AutoCount vs ERP vs hệ thống tùy chỉnh tại Vietnam

• Câu trả lời ngắn gọn:* Đừng bắt đầu bằng việc hỏi xem có nên thay thế AutoCount hay không. Bắt đầu bằng cách hỏi phần nào của doanh nghiệp đang gặp trục trặc: thiết lập kế toán, tích hợp dữ liệu, hoạt động hàng ngày, báo cáo hoặc kiểm soát giữa các bộ phận.

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không phát triển vượt trội AutoCount trước tiên. Họ phát triển nhanh hơn bằng cách sử dụng AutoCount làm nơi duy nhất cho công việc của mọi bộ phận.

# Ba lớp cần tách biệt

1. Xương sống kế toán

Đây là nơi AutoCount có thể vẫn mạnh: tài khoản, thanh toán, thuế, tài liệu tiêu chuẩn, hồ sơ chứng khoán, AR, AP, GL và báo cáo tài chính.

Nếu vấn đề chủ yếu nằm ở lớp này thì câu trả lời đầu tiên có thể là thiết lập, đào tạo, mô-đun, hỗ trợ người bán lại hoặc quy trình kế toán tốt hơn.

# 2. Quy trình vận hành

Đây là lúc nhiều doanh nghiệp đang phát triển gặp khó khăn: nắm bắt đơn hàng, di chuyển kho hàng, phê duyệt, giao hàng, mua sắm, theo dõi khách hàng, tồn kho chi nhánh, tình trạng công việc và xử lý ngoại lệ.

Nếu vấn đề nằm ở chỗ này thì việc thay thế phần mềm kế toán có thể không giải quyết được. Bạn có thể cần tích hợp hoặc hệ thống quy trình làm việc tùy chỉnh xung quanh AutoCount.

# 3. Khả năng hiển thị của quản lý

Chủ sở hữu cần xem tỷ suất lợi nhuận, rủi ro chứng khoán, công việc trễ, theo dõi doanh số bán hàng, chuyển động tiền mặt và các trường hợp ngoại lệ trong hoạt động trước cuối tháng.

Nếu dữ liệu được trải rộng trên AutoCount, Excel, WhatsApp và nhiều hệ thống thì chỉ một bảng thông tin sẽ không giải quyết được vấn đề đó. Quy trình công việc nguồn phải được làm sạch trước tiên.

# Khi nào cần giữ nguyên AutoCount

Tiếp tục cải thiện thiết lập AutoCount hiện có khi gặp vấn đề:

• Sơ đồ tài khoản
• Đánh số tài liệu
• Thiết lập hóa đơn điện tử và thuế
• Quyền của người dùng
• Báo cáo chuẩn
• Thiết lập mục
• Đào tạo nhân viên
• Luồng chứng từ kế toán

Những vấn đề này có thể cần chuyên môn về AutoCount chứ không phải ERP tùy chỉnh.

# Khi nào nên tích hợp AutoCount

Tích hợp có ý nghĩa khi một hệ thống khác đã sở hữu một phần công việc.

Ví dụ:

• Thương mại điện tử nhận đơn hàng trước
• Kho nắm bắt được chuyển động hàng tồn kho trước tiên
• Ứng dụng giao hàng xác nhận bằng chứng giao hàng
• Bộ phận bán hàng sử dụng CRM hoặc quy trình làm việc tiếp theo
• Cổng thông tin tùy chỉnh thu thập thông tin khách hàng hoặc nhà cung cấp
• Sản xuất hoặc mua sắm tạo hồ sơ trước khi tài khoản nhìn thấy chúng

Trong những trường hợp này, AutoCount có thể giữ nguyên dưới dạng bản ghi kế toán trong khi tích hợp có kiểm soát gửi dữ liệu sạch vào đó.

# Khi nào cần xây dựng hệ thống tùy chỉnh xung quanh AutoCount

Lớp quy trình làm việc tùy chỉnh sẽ có ý nghĩa khi công việc hàng ngày cần các màn hình, trạng thái và quy tắc không có trong phần mềm kế toán.

Ví dụ:

• Phê duyệt đơn hàng trước khi thanh toán
• Công việc tiếp nhận và lấy hàng tại kho
• Quy trình phê duyệt mua hàng
• Theo dõi đơn hàng giao hàng
• Theo dõi và phân khúc khách hàng
• Bảng điều khiển dựa trên vai trò
• Hàng đợi ngoại lệ
• Màn hình di động cho nhân viên sàn hoặc tài xế

Đây là lúc phát triển ERP tùy chỉnh có thể hữu ích, ngay cả khi AutoCount vẫn còn nguyên.

# Khi việc thay thế ERP đầy đủ có thể hợp lệ

Việc thay thế có thể hợp lệ khi:

• Cốt lõi kế toán không còn phù hợp với doanh nghiệp
• Việc báo cáo theo nhiều công ty hoặc theo nhóm gây khó khăn về mặt cấu trúc
• Quá nhiều tích hợp đang bị phá vỡ xung quanh thiết lập cũ
• Công ty muốn có một nền tảng ERP rộng hơn và chấp nhận chi phí di chuyển
• Hệ thống hiện tại không thể hỗ trợ mô hình điều khiển cần thiết

Thậm chí sau đó, hãy lập bản đồ quy trình làm việc trước tiên. ERP mới có thể bị lỗi nếu tự động hóa sai quy trình.

Bảng quyết định

# Điều Result Marketing đề xuất đầu tiên

Bắt đầu bằng việc kiểm tra hệ thống, không phải danh sách mua sắm phần mềm.

Cuộc kiểm toán sẽ trả lời:

• AutoCount nên tiếp tục sở hữu những gì?
• Điều gì có thể được giải quyết bằng cách thiết lập hoặc hỗ trợ đại lý?
• Cần gì tích hợp?
• Điều gì cần một lớp quy trình công việc tùy chỉnh?
• Việc gì phải hoãn lại?
• Giai đoạn đầu tiên giảm thiểu rủi ro nhất là gì?

Điều này bảo vệ bạn khỏi việc thay thế sai hệ thống hoặc xây dựng hệ thống tùy chỉnh quá sớm.

Câu hỏi thường gặp

# AutoCount có phải là ERP không?

AutoCount có thể xử lý hồ sơ kế toán và kinh doanh, đồng thời các thiết lập khác nhau có thể hỗ trợ quy trình làm việc rộng hơn. Tuy nhiên, một công ty đang phát triển vẫn có thể cần một lớp vận hành riêng biệt để phê duyệt, công việc tại kho, CRM, tác vụ di động hoặc bảng thông tin.

# Có nên thay thế AutoCount bằng ERP không?

Chỉ sau khi kiểm tra xem cơn đau thực sự ở đâu. Nhiều doanh nghiệp nên giữ AutoCount và thêm tích hợp hoặc lớp quy trình làm việc trước.

# ERP tùy chỉnh có luôn lớn hơn tích hợp không?

Không nhất thiết phải như vậy. Một quy trình làm việc tùy chỉnh nhỏ xung quanh một quy trình phức tạp có thể an toàn hơn một dự án thay thế lớn.

# Chúng ta nên làm gì trước khi yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp?

Ánh xạ hai hoặc ba quy trình công việc thực tế với tài liệu, người dùng, phê duyệt, điểm lỗi và công việc thủ công hiện tại. Điều đó mang lại cho các nhà cung cấp một phạm vi thực tế thay vì một danh sách tính năng mơ hồ.

• Lập bản đồ lộ trình hệ thống của tôi*