Tại sao việc điều chỉnh hàng tồn kho lại che giấu vấn đề kho hàng thực sự của bạn

Việc điều chỉnh chứng khoán có thể làm cho số hệ thống trông chính xác trở lại.

Nhưng nó không chứng tỏ vấn đề kho hàng đã được khắc phục.

Nó chỉ thay đổi số sau khi sự khác biệt về cổ phiếu đã xảy ra.

Đó là lý do tại sao việc kiểm soát điều chỉnh tồn kho lại quan trọng. Vấn đề không phải là liệu nhóm của bạn có thể đăng điều chỉnh hay không. Vấn đề là liệu họ có biết tại sao cần điều chỉnh trước khi thay đổi con số hay không.

Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, hàng tồn kho có thể bị thiếu, thừa, hư hỏng, bị trả lại, di chuyển hoặc cất giữ không đúng chỗ. Đội đang bận. Ai đó đăng một điều chỉnh và tiếp tục.

Báo cáo trông sạch sẽ hơn.

Quy trình nhập kho vẫn như cũ.

Sau đó, vấn đề tồn kho tương tự lại quay trở lại.

Việc điều chỉnh cổ phiếu không phải lúc nào cũng sai. Nó có thể đúng khi lý do rõ ràng, được kiểm tra và phê duyệt. Nhưng những điều chỉnh lặp đi lặp lại hoặc mơ hồ là một dấu hiệu cảnh báo. Họ có thể đang che giấu bước kho thực sự cần được sửa chữa.

# Điều chỉnh cổ phiếu là một mục nhập sạch

Hầu hết các biến động tồn kho đều bắt đầu trước khi điều chỉnh.

Vấn đề có thể bắt đầu khi hàng hóa được nhận, chọn, giao, chuyển, trả lại, hư hỏng hoặc chuyển sang giá khác.

Việc điều chỉnh đến sau.

Vì vậy, việc điều chỉnh không phải là câu trả lời. Đây chỉ là mục cuối cùng.

Nếu lý do chỉ nói "phương sai hàng tồn kho" hoặc "điều chỉnh hệ thống" thì quá yếu.

Nó cho bạn biết số đã thay đổi.

Nó không cho bạn biết bước kho nào không thành công.

Đây là cách mà vấn đề thiếu kiểm soát hàng tồn kho thường bắt đầu. Báo cáo đã được sửa, nhưng dấu vết chứng khoán vẫn còn yếu.

Lý do tốt và lý do yếu

Lý do điều chỉnh tốt là ngắn gọn nhưng rõ ràng.

Nó phải trỏ đến bản ghi, địa điểm hoặc hành động gây ra thay đổi.

Lý do không cần phải dài.

Nó phải giúp ai đó kiểm tra vấn đề sau này.

# Kiểm tra chuyển động trước khi điều chỉnh

Nếu số lượng kệ không khớp với hệ thống thì không nên điều chỉnh trước.

Kiểm tra một vài biến động cổ phiếu gần đây nhất.

Đặt những câu hỏi đơn giản:

• GRN đã được khóa chính xác chưa?
• DO được đăng có đúng lúc không?
• Mặt hàng có được chuyển sang chi nhánh hoặc giá khác không?
• UOM có đúng không?
• Hàng hư hỏng có được tách ra không?
• Hàng trả lại có được đưa trở lại hàng có thể bán được quá sớm không?
• Mặt hàng có được chọn, đóng gói hoặc giao trước khi hệ thống được cập nhật không?

Việc điều chỉnh có thể vẫn cần thiết.

Nhưng cách khắc phục thực sự có thể là quy tắc nhận, quy tắc chọn, quy tắc chuyển, quy tắc UOM hoặc quy tắc phê duyệt.

Nếu bạn không sửa quy tắc đó, sự khác biệt tương tự có thể xảy ra lần nữa.

# Bằng chứng tối thiểu trước khi phê duyệt

Trước khi việc điều chỉnh tồn kho được phê duyệt, hãy ghi lại đủ bằng chứng để việc điều chỉnh đó trở nên hữu ích sau này.

Tối thiểu, nắm bắt:

• mã hàng
• điều chỉnh số lượng
• chi nhánh, giá đỡ, thùng hoặc vị trí
• lý do điều chỉnh
• tài liệu nguồn, chẳng hạn như GRN, DO, chuyển nhượng, trả lại hoặc hồ sơ thiệt hại
• kiểm tra bằng chứng, chẳng hạn như ảnh hoặc bảng đếm nếu cần
• người đã kiểm tra
• người được phê duyệt
• hành động tiếp theo nếu quy tắc công việc phải thay đổi

Đây không phải là thủ tục giấy tờ vì lợi ích của giấy tờ.

Nó ngăn việc điều chỉnh trở thành lối tắt.

# Rà soát ba tháng điều chỉnh vừa qua

Nếu việc điều chỉnh diễn ra thường xuyên, đừng chỉ kiểm tra cái mới nhất.

Liệt kê ba tháng điều chỉnh gần đây nhất và nhóm chúng theo:

• SKU
• vị trí
• chi nhánh
• người dùng
• lý do
• giá trị điều chỉnh
• tài liệu tham khảo
• trạng thái phê duyệt

Tìm kiếm các mẫu.

Nếu một SKU tiếp tục xuất hiện, hãy kiểm tra UOM, chọn, nhãn, mã vạch và quy tắc nhận.

Nếu một vị trí tiếp tục xuất hiện, hãy kiểm tra quá trình vận chuyển, lưu trữ, di chuyển giá và thiết lập vị trí mặc định.

Nếu một lý do xuất hiện quá thường xuyên, chẳng hạn như "sự khác biệt về hàng tồn kho", thì trường lý do của bạn chưa đủ rõ ràng.

Nếu một người đăng hầu hết các điều chỉnh, người đó có thể chỉ đang xóa bỏ những khoảng trống từ các bước trước đó.

Việc đánh giá này giúp chủ sở hữu, tài khoản và nhóm kho nói về quy trình chứ không đổ lỗi cho một người.

# Vấn đề tiềm ẩn thường bắt đầu từ đâu

Bạn không cần phải kiểm tra mọi quy trình làm việc trước mỗi lần điều chỉnh.

Bắt đầu với bước có khả năng nhất.

Đối với các vấn đề khi nhận hàng, hãy kiểm tra PO, DO, GRN của nhà cung cấp, mã mặt hàng, UOM, hư hỏng và vị trí nhận hàng. Bài viết về vấn đề về hàng hóa nhận được trong kho giải thích quy trình này.

Đối với các vấn đề về giao hàng hoặc lấy hàng, hãy kiểm tra DO, danh sách lấy hàng, kiểm tra đóng gói, mặt hàng bị hủy và thời gian gửi hàng.

Đối với các vấn đề về chuyển chi nhánh, hãy kiểm tra xem những gì đã rời khỏi địa điểm nguồn, những gì đã đến địa điểm nhận và liệu cả hai bên có xác nhận cùng một mặt hàng và số lượng hay không. Đây là lý do tại sao chuyển hàng qua WhatsApp tạo ra hàng bị thiếu.

Đối với các vấn đề về vị trí, hãy kiểm tra xem mặt hàng đó có ở trong giá, thùng, xe tải, chi nhánh, phòng trưng bày hoặc khu vực cất giữ khác hay không.

Đối với việc trả lại và hư hỏng, hãy kiểm tra xem hàng hóa đã được kiểm tra chưa trước khi đưa trở lại kho có thể bán được.

Điều chỉnh là mục hiển thị cuối cùng.

Manh mối thực sự thường đến trước nó một bước.

# AutoCount có thể và không thể giải thích những gì

AutoCount có thể hiển thị các biến động chứng khoán, thẻ chứng khoán, tài liệu và lịch sử điều chỉnh được ghi lại.

Điều đó giúp ích khi chuyển động được ghi lại rõ ràng.

Nhưng nếu một bước kho xảy ra bên ngoài hệ thống, được đăng muộn hoặc sử dụng lý do mơ hồ, AutoCount có thể chỉ hiển thị bản sửa lỗi cuối cùng.

Điều đó không có nghĩa là AutoCount gây ra sự khác biệt.

Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp cần có dấu vết tồn kho rõ ràng hơn trước khi điều chỉnh được công bố.

Để kiểm tra AutoCount, hãy đọc AutoCount stock không khớp với số lượng vật lý.

# Khi lấy hàng là vấn đề lớn hơn

Bài viết này đề cập đến những điều cần kiểm tra trước khi đăng điều chỉnh.

Nếu vấn đề của bạn là sự điều chỉnh tương tự lại xuất hiện sau mỗi lần lấy hàng, hãy đọc [tại sao việc điều chỉnh hàng tồn kho tiếp tục quay trở lại sau mỗi lần lấy hàng](/blog/why-stock- adjustmentments-keep-coming-back-after-every-stock-take).

Bài viết đó tập trung vào giới hạn số lượng, đường cơ sở và phương sai lặp lại.

Ở đây, câu hỏi rất đơn giản:

Trước khi đổi số, bạn có thể giải thích tại sao số đó sai không?

# Quy trình làm việc tại kho tốt hơn giúp giảm bớt các điều chỉnh như thế nào

Mục tiêu không phải là loại bỏ mọi điều chỉnh.

Mục tiêu là thực hiện các điều chỉnh hiếm hoi, rõ ràng và có thể theo dõi được.

Hệ thống kho hàng và hàng tồn kho tốt hơn sẽ giúp nhóm ghi lại sự biến động của hàng hóa trong khi công việc đang diễn ra, không chỉ sau khi các tài khoản phát hiện thấy sự không khớp.

Điều đó thường có nghĩa là các quy tắc rõ ràng hơn cho:

• nhận hàng
• lấy hàng và giao hàng
• xác nhận chuyển chi nhánh
• chuyển động giá đỡ và vị trí
• trả lại kiểm tra
• Phân loại hàng hư hỏng
• phê duyệt trước khi điều chỉnh

Khi dấu vết chứng khoán rõ ràng, việc điều chỉnh sẽ trở thành ngoại lệ.

Khi dấu vết chứng khoán yếu, việc điều chỉnh sẽ trở thành biện pháp che đậy.

Sử dụng danh sách kiểm tra hàng còn thiếu nếu bạn muốn theo dõi một mặt hàng trước khi thay đổi số hệ thống.

Câu hỏi thường gặp

# Có phải việc điều chỉnh cổ phiếu luôn xấu?

Không. Việc điều chỉnh tồn kho có thể có hiệu lực khi có lý do, bằng chứng và sự chấp thuận rõ ràng. Vấn đề là các điều chỉnh lặp đi lặp lại, mơ hồ hoặc không được kiểm tra.

# Tôi nên kiểm tra những gì trước khi điều chỉnh tồn kho?

Kiểm tra thẻ chứng khoán, GRN, DO, chuyển chi nhánh, di chuyển địa điểm, UOM, hồ sơ trả lại, hồ sơ thiệt hại, lý do điều chỉnh trước đó và quá trình phê duyệt.

# Việc điều chỉnh cổ phiếu có cần được phê duyệt không?

Đúng. Tối thiểu phải có người kiểm tra lý do, tài liệu, địa điểm, số lượng và hành động tiếp theo. Những điều chỉnh có giá trị cao hơn hoặc lặp lại sẽ nhận được đánh giá mạnh mẽ hơn.

# AutoCount có thể cho biết lý do xảy ra sai lệch không?

AutoCount có thể hiển thị các chuyển động được ghi lại và lịch sử điều chỉnh. Nhưng nếu bước kho không bao giờ được ghi lại, đăng muộn hoặc đăng với lý do mơ hồ, hệ thống có thể không giải thích đầy đủ lý do xảy ra sai lệch.

Nếu việc điều chỉnh kho hàng trở nên bình thường, hãy yêu cầu Result Marketing kiểm tra quy trình làm việc trong kho của bạn.

Kiểm tra quy trình làm việc trong kho của tôi