Mengapa Masalah Persediaan Seringkali Berawal dari Penerimaan Barang
Masalah stok Anda mungkin tidak dimulai saat stock take.
Ini mungkin dimulai jauh lebih awal, ketika barang pertama kali tiba di gudang Anda.
Pemasok mengirimkan barang. Tim Anda menghitungnya, menandatangani pesanan pengiriman pemasok, membuat catatan penerimaan barang, dan menyimpan stoknya.
Catatan penerimaan pertama itu menjadi nomor yang dipercaya semua orang.
Jika angka tersebut salah, laporan Anda mungkin juga salah.
Tidak semua kasus stok yang hilang dimulai pada saat penerimaan. Pengambilan, pemindahan, pengembalian, pencurian, kerusakan, dan penyesuaian juga dapat menyebabkan perbedaan stok.
Namun penerimaan barang seringkali menjadi titik kontrol pertama.
Jika penerimaan lemah, sisa proses stok dimulai dengan angka yang lemah.
Penerimaan Barang Adalah Nomor Stok Pertama yang Dipercaya Bisnis Anda
Menerima bukan sekedar membongkar barang.
Inilah saatnya stok fisik menjadi catatan sistem.
Misalnya:
- PO bilang sudah dipesan 100 unit.
- Supplier mengirimkan 80 unit.
- Staf mencatat 100 unit saat diterima.
- Penjualan melihat 100 unit tersedia.
- Gudang hanya dapat menemukan 80 unit.
- Stock take akhir bulan menunjukkan kekurangan.
Kekurangannya muncul belakangan.
Tapi nomor yang salah dimulai saat menerima.
Masalah umum lainnya adalah satuan ukuran, atau UOM.
POnya tertulis 10 karton.
Setiap karton memiliki 24 buah.
Namun GRN yang dimasukkan sebanyak 10 buah.
Tim menghitung sesuatu. Tapi unitnya salah. Kini sistem dan rak menceritakan kisah yang berbeda.
Inilah sebabnya mengapa penerimaan harus diperlakukan sebagai titik kendali.
Tim Anda tidak hanya menerima barang. Mereka memastikan kuantitas, unit, kondisi, dan lokasi yang dapat dipercaya oleh bisnis.
Bagaimana Satu Kwitansi yang Salah Menjadi Saham Phantom
Proses penerimaan yang lemah dapat menimbulkan dua masalah umum.
Yang pertama adalah stok tersembunyi.
Artinya stok ada di rak, namun sistem belum menampilkannya.
Hal ini dapat terjadi bila barang tiba sebelum faktur pemasok, dan tidak ada yang membuat GRN tepat waktu.
Keterlambatan tersebut menimbulkan masalah keakuratan stok penerimaan barang sebelum ada orang yang mulai menyelidiki stok yang hilang.
Yang kedua adalah saham hantu.
Artinya sistem menunjukkan stok, tetapi rak tidak memilikinya.
Hal ini dapat terjadi apabila pengiriman sebagian dicatat sebagai pengiriman penuh. Bisa juga terjadi bila barang rusak diterima sebagai stok yang bisa dijual.
Kedua masalah tersebut mengarah pada keputusan yang buruk.
Penjualan menjanjikan stok yang belum siap.
Pembelian memesan ulang barang yang sudah sampai.
Staf gudang mencari barang yang tidak pernah diterima dengan baik.
Akun mencoba memperbaiki nomor tersebut nanti.
Pada saat itu, tidak ada seorang pun yang ingat apa yang sebenarnya terjadi di ruang pemuatan.
Alur AutoCount: PO, DO Pemasok, GRN, dan Faktur Pembelian
Penerimaan biasanya menyentuh beberapa dokumen.
Masing-masing mempunyai pekerjaan yang berbeda.
| Dokumen | Apa yang harus dijawabnya |
|---|---|
| Pesanan Pembelian | Apa yang kami pesan dari pemasok? |
| Pesanan Pengiriman Pemasok | Apa yang menurut pemasok telah mereka kirimkan? |
| Catatan Barang Diterima | Apa sebenarnya yang diterima gudang kami? |
| Faktur Pembelian | Untuk apa pemasok menagih kami? |
| Catatan stok AutoCount | Kuantitas dan lokasi apa yang kini dipercaya oleh sistem? |
Aliran itu penting.
Jika barang sampai sebelum invoice pemasok, maka gudang tetap memerlukan catatan penerimaan.
Jika GRN dibuat terlebih dahulu, akun harus mengetahui bagaimana faktur pembelian nantinya akan dicocokkan atau ditransfer.
Jika akun membuat faktur pembelian baru tanpa memeriksa GRN, jejaknya bisa terputus.
Tergantung pada pengaturan AutoCount Anda, pergerakan saham mungkin juga terpengaruh.
Jadi pertanyaannya bukan hanya:
Apakah item tersebut dimasukkan ke dalam AutoCount?
Pertanyaan yang lebih baik adalah:
Apakah dibuat dari dokumen yang benar, dengan kuantitas, UOM, lokasi, dan pengaturan postingan stok yang tepat?
Untuk bisnis yang memerlukan PO, penerimaan, dan pemeriksaan faktur untuk antre, baca PO pencocokan tiga arah atau integrasi AutoCount.
Menerima Kesalahan yang Sering Diabaikan oleh UKM Indonesia
Banyak kesalahan penerimaan terlihat kecil di depan pintu.
Nantinya menjadi mahal.
Contoh umum meliputi:
- menandatangani DO pemasok sebelum menghitung seluruhnya
- mencatat pengiriman penuh ketika hanya sebagian yang tiba
- menerima barang rusak sebagai stok yang dapat dijual
- menggunakan karton di gudang tetapi potongan di sistem
- penerimaan ke cabang, gudang, rak, atau lokasi default yang salah
- menerima stok ekstra atau pendek tanpa persetujuan
- meletakkan barang ke dalam rak sebelum GRN dan lokasi selesai
- menunggu akun memasukkan faktur pembelian sebelum stok terlihat
Ini tidak selalu merupakan masalah disiplin staf.
Terkadang area penerimanya ramai.
Terkadang pemasok terburu-buru.
Terkadang tidak ada ruang karantina untuk barang yang rusak.
Terkadang AutoCount diperbarui kemudian oleh seseorang yang tidak melihat pengirimannya.
Persoalannya bukan hanya siapa yang melakukan kesalahan.
Masalah sebenarnya adalah apakah alur kerja memudahkan pemeriksaan yang benar.
Barang UOM Sebagian, Rusak, Penerimaan Berlebihan, dan Salah Perlu Aturan
Penerimaan normal itu sederhana.
Pemasok mengirimkan persis apa yang dipesan. Staf menghitungnya. Barangnya baik-baik saja. Sistem diperbarui.
Namun penerimaan sesungguhnya tidak selalu seperti itu.
Tim Anda memerlukan aturan yang jelas untuk pengecualian.
Jika hanya 80 dari 100 unit yang tiba, haruskah GRN menunjukkan 80 dan membiarkan 20 unit beredar?
Jika 3 karton rusak, apakah harus diterima sebagai dapat dijual, dikarantina, ditolak, atau dikembalikan?
Jika pemasok mengirimkan stok tambahan, siapa yang dapat menyetujuinya?
Jika barang tersebut dibeli dalam karton dan dijual dalam bentuk potongan, unit manakah yang harus dikonfirmasi oleh penerima?
Jika barang sampai di cabang Penang tetapi AutoCount menggunakan HQ sebagai lokasi default, siapa yang memeriksa lokasi sebelum diposting?
Tanpa aturan-aturan ini, orang akan mengambil keputusan paling cepat di depan pintu.
Keputusan itu mungkin akan menjadi masalah stok bulan depan.
Jika pengiriman sebagian sering terjadi, baca penerimaan sebagian dan pesanan di awal. Jika masalah dimulai lebih awal saat pembelian, tinjau otomatisasi PO pengadaan.
Pemindaian Barcode Hanya Membantu Setelah Aturan Penerimaan Jelas
Pemindaian barcode dapat membantu penerimaan.
Itu bisa mengurangi pengetikan.
Itu dapat mengkonfirmasi kode item.
Ini dapat mempercepat pengambilan data.
Tapi itu tidak menentukan aturan penerimaan.
Pemindai tidak memutuskan apakah barang rusak dapat dijual.
Itu tidak memutuskan apakah pemasok mengirimkan karton, kotak bagian dalam, atau sepotong.
Itu tidak memutuskan apakah stok tersebut termasuk dalam kantor pusat, cabang, van, atau karantina.
Sebelum membeli pemindai, putuskan apa yang harus dibuktikan oleh setiap pemindaian yang diterima.
Untuk pertanyaan pemindaian yang lebih luas, baca [apakah Anda memerlukan pemindaian kode batang](/solutions/apakah-Anda-membutuhkan-pemindaian kode batang).
Cara Memeriksa Apakah Penerimaan Menyebabkan Varians Stok
Ketika stok tidak sesuai, jangan mulai dengan menyalahkan satu orang.
Lacak satu item masalah terlebih dahulu.
Bertanya:
- Apakah pemasok DO dihitung sebelum penandatanganan?
- Apakah jumlah yang diterima berbeda dengan PO?
- Apakah stok rusak dipisahkan?
- Apakah UOM yang digunakan benar?
- Apakah lokasi yang digunakan benar?
- Apakah GRN dibentuk tepat waktu?
- Apakah faktur pembelian cocok atau ditransfer dari aliran GRN?
- Apakah ada yang menyetujui stok ekstra atau pendek?
- Apakah stok kemudian disesuaikan untuk menutupi kesalahan penerimaan?
Kemudian periksa laporan yang menunjukkan jejaknya.
Pemeriksaan yang berguna mencakup daftar GRN, kartu stok, saldo stok berdasarkan lokasi, pesanan pembelian yang belum dibayar, dan riwayat penyesuaian.
Anda mencari titik pertama di mana stok fisik dan stok sistem menjadi berbeda.
Ketika Daftar Periksa Sudah Cukup
Daftar periksa penerimaan yang sederhana mungkin cukup ketika:
- volume penerimaan rendah
- Jumlah SKU kecil
- satu gudang menangani semuanya
- beberapa item memiliki konversi UOM
- pengiriman pemasok sederhana
- staf punya waktu untuk menghitung sebelum menandatangani
Daftar periksa harus mencakup kuantitas, UOM, kerusakan, lokasi, DO pemasok, PO, GRN, dan persetujuan pengecualian.
Sebagai permulaan praktis, gunakan [daftar periksa stok hilang](/resources/daftar periksa stok hilang) atau baca panduan proses penerimaan.
Saat Anda Membutuhkan Alur Kerja Penerimaan yang Terhubung ke AutoCount
Daftar periksa mungkin tidak cukup jika barang sering tiba.
Ini mungkin juga gagal ketika pengiriman sebagian adalah hal biasa, banyak cabang terlibat, atau AutoCount diperbarui nanti oleh akun.
Dalam hal ini, bisnis Anda mungkin memerlukan alur kerja penerimaan yang menghubungkan PO, DO pemasok, GRN, lokasi, pelepasan, dan waktu AutoCount.
Tujuannya agar penerimaan tidak menjadi rumit.
Tujuannya agar nomor stok pertama dapat dipercaya.
Jika masalah stok terus terjadi setelah pengiriman pemasok, petakan aliran penerimaan ke AutoCount terlebih dahulu.
Tinjau proses penerimaan untuk menghentikan kehilangan stok, centang AutoCount stok tidak cocok dengan penghitungan fisik, atau minta Result Marketing untuk meninjau sistem gudang inventaris Anda.