Tại sao vấn đề tồn kho thường bắt đầu từ lúc nhận hàng

Vấn đề về hàng tồn kho của bạn có thể không bắt đầu trong quá trình lấy hàng.

Quá trình này có thể bắt đầu sớm hơn nhiều khi hàng hóa lần đầu tiên đến kho của bạn.

Một nhà cung cấp gửi hàng. Nhóm của bạn đếm chúng, ký lệnh giao hàng của nhà cung cấp, lập biên bản nhận hàng và cất hàng đi.

Kỷ lục nhận được đầu tiên đó trở thành con số được mọi người tin tưởng.

Nếu con số đó sai thì báo cáo của bạn cũng có thể sai.

Không phải mọi trường hợp hàng bị thiếu đều bắt đầu từ lúc nhận. Việc lấy hàng, chuyển nhượng, trả lại, trộm cắp, hư hỏng và điều chỉnh cũng có thể gây ra sự khác biệt về hàng tồn kho.

Nhưng việc nhận hàng thường là điểm kiểm soát đầu tiên.

Nếu nhận yếu, phần còn lại của quá trình tồn kho sẽ bắt đầu với số yếu.

# Hàng nhận được là số hàng đầu tiên doanh nghiệp bạn tin tưởng

Nhận hàng không chỉ là dỡ hàng.

Đó là thời điểm hàng hóa vật chất trở thành bản ghi hệ thống.

Ví dụ:

• PO cho biết đã đặt hàng 100 chiếc.
• Nhà cung cấp gửi 80 đơn vị.
• Nhân viên ghi nhận 100 đơn vị đã nhận.
• Doanh số thấy có sẵn 100 căn.
• Kho chỉ tìm được 80 chiếc.
• Lượng hàng tồn kho cuối tháng có dấu hiệu thiếu hụt.

Sự thiếu hụt xuất hiện sau đó.

Nhưng số sai bắt đầu từ lúc nhận.

Một vấn đề phổ biến khác là đơn vị đo lường, hay UOM.

PO nói là 10 thùng.

Mỗi thùng có 24 miếng.

Nhưng GRN được khóa thành 10 phần.

Nhóm đã đếm được điều gì đó. Nhưng đơn vị đã sai. Bây giờ hệ thống và kệ đang kể những câu chuyện khác nhau.

Đây là lý do tại sao việc tiếp nhận phải được coi như một điểm kiểm soát.

Nhóm của bạn không chỉ chấp nhận hàng hóa. Họ đang xác nhận số lượng, đơn vị, tình trạng và địa điểm mà doanh nghiệp sẽ tin tưởng.

# Làm thế nào một biên nhận sai trở thành cổ phiếu ma

Một quy trình tiếp nhận yếu kém có thể tạo ra hai vấn đề phổ biến.

Đầu tiên là cổ phiếu ẩn.

Điều này có nghĩa là hàng đã có trên kệ nhưng hệ thống chưa hiển thị.

Điều này có thể xảy ra khi hàng hóa đến trước hóa đơn của nhà cung cấp và không ai tạo GRN đúng hạn.

Sự chậm trễ đó tạo ra vấn đề về độ chính xác của hàng hóa khi nhận hàng trước khi bất kỳ ai bắt đầu điều tra hàng bị thiếu.

Thứ hai là cổ phiếu ảo.

Điều này có nghĩa là hệ thống hiển thị còn hàng nhưng kệ lại không có.

Điều này có thể xảy ra khi việc giao hàng một phần được ghi nhận là giao hàng đầy đủ. Nó cũng có thể xảy ra khi hàng hóa bị hư hỏng được nhận dưới dạng hàng tồn kho có thể bán được.

Cả hai vấn đề đều dẫn đến những quyết định tồi tệ.

Bán hàng hứa hẹn hàng tồn kho chưa sẵn sàng.

Mua hàng sắp xếp lại các mặt hàng đã đến.

Nhân viên kho tìm kiếm những hàng hóa chưa bao giờ được nhận đúng cách.

Tài khoản sẽ cố gắng sửa số sau.

Đến lúc đó, có lẽ không ai còn nhớ chuyện gì đã thực sự xảy ra ở khu chất hàng.

# Luồng AutoCount: PO, DO của nhà cung cấp, GRN và Hóa đơn mua hàng

Việc nhận thường chạm vào một vài tài liệu.

Mỗi người có một công việc khác nhau.

Dòng chảy quan trọng.

Nếu hàng về trước thời điểm xuất hóa đơn của nhà cung cấp thì kho vẫn cần có biên bản tiếp nhận.

Nếu GRN được tạo trước tiên, các tài khoản sẽ biết hóa đơn mua hàng sau này sẽ được khớp hoặc chuyển như thế nào.

Nếu tài khoản tạo hóa đơn mua hàng mới mà không kiểm tra GRN, dấu vết có thể bị hỏng.

Tùy thuộc vào thiết lập AutoCount của bạn, chuyển động của cổ phiếu cũng có thể bị ảnh hưởng.

Vì vậy, câu hỏi không chỉ là:

Vật phẩm có được khóa vào AutoCount không?

Câu hỏi hay hơn là:

Nó có được tạo từ đúng tài liệu, với đúng số lượng, UOM, địa điểm và cài đặt đăng hàng trong kho không?

Đối với các doanh nghiệp cần PO, nhận và kiểm tra hóa đơn để xếp hàng, hãy đọc PO đối sánh ba chiều hoặc Tích hợp AutoCount.

# Nhận sai lầm Các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam thường bỏ qua

Nhiều lỗi nhận trông nhỏ ở cửa.

Chúng trở nên đắt tiền sau này.

Các ví dụ phổ biến bao gồm:

• ký DO với nhà cung cấp trước khi đếm đầy đủ
• ghi lại việc giao hàng đầy đủ khi chỉ một phần đến
• nhận hàng hư hỏng như hàng tồn kho có thể bán được
• sử dụng thùng carton trong kho nhưng sử dụng hàng lẻ trong hệ thống
• nhận hàng vào sai chi nhánh, kho hàng, giá đỡ hoặc địa điểm mặc định
• chấp nhận hàng tồn kho thêm hoặc thiếu mà không được phê duyệt
• Đưa hàng lên kệ trước khi GRN và địa điểm hoàn thành
• chờ các tài khoản nhập hóa đơn mua hàng trước khi hiển thị hàng trong kho

Đây không phải lúc nào cũng là vấn đề kỷ luật nhân viên.

Đôi khi khu vực tiếp nhận đông đúc.

Đôi khi nhà cung cấp đang gấp rút.

Đôi khi không có chỗ cách ly đối với hàng hóa hư hỏng.

Đôi khi AutoCount được cập nhật sau bởi người không thấy giao hàng.

Vấn đề không chỉ là ai mắc sai lầm.

Vấn đề thực sự là liệu quy trình làm việc có giúp việc kiểm tra phù hợp trở nên dễ dàng hay không.

# Quy tắc cần thiết đối với hàng hóa một phần, bị hư hỏng, nhận quá mức và sai đơn vị

Việc tiếp nhận thông thường rất đơn giản.

Nhà cung cấp gửi chính xác những gì đã được đặt hàng. Nhân viên đếm nó. Hàng hóa ổn. Hệ thống được cập nhật.

Nhưng sự tiếp nhận thực sự không phải lúc nào cũng như vậy.

Nhóm của bạn cần có các quy tắc rõ ràng cho các trường hợp ngoại lệ.

Nếu chỉ có 80 trong số 100 đơn vị đến, GRN có nên hiển thị 80 và giữ lại 20 chưa?

Nếu 3 thùng carton bị hư hỏng, chúng nên được nhận dưới dạng có thể bán được, cách ly, từ chối hay trả lại?

Nếu nhà cung cấp gửi thêm hàng, ai có thể phê duyệt?

Nếu mua hàng theo thùng và bán theo miếng thì người nhận cần xác nhận đơn vị nào?

Nếu hàng đến chi nhánh Penang nhưng AutoCount sử dụng HQ làm địa điểm mặc định thì ai kiểm tra địa điểm trước khi đăng?

Nếu không có những quy tắc này, mọi người sẽ đưa ra quyết định nhanh nhất ngay tại cửa.

Quyết định đó có thể trở thành vấn đề tồn kho của tháng tới.

Nếu việc giao hàng một phần diễn ra thường xuyên, hãy đọc phần nhận và đặt hàng một phần. Nếu vấn đề bắt đầu sớm hơn khi mua hàng, hãy xem lại tự động hóa PO mua sắm.

# Quét mã vạch chỉ giúp ích sau khi quy tắc nhận đã rõ ràng

Quét mã vạch có thể giúp nhận được.

Nó có thể làm giảm việc gõ phím.

Nó có thể xác nhận mã mặt hàng.

Nó có thể tăng tốc độ thu thập dữ liệu.

Nhưng nó không quyết định quy tắc nhận.

Máy quét không quyết định liệu hàng hóa bị hư hỏng có thể bán được hay không.

Nó không quyết định liệu nhà cung cấp giao thùng carton, hộp bên trong hay một chiếc.

Nó không quyết định liệu hàng hóa thuộc về trụ sở chính, chi nhánh, xe tải hay khu cách ly.

Trước khi mua máy quét, hãy quyết định xem mỗi lần quét nhận được phải chứng minh điều gì.

Đối với câu hỏi quét rộng hơn, hãy đọc bạn có cần quét mã vạch không.

# Cách kiểm tra xem việc nhận hàng có gây ra chênh lệch hàng tồn kho hay không

Khi hàng không khớp, đừng bắt đầu bằng việc đổ lỗi cho một người.

Theo dõi một mục vấn đề đầu tiên.

Hỏi:

• DO nhà cung cấp có được tính trước khi ký không?
• Số lượng nhận được có khác với PO không?
• Hàng hư hỏng có được tách ra không?
• Sử dụng UOM có đúng không?
• Đã sử dụng đúng vị trí chưa?
• GRN có được tạo đúng thời hạn không?
• Hoá đơn mua hàng có khớp hay được chuyển từ luồng GRN không?
• Có ai chấp nhận thêm hàng hay thiếu hàng không?
• Hàng tồn kho có được điều chỉnh muộn hơn để bù đắp cho sai sót khi nhận hàng không?

Sau đó kiểm tra các báo cáo hiển thị dấu vết.

Kiểm tra hữu ích bao gồm danh sách GRN, thẻ chứng khoán, số dư hàng tồn kho theo địa điểm, số dư đơn đặt hàng và lịch sử điều chỉnh.

Bạn đang tìm kiếm điểm đầu tiên mà kho vật lý và kho hệ thống trở nên khác nhau.

# Khi danh sách kiểm tra là đủ

Một danh sách kiểm tra nhận đơn giản có thể đủ khi:

• khối lượng nhận thấp
• Số lượng SKU nhỏ
• một nhà kho xử lý mọi thứ
• một số mặt hàng có chuyển đổi UOM
• việc giao hàng của nhà cung cấp rất đơn giản
• nhân viên có thời gian đếm trước khi ký

Danh sách kiểm tra phải bao gồm số lượng, UOM, hư hỏng, vị trí, DO, PO, GRN của nhà cung cấp và phê duyệt các trường hợp ngoại lệ.

Để bắt đầu thực tế, hãy sử dụng danh sách kiểm tra hàng còn thiếu hoặc đọc hướng dẫn quy trình nhận hàng.

# Khi bạn cần kết nối quy trình nhận với AutoCount

Danh sách kiểm tra có thể không đủ khi hàng đến thường xuyên.

Nó cũng có thể bị thiếu hụt khi việc phân phối một phần diễn ra phổ biến, có nhiều nhánh liên quan hoặc AutoCount được các tài khoản cập nhật sau.

Trong trường hợp đó, doanh nghiệp của bạn có thể cần một quy trình tiếp nhận kết nối PO, DO của nhà cung cấp, GRN, địa điểm, thời gian lưu kho và AutoCount.

Mục đích không phải là làm cho việc tiếp nhận trở nên phức tạp.

Mục đích là làm cho số lượng cổ phiếu đầu tiên đáng tin cậy.

Nếu vấn đề về hàng tồn kho tiếp tục xảy ra sau khi giao hàng cho nhà cung cấp, trước tiên hãy ánh xạ luồng nhận tới AutoCount.

Xem lại quy trình nhận để ngăn chặn tình trạng mất hàng, kiểm tra AutoCount kho hàng không khớp với số lượng vật lý hoặc yêu cầu Result Marketing xem lại [hệ thống kho hàng tồn kho](/services/inventory-warehouse-system của bạn).

Kiểm tra quy trình làm việc trong kho của tôi