di động.
Nhà cung cấp C bao gồm bảng thông tin, thử nghiệm, hỗ trợ và dọn dẹp dữ liệu.
Nhà cung cấp A có thể trông rẻ hơn.
Nhưng nó có thể không rẻ hơn.
Nó có thể bỏ sót công việc sau này.
Nếu không có cùng phạm vi quy trình làm việc, mỗi nhà cung cấp sẽ báo giá một hệ thống khác nhau.
Điều đó làm cho các trích dẫn khó so sánh.
# Tại sao báo giá ERP ban đầu có thể sai
ERP tùy chỉnh không chỉ là màn hình.
Đó là cách công việc được thực hiện.
Những phần cứng thường ở những chi tiết nhỏ:
- giao hàng một phần
- giá đặc biệt
- đặt hàng chứng khoán
- phê duyệt mua hàng
- hàng hóa bị hư hỏng
- lệnh khẩn cấp
- ghi chú tín dụng
- chuyển chi nhánh
- Quy tắc đồng bộ hóa AutoCount
- vai trò người dùng
- quyền truy cập
- thử nghiệm
- hỗ trợ
Nếu những điều này không được kiểm tra trước báo giá, chúng sẽ hiển thị sau.
Sau này có thể có nghĩa là phải trả thêm chi phí.
Nó có thể có nghĩa là sự chậm trễ.
Nó có thể có nghĩa là yêu cầu thay đổi.
Nó cũng có thể có nghĩa là nhân viên tránh xa hệ thống.
Đây là một lý do khiến ERP đắt tiền có thể bị lỗi ngay cả khi nó có đủ tính năng.
Vấn đề không phải lúc nào cũng thiếu tính năng.
Nó thường là một quy trình làm việc bị bỏ lỡ.
# Giao hàng từng phần không phải là chi tiết nhỏ
Nhà cung cấp có thể nghe thấy "quy trình giao hàng".
Họ có thể nghĩ đó là một màn hình.
Nhưng việc giao hàng một phần có thể ảnh hưởng đến:
- trạng thái đơn hàng
- cổ phiếu dự trữ
- lệnh giao hàng
- Thời điểm xuất hóa đơn
- đặt hàng trước
- cập nhật khách hàng
- báo cáo
- AutoCount đăng bài
Nếu điều này không rõ ràng trước khi trích dẫn thì trích dẫn có thể thiếu logic chính.
Đó là cách một chi tiết nhỏ trở thành một vấn đề khi xây dựng.
# Danh sách kiểm tra các giả định được trích dẫn
Trước khi bạn so sánh các nhà cung cấp, hãy kiểm tra xem báo giá có nói:
- quy trình công việc nào đã được xem xét
- bao gồm những người dùng nào
- bao gồm những vai trò nào
- những gì còn lại trong AutoCount
- những gì hệ thống tùy chỉnh sở hữu
- những ngoại lệ nào đã được thảo luận
- những gì không được bao gồm
- nếu bao gồm di chuyển dữ liệu
- nếu bao gồm kiểm tra
- nếu bao gồm hỗ trợ
- nếu bao gồm đào tạo
- phải sửa giai đoạn nào
Nếu trích dẫn không thể hiện các giả định thì bạn đang không so sánh rõ ràng.
Cũng sử dụng hướng dẫn này: các câu hỏi trước khi thuê nhà phát triển ERP.
# Trích dẫn nào Make nên rõ ràng
Kiểm tra hệ thống không cần thiết kế ERP đầy đủ.
Nó sẽ làm cho phiên bản đầu tiên rõ ràng.
| Câu hỏi trích dẫn | Tại sao nó quan trọng |
|---|---|
| Quy trình công việc nào gây tổn hại nhất? | Nó ngăn cản trích dẫn bao gồm quá nhiều. |
| Những người dùng nào chạm vào tác phẩm? | Nó ảnh hưởng đến màn hình, quyền truy cập và đào tạo. |
| Hệ thống nào sở hữu từng loại dữ liệu? | Nó tránh được các vấn đề về dữ liệu và đồng bộ hóa kép. |
| Điều gì ở lại trong AutoCount? | Nó đặt ra ranh giới kế toán và chứng khoán. |
| Điều gì xảy ra trong Excel hoặc WhatsApp bây giờ? | Nó cho thấy công việc ẩn. |
| Những trường hợp ngoại lệ nào xảy ra thường xuyên? | Nó làm giảm phạm vi bất ngờ sau này. |
| Giai đoạn một nên khắc phục điều gì? | Nó giữ cho trích dẫn nhỏ hơn và rõ ràng hơn. |
Để biết danh sách đầy đủ, hãy đọc kiểm tra hệ thống bao gồm những gì.
# Điều này bảo vệ người mua như thế nào
| Rủi ro không cần kiểm toán | Việc kiểm tra giúp ích như thế nào |
|---|---|
| Báo giá có vẻ rẻ hơn vì còn thiếu việc. | Các giả định và loại trừ trở nên rõ ràng. |
| Nhà cung cấp định giá một danh sách tính năng. | Quy trình công việc giai đoạn một được xác định. |
| Ranh giới AutoCount không rõ ràng. | AutoCount và các vai trò hệ thống tùy chỉnh được ánh xạ. |
| Vai trò của nhân viên bị bỏ lỡ. | Người dùng và quyền được kiểm tra. |
| Báo cáo được trích dẫn quá sớm. | Nguồn dữ liệu và quy tắc báo cáo được kiểm tra. |
| Dự án trở nên quá lớn. | Phạm vi bắt buộc phải có được tách ra từ các giai đoạn sau. |
Điều này không làm cho trích dẫn trở nên hoàn hảo.
Nó làm cho việc ước tính an toàn hơn.
Nó cũng làm cho các giả định dễ nhìn thấy hơn.
# Ranh giới AutoCount phải rõ ràng
Nếu AutoCount là một phần tác phẩm của bạn, thì trích dẫn phải nói lên những gì AutoCount vẫn sở hữu.
AutoCount có thể giữ nguyên dưới dạng bản ghi kế toán và kiểm kê.
Hệ thống tùy chỉnh có thể xử lý việc di chuyển hàng trong kho, đặt hàng trong kho, phê duyệt, công việc tại kho hoặc trạng thái giao hàng.
Sau đó nó có thể đăng lên AutoCount sau.
Ranh giới này ảnh hưởng đến chi phí.
Nó cũng ảnh hưởng đến phạm vi.
Nếu bạn không chắc chắn, hãy đọc Tùy chỉnh AutoCount so với ERP tùy chỉnh.
# Chuẩn bị trước Báo giá ERP
Bạn có thể chuẩn bị trước khi kiểm tra.
Tập hợp:
- tài liệu mẫu
- bảng tính hiện tại
- ảnh chụp màn hình
- điểm đau
- vai trò người dùng
- báo cáo hiện tại
- ví dụ về trường hợp ngoại lệ
Hướng dẫn này có thể giúp: những điều cần chuẩn bị trước khi xây dựng ERP tùy chỉnh.
Việc kiểm tra biến các mục này thành phạm vi quy trình công việc rõ ràng hơn.
Sau đó, phát triển ERP tùy chỉnh sẽ dễ dàng trích dẫn hơn.
Câu hỏi thường gặp
# Tôi có thể yêu cầu giá ERP thô trước khi kiểm tra hệ thống không?
Đúng.
Phạm vi sơ bộ giúp bạn biết liệu ngân sách có gần hay không.
Báo giá có phạm vi sẽ xuất hiện sau khi quy trình làm việc được kiểm tra.
# Tại sao báo giá của nhà cung cấp ERP khó so sánh?
Bởi vì mỗi nhà cung cấp có thể đảm nhận những điều khác nhau.
Chúng có thể bao gồm các mô-đun, người dùng, ngoại lệ, quy tắc AutoCount khác nhau, thử nghiệm, hỗ trợ và công việc dữ liệu.
# Báo giá ERP tùy chỉnh trong phạm vi phải có những gì?
Nó sẽ hiển thị:
- phạm vi công việc
- người dùng
- vai trò
- quyền sở hữu dữ liệu
- tích hợp
- giả định
- loại trừ
- thử nghiệm
- đào tạo
- Ưu tiên giai đoạn 1
# Khi nào không cần kiểm tra toàn bộ hệ thống?
Nếu phạm vi nhỏ, tiêu chuẩn và đã được viết ra thì một phiên khám phá nhẹ nhàng hơn có thể là đủ.
# Bước tiếp theo
Trước khi bạn hỏi "ERP sẽ có giá bao nhiêu?", hãy hỏi điều này trước:
Chính xác thì ERP nên khắc phục điều gì?
Sử dụng phạm vi ngân sách sơ bộ để quyết định xem dự án có thực tế hay không.
Sử dụng kiểm tra trước khi bạn so sánh các báo giá trong phạm vi.
Nếu bạn đã xây dựng một hệ thống và hệ thống đó không thành công thì kiểm tra hệ thống và cứu hộ ERP có thể giúp tìm ra sự cố.
Nếu bạn vẫn đang ở giai đoạn trước khi xây dựng, bước tốt hơn là phòng ngừa.