Mengapa Satu Gudang Bisa Akurat Sementara Cabang Lainnya Terus Melayang
Ketika stok cabang terus melayang padahal gudang utama terlihat akurat, masalahnya bisa terasa aneh.
Total perusahaan terlihat benar.
Stok markas besar terlihat benar.
Jumlah gudang utama sudah dekat.
Tapi satu cabang, ruang pamer, van, atau gudang kecil terus bermasalah.
Ini disebut penyimpangan cabang.
Penyimpangan cabang berarti nomor stok cabang menjadi salah lagi setelah penghitungan stok, transfer, atau perbaikan stok.
Item yang sama terus menunjukkan keseimbangan yang salah.
Orang-orang terus bertanya:
- Apakah stok sudah dikirim?
- Apakah cabang menerimanya?
- Apakah itu terjual?
- Apakah sudah dikembalikan?
- Apakah itu rusak?
- Apakah dipindahkan ke tempat lain?
- Apakah itu diposting ke cabang yang salah?
Bukan berarti tim cabang lengah.
Seringkali, pergerakan stok berdasarkan lokasi tidak cukup jelas.
Kenapa Total Stok Bisa Benar Tapi Cabang Stock Salah
Total stok menjawab satu pertanyaan:
“Berapa unit yang dimiliki bisnis ini?”
Stok cabang menjawab pertanyaan lain:
“Berapa unit yang ada di cabang ini sekarang?”
Ini bukanlah pertanyaan yang sama.
Misalnya, sistem mungkin menampilkan:
- Gudang markas: 70 unit
- Cabang A: 20 unit
- Cabang B : 10 unit
Itu menghasilkan total 100 unit.
Namun jumlah rak sebenarnya mungkin:
- Gudang markas: 80 unit
- Cabang A: 12 unit
- Cabang B: 8 unit
Itu juga menghasilkan total 100 unit.
Jadi total perusahaan masih terlihat benar.
Tapi stok di tiap tempat salah.
Hal ini penting karena suatu cabang tidak menjual total penjualan perusahaan. Ia menjual dari apa yang sebenarnya ada di raknya sendiri.
Persamaan Saham Cabang
Untuk mencari penyimpangan cabang, gunakan persamaan stok sederhana.
Mulailah dengan apa yang dimiliki cabang tersebut.
Kemudian tambahkan apa yang masuk.
Lalu ambil apa yang keluar.
Kemudian ambil apa yang dijual.
Kemudian tambahkan pengembalian hanya jika cukup bagus untuk dijual lagi.
Kemudian ambil stok yang rusak dan stok perbaikan.
Pendeknya:
Stok cabang pembukaan + stok masuk - stok habis - penjualan + pengembalian yang dapat dijual - kerusakan +/- penyesuaian = stok cabang yang diharapkan.
Stok cabang yang diharapkan adalah apa yang seharusnya dimiliki cabang tersebut sekarang.
Jika jumlah yang diharapkan tidak sesuai dengan rak, salah satu bagian alirannya lemah.
Bagian yang lemah mungkin:
- transfer telah dikirim tetapi tidak dikonfirmasi
- penjualan terlambat diposting
- pengembalian diterima tetapi tidak diperiksa
- stok yang rusak masih dihitung sebagai stok normal
- stok display dicampur dengan stok normal
- cabang yang salah dipilih
- cabang lain meminjam saham
- karton, bungkus, dan potongan tercampur
Jadi pertanyaan yang lebih baik bukanlah:
"Siapa yang salah menghitung?"
Pertanyaan yang lebih baik adalah:
"Bagian mana dari persamaan stok cabang yang rusak?"
Pola Melayang Cabang yang Umum
Kantor pusat mungkin tetap akurat karena sebagian besar stok pemasok tiba di sana.
Gudang utama mungkin memiliki rak yang jelas, pengawas, dan counter penjualan mendesak yang lebih sedikit.
Cabang bekerja dengan cara yang berbeda.
Mungkin menerima stok dari HQ.
Ini mungkin dijual kepada pelanggan langsung.
Ini mungkin menyimpan unit tampilan.
Mungkin menerima pengembalian.
Ini mungkin meminjamkan stok ke van atau cabang lain.
Barang yang rusak mungkin tertinggal di belakang konter sampai seseorang memeriksanya.
Jika gerakan ini tidak dicatat pada waktu yang tepat, cabang tersebut dapat melayang.
Ini adalah masalah alur kerja.
Ini bukan masalah menyalahkan.
Cabang tersebut mungkin memiliki lebih banyak pergerakan saham kecil daripada yang dapat dibuktikan oleh sistem.
Penyebab Umum Ketidakcocokan Stok Cabang
Stok cabang dapat melayang karena berbagai alasan kecil.
Misalnya:
- stok meninggalkan kantor pusat sebelum cabang mengonfirmasi penerimaan
- cabang menerima kurang dari apa yang dikirim oleh HQ
- penjualan terjadi terlebih dahulu, tetapi sistem diperbarui kemudian
- barang rusak disisihkan tetapi tidak dicatat
- pengembalian diterima tetapi tidak dipindahkan ke status yang benar
- stok display dihitung sebagai stok yang dapat dijual
- lokasi yang salah dipilih
- stok van dan stok cabang tercampur
- saham yang dipinjam tidak dicatat sebagai transfer
- karton dikirim sebagai potongan, atau potongan dikirim sebagai karton
- bundel atau item pengganti menggunakan kode item yang salah
- stok serial atau batch tidak dilacak di tingkat cabang
Satu celah kecil mungkin tidak terlihat serius.
Namun beberapa kuitansi yang terlewat, keterlambatan pengiriman, dan lokasi yang salah dapat membuat satu cabang selalu terlihat salah.
Waktu Dapat Melayang Cabang Make Terlihat Lebih Buruk
Terkadang pergerakan stok memang nyata, namun laporannya diperiksa di waktu yang salah.
Misalnya:
- HQ mengirimkan stok pada hari Senin.
- Cabang menerimanya pada Senin malam.
- Transfernya diposting pada Selasa pagi.
- Cabang menjual beberapa unit pada Senin malam.
- Laporan diperiksa pada hari Selasa sebelum semua catatan diperbarui.
Sekarang cabangnya mungkin terlihat salah.
Namun masalah sebenarnya adalah waktu.
Sebelum mengganti nomor stok cabang, periksa:
- tanggal transfer
- tanggal posting
- tanggal penjualan
- tanggal laporan
- tanggal penghitungan stok
Tanggalnya harus sesuai dengan pergerakan sebenarnya.
Transfer WhatsApp Adalah Salah Satu Penyebabnya, Bukan Seluruh Masalah
WhatsApp sering digunakan karena cepat.
Obrolan dapat menunjukkan bahwa orang-orang membicarakan transfer.
Namun hal ini mungkin tidak dapat dibuktikan dengan jelas:
- kode barang
- kuantitas
- lokasi sumber
- lokasi tujuan
- penerima
- kekurangan
- barang rusak
- pengeposan sistem
Untuk masalah transfer chat selengkapnya, baca mengapa transfer stok melalui WhatsApp membuat stok hilang.
Untuk penyimpangan cabang, pertanyaan besarnya sederhana:
Dapatkah bisnis tersebut membuktikan apa yang meninggalkan satu tempat, apa yang sampai di tempat berikutnya, dan apa yang terjadi setelah itu?
Stok Dalam Perjalanan Harus Jelas
Transfer tidak hanya “dikirim” atau “diterima”.
Dalam pekerjaan nyata, stok dapat berupa:
- diminta
- dipilih
- penuh sesak
- sarat
- dalam perjalanan
- diterima sebagian
- ditolak
- rusak
- diterima tetapi tidak diposting
- diposting ke tempat yang salah
Jika sistem menghapus stok dari satu cabang dan menambahkannya ke cabang lain terlalu dini, laporannya mungkin terlihat rapi.
Tapi rak cabang mungkin tidak cocok.
Alur pelacakan transfer stok yang tepat harus menunjukkan lokasi stok sebelum tersedia untuk dijual.
AutoCount Dapat Menampilkan Lokasi, Namun Alur Kerja Tetap Penting
AutoCount dapat mencatat stok berdasarkan lokasi jika sudah diatur dan digunakan dengan cara yang benar.
Masalahnya bukan karena AutoCount tidak dapat menangani lokasi.
Masalahnya adalah sistem mana pun hanya mengetahui apa yang dicatat orang.
Jika stok bergerak sebelum pencatatan dilakukan berarti sistem sudah terlambat.
Jika cabang yang dipilih salah maka saldo cabang menjadi salah.
Jika kekurangan hanya disebutkan melalui suara atau chat, sistem tidak akan mengetahuinya.
Jika masalah Anda adalah ketidakcocokan sistem versus rak yang lebih luas, baca [mengapa stok masih hilang bahkan dengan AutoCount](/blog/mengapa-stok-masih-hilang-bahkan-dengan-penghitungan otomatis) dan Stok AutoCount tidak cocok dengan hitungan fisik.
Untuk penyimpangan cabang, mulailah dengan jejak lokasi.
Cara Mengecek Cabang yang Melayang
Mulailah dari yang kecil.
Jangan memeriksa setiap item di setiap cabang terlebih dahulu.
Pilih satu cabang.
Kemudian pilihlah lima item yang sering salah.
Untuk setiap item, periksa:
- Saldo pembukaan di cabang itu
- Stok dikirim ke cabang
- Stok dikirim keluar cabang
- Penjualan lokal
- Kembali
- Stok rusak
- Menampilkan atau meminjam stok
- Penyesuaian stok
- Jumlah rak saat ini
Kemudian ajukan pertanyaan-pertanyaan ini:
| Pertanyaan | Apa yang harus diperiksa |
|---|---|
| Dari mana asal stoknya? | Kantor pusat, cabang, van, showroom, atau gudang |
| Kemana dikirimnya? | Cabang atau tempat penyimpanan yang tepat |
| Apakah jumlah yang dikirim sudah dikonfirmasi? | Tidak hanya jumlah yang diminta |
| Apakah jumlah yang diterima sudah dikonfirmasi? | Bukan hanya catatan pengiriman |
| Apakah ada kekurangan atau kerusakan? | Catatan yang jelas, alasan, dan orang yang memeriksa |
| Apakah sistem diperbarui pada waktu yang tepat? | Tidak terlalu dini, tidak terlalu terlambat |
| Apakah cabang yang tepat dipilih? | Tidak ada kesalahan lokasi default |
| Apakah stoknya bisa dijual? | Normal, rusak, ditampilkan, dikembalikan, atau disimpan |
Hal ini menjauhkan tim dari kesalahan.
Daripada menanyakan siapa yang melakukan kesalahan, tim bisa menanyakan di mana rekor tersebut dipecahkan.
Ketika Cabang Melayang Berarti Masalah Alur Kerja
Penyimpangan cabang menjadi masalah alur kerja ketika masalah yang sama terus muncul kembali.
Anda mungkin memerlukan pemeriksaan alur kerja jika:
- satu cabang disesuaikan lagi dan lagi
- tim tidak dapat membuktikan apa yang dikirim dan diterima
- manajer memercayai total stok tetapi tidak memercayai stok cabang
- stok dalam perjalanan tidak jelas
- orang mengandalkan tangkapan layar, memori, atau riwayat obrolan
- Catatan AutoCount ada, tetapi aliran fisiknya tidak jelas
- retur dan barang rusak tercampur dengan stok normal
- perselisihan cabang membutuhkan waktu terlalu lama untuk diselesaikan
Pengecekannya seharusnya tidak hanya melihat pengaturan perangkat lunak saja.
Ini harus melihat bagaimana pergerakan saham dalam kehidupan nyata.
Seharusnya bertanya:
- yang menegaskan setiap langkah
- saat pencatatan dibuat
- lokasi mana yang dipilih
- ketika stok menjadi dapat dijual
- dimana keseimbangan cabang bisa melayang
Sistem inventaris dan gudang yang praktis harus sesuai dengan cara pergerakan barang.
Untuk pemikiran penyiapan yang lebih luas, baca inventaris multi-lokasi.
Pertanyaan Umum
Mengapa total persediaan benar tetapi stok cabang salah?
Karena total stok dan stok cabang berbeda. Perusahaan mungkin memiliki jumlah total yang benar, tetapi pembagian yang salah antara kantor pusat, cabang, van, ruang pamer, atau rak.
Bagaimana cara mengetahui penyebab penyimpangan stok cabang?
Pilih satu cabang dan lima item masalah. Periksa stok pembukaan, transfer, penjualan, pengembalian, kerusakan, stok pinjaman, penyesuaian, dan jumlah rak saat ini.
Bisakah AutoCount memperbaiki ketidakcocokan stok cabang?
AutoCount dapat mencatat stok cabang jika sudah diatur dan digunakan dengan benar. Namun alur kerjanya tetap harus mencatat transfer, penjualan, retur, kerusakan, dan pilihan lokasi pada waktu yang tepat.
Apakah stok dalam perjalanan harus dihitung sebagai stok cabang?
Biasanya tidak. Stok dalam perjalanan harus ditampilkan secara terpisah sampai cabang penerima mengkonfirmasi jumlah dan kondisinya. Jika tidak, cabang tersebut mungkin terlihat memiliki stok yang belum diterima.
Periksa Alur Kerja Stok Cabang Anda
Jika satu gudang akurat sementara cabang lainnya terus hanyut, mulailah dengan menelusuri pergerakan stok berdasarkan lokasi.