Tại sao một nhà kho có thể chính xác trong khi một chi nhánh khác vẫn tiếp tục trôi dạt

Khi hàng tồn kho của chi nhánh tiếp tục biến động mặc dù kho chính trông có vẻ chính xác, vấn đề có thể có vẻ kỳ lạ.

Tổng số công ty có vẻ đúng.

Cổ phiếu HQ có vẻ ổn.

Số lượng kho chính đã gần kề.

Nhưng một chi nhánh, phòng trưng bày, xe tải hoặc nhà kho nhỏ vẫn tiếp tục gặp trục trặc.

Điều này được gọi là trôi nhánh.

Sự trôi dạt của chi nhánh có nghĩa là số lượng hàng tồn kho của chi nhánh lại bị sai sau khi kiểm kê, chuyển nhượng hoặc sửa chữa hàng tồn kho.

Các mặt hàng tương tự tiếp tục hiển thị số dư sai.

Mọi người cứ hỏi:

• Hàng đã được gửi chưa?
• Chi nhánh đã nhận được chưa?
• Nó đã được bán rồi à?
• Nó đã được trả lại chưa?
• Nó có bị hư không?
• Nó đã được chuyển đi nơi khác à?
• Có phải nó được gửi nhầm chi nhánh?

Điều này không có nghĩa là đội chi nhánh bất cẩn.

Trong hầu hết trường hợp, điều đó có nghĩa là sự chuyển động của hàng hóa theo vị trí không đủ rõ ràng.

# Tại sao Tổng số cổ phiếu có thể đúng nhưng cổ phiếu chi nhánh lại sai

Tổng số cổ phiếu trả lời một câu hỏi:

"Doanh nghiệp có bao nhiêu đơn vị?"

Cổ phiếu chi nhánh trả lời một câu hỏi khác:

"Hiện tại chi nhánh này có bao nhiêu đơn vị?"

Đây không phải là cùng một câu hỏi.

Ví dụ: hệ thống có thể hiển thị:

• Kho HQ: 70 chiếc
• Nhánh A: 20 căn
• Nhánh B: 10 căn

Như vậy tổng cộng có 100 đơn vị.

Nhưng số lượng kệ thực tế có thể là:

• Kho HQ: 80 chiếc
• Nhánh A: 12 căn
• Nhánh B: 8 căn

Điều đó cũng mang lại tổng cộng 100 đơn vị.

Vì vậy, tổng số công ty vẫn có vẻ đúng.

Nhưng hàng ở mỗi nơi đều sai.

Điều này quan trọng vì một chi nhánh không bán toàn bộ tiền từ công ty. Nó bán từ những gì thực sự có trên kệ của nó.

# Phương trình cổ phiếu chi nhánh

Để tìm sự trôi nhánh, hãy sử dụng một phương trình chứng khoán đơn giản.

Bắt đầu với những gì chi nhánh có.

Sau đó thêm những gì có vào.

Sau đó lấy đi những gì đã đi ra ngoài.

Sau đó lấy đi những gì đã bán.

Sau đó, chỉ thêm lợi nhuận nếu chúng đủ tốt để bán lại.

Sau đó lấy đi những hàng tồn kho bị hư hỏng và sửa chữa hàng tồn kho.

Tóm lại:

Hàng tồn kho chi nhánh mở cửa + hàng tồn kho - hàng hết - doanh thu + lợi nhuận có thể bán được - thiệt hại +/- điều chỉnh = hàng tồn kho dự kiến của chi nhánh.

Cổ phiếu dự kiến ​​của chi nhánh là những gì chi nhánh nên có bây giờ.

Nếu con số dự kiến ​​không khớp với giá trị thì một phần của dòng chảy sẽ yếu.

Phần yếu có thể là:

• chuyển khoản đã được gửi nhưng không được xác nhận
• việc bán hàng được đăng muộn
• sự trở lại đã được chấp nhận nhưng không được kiểm tra
• Hàng hư vẫn được tính là hàng bình thường
• Hàng trưng bày được trộn lẫn với hàng thường
• chọn sai nhánh
• chi nhánh khác mượn cổ phiếu
• Thùng carton, bao bì và từng mảnh bị lẫn lộn

Vì vậy, câu hỏi tốt hơn không phải là:

“Ai đếm sai?”

Câu hỏi hay hơn là:

"Phần nào của phương trình cổ phiếu chi nhánh bị phá vỡ?"

# Một mô hình trôi nhánh phổ biến

HQ có thể vẫn chính xác vì hầu hết hàng của nhà cung cấp đều đến đó.

Kho chính có thể có kệ rõ ràng, người giám sát và ít doanh số bán hàng khẩn cấp hơn.

Một chi nhánh hoạt động theo một cách khác.

Nó có thể nhận được hàng từ HQ.

Nó có thể bán cho khách hàng đi bộ.

Nó có thể giữ các đơn vị hiển thị.

Nó có thể chấp nhận trả lại.

Nó có thể cho xe tải hoặc chi nhánh khác mượn cổ phiếu.

Hàng hóa bị hư hỏng có thể nằm sau quầy cho đến khi có người kiểm tra.

Nếu những chuyển động này không được ghi lại đúng lúc, nhánh có thể bị trôi.

Đây là một vấn đề quy trình làm việc.

Đó không phải là vấn đề đổ lỗi.

Đơn giản là chi nhánh có thể có nhiều biến động hàng hóa nhỏ hơn mức hệ thống có thể chứng minh.

# Nguyên nhân phổ biến khiến cổ phiếu chi nhánh không khớp

Cổ phiếu chi nhánh có thể trôi dạt vì nhiều lý do nhỏ.

Ví dụ:

• Hàng rời HQ trước khi chi nhánh xác nhận đã nhận
• chi nhánh nhận được ít hơn số tiền HQ gửi
• việc bán hàng diễn ra trước, nhưng hệ thống được cập nhật sau
• Hàng hư hỏng được để riêng nhưng không được ghi nhận
• trả lại được chấp nhận nhưng không được chuyển đến đúng trạng thái
• Hàng trưng bày được tính là hàng có thể bán được
• chọn sai vị trí
• cổ phiếu van và cổ phiếu chi nhánh được trộn lẫn
• Cổ phiếu mượn không được ghi nhận là chuyển nhượng
• thùng carton được dán dưới dạng miếng, hoặc miếng được dán dưới dạng thùng carton
• một gói hoặc mặt hàng thay thế sử dụng mã mặt hàng sai
• hàng tồn kho theo lô hoặc hàng loạt không được theo dõi ở cấp chi nhánh

Một khoảng cách nhỏ có thể trông không nghiêm trọng.

Nhưng một vài biên lai bị bỏ sót, đăng trễ và sai vị trí có thể khiến một chi nhánh lúc nào cũng bị nhầm lẫn.

# Thời gian trôi nhánh Make có thể trông tệ hơn

Đôi khi biến động chứng khoán là có thật nhưng các báo cáo được kiểm tra không đúng lúc.

Ví dụ:

• HQ gửi hàng vào thứ Hai.
• Chi nhánh nhận vào tối thứ Hai.
• Việc chuyển khoản được đăng vào sáng thứ Ba.
• Chi nhánh bán một số căn vào tối thứ 2.
• Báo cáo được kiểm tra vào thứ ba trước khi tất cả hồ sơ được cập nhật.

Bây giờ chi nhánh có thể nhìn sai.

Nhưng vấn đề thực sự là thời gian.

Trước khi thay đổi số cổ phiếu chi nhánh, hãy kiểm tra:

• ngày chuyển nhượng
• ngày đăng
• ngày bán hàng
• ngày báo cáo
• ngày kiểm kê hàng tồn kho

Ngày tháng phải khớp với chuyển động thực sự.

# Chuyển khoản WhatsApp là một nguyên nhân, không phải toàn bộ vấn đề

WhatsApp thường được sử dụng vì nó nhanh.

Một cuộc trò chuyện có thể cho thấy mọi người đã nói về việc chuyển tiền.

Nhưng nó có thể không chứng minh rõ ràng:

• mã hàng
• số lượng
• vị trí nguồn
• vị trí đích
• người nhận
• thiếu hụt
• hàng bị hư hỏng
• đăng hệ thống

Để biết toàn bộ vấn đề về chuyển giao trò chuyện, hãy đọc tại sao chuyển hàng qua WhatsApp lại tạo ra hàng bị thiếu.

Đối với sự trôi nhánh, câu hỏi lớn hơn rất đơn giản:

Doanh nghiệp có thể chứng minh được điều gì đã rời khỏi nơi này, điều gì đã đến nơi tiếp theo và điều gì đã xảy ra sau đó?

# Hàng đang vận chuyển phải rõ ràng

Chuyển khoản không chỉ được "gửi" hoặc "nhận".

Trong công việc thực tế, hàng tồn kho có thể là:

• được yêu cầu
• đã chọn
• đóng gói
• đã tải
• đang quá cảnh
• nhận được một phần
• bị từ chối
• bị hư hỏng
• đã nhận nhưng chưa đăng
• đăng nhầm chỗ

Nếu hệ thống loại bỏ hàng tồn kho khỏi một chi nhánh và thêm nó vào chi nhánh khác quá sớm, báo cáo có thể trông gọn gàng.

Nhưng kệ nhánh có thể không khớp.

Luồng [theo dõi chuyển hàng tồn kho](/solutions/theo dõi chuyển hàng tồn kho) thích hợp sẽ hiển thị vị trí của hàng tồn kho trước khi có sẵn để bán.

# AutoCount có thể hiển thị vị trí, nhưng quy trình làm việc vẫn có vấn đề

AutoCount có thể ghi lại kho theo vị trí khi được thiết lập và sử dụng đúng cách.

Vấn đề không phải là AutoCount không thể xử lý các vị trí.

Vấn đề là hệ thống nào cũng chỉ biết người ta ghi gì.

Nếu cổ phiếu di chuyển trước khi hồ sơ được lập thì hệ thống đã bị trễ.

Nếu chọn sai nhánh, số dư của nhánh sẽ sai.

Nếu thiếu hụt chỉ được đề cập bằng giọng nói hoặc chat thì hệ thống sẽ không biết.

Nếu vấn đề của bạn là sự không khớp giữa hệ thống và kệ trên diện rộng, hãy đọc tại sao kho hàng vẫn bị thiếu ngay cả khi có AutoCount và AutoCount kho hàng không khớp với số lượng thực tế.

Để trôi nhánh, hãy bắt đầu với dấu vết vị trí.

# Cách kiểm tra cành cây bị trôi

Bắt đầu nhỏ.

Đừng kiểm tra từng mục ở mỗi chi nhánh trước.

Chọn một nhánh.

Sau đó chọn năm mục thường sai.

Đối với mỗi mục, hãy kiểm tra:

1. Số dư đầu kỳ tại chi nhánh đó
2. Hàng gửi vào chi nhánh
3. Hàng gửi ra khỏi chi nhánh
4. Bán hàng tại địa phương
5. Trả lại
6. Hàng bị hư hỏng
7. Trưng bày hoặc mượn hàng
8. Điều chỉnh tồn kho
9. Số kệ hiện tại

Sau đó hỏi những câu hỏi sau:

Điều này giúp nhóm tránh bị đổ lỗi.

Thay vì hỏi ai đã mắc lỗi, nhóm có thể hỏi kỷ lục đã bị phá ở đâu.

# Khi rẽ nhánh có nghĩa là có vấn đề về quy trình làm việc

Sự trôi nhánh trở thành một vấn đề về quy trình làm việc khi vấn đề tương tự tiếp tục quay trở lại.

Bạn có thể cần kiểm tra quy trình làm việc nếu:

• một nhánh được điều chỉnh nhiều lần
• nhóm không thể chứng minh những gì đã được gửi và nhận
• Người quản lý tin tưởng vào tổng số cổ phiếu chứ không phải cổ phiếu chi nhánh
• Hàng trong quá trình vận chuyển không rõ ràng
• mọi người dựa vào ảnh chụp màn hình, bộ nhớ hoặc lịch sử trò chuyện
• Bản ghi AutoCount tồn tại nhưng luồng vật lý không rõ ràng
• Hàng trả lại và hàng hư hỏng được trộn lẫn với hàng tồn kho thông thường
• tranh chấp chi nhánh mất quá nhiều thời gian để đóng

Việc kiểm tra không chỉ nên nhìn vào cài đặt phần mềm.

Nó nên xem xét cách cổ phiếu di chuyển trong cuộc sống thực.

Nó nên hỏi:

• người xác nhận từng bước
• khi hồ sơ được lập
• vị trí nào được chọn
• khi hàng có thể bán được
• nơi cân bằng nhánh có thể trôi đi

Một hệ thống kho và hàng tồn kho thực tế phải phù hợp với cách hàng hóa thực sự di chuyển.

Để có tư duy thiết lập rộng hơn, hãy đọc khoảng không quảng cáo đa vị trí.

Câu hỏi thường gặp

# Tại sao tổng tồn kho đúng nhưng tồn kho chi nhánh lại sai?

Vì tổng tồn kho và tồn kho chi nhánh là khác nhau. Công ty có thể có tổng số lượng phù hợp nhưng lại phân chia sai giữa trụ sở chính, chi nhánh, xe tải, phòng trưng bày hoặc quầy hàng.

# Làm cách nào để tìm ra nguyên nhân khiến cổ phiếu chi nhánh bị trôi?

Chọn một nhánh và năm vấn đề. Kiểm tra hàng tồn kho đầu kỳ, chuyển nhượng, bán hàng, trả lại, hư hỏng, hàng mượn, điều chỉnh và số lượng kệ hiện tại.

# AutoCount có thể sửa lỗi kho hàng chi nhánh không khớp không?

AutoCount có thể ghi lại kho nhánh khi được thiết lập và sử dụng đúng cách. Nhưng quy trình làm việc vẫn phải ghi lại các lần chuyển nhượng, bán hàng, trả lại, hư hỏng và lựa chọn địa điểm vào đúng thời điểm.

# Hàng đang vận chuyển có nên được tính là hàng tồn kho chi nhánh không?

Thông thường, không. Hàng quá cảnh phải được hiển thị riêng cho đến khi chi nhánh nhận hàng xác nhận số lượng và tình trạng. Nếu không, chi nhánh có thể trông giống như vẫn chưa nhận được hàng.

# Kiểm tra quy trình làm việc chứng khoán chi nhánh của bạn

Nếu một kho chính xác trong khi một chi nhánh khác tiếp tục trôi dạt, hãy bắt đầu bằng cách theo dõi sự biến động của hàng tồn kho theo địa điểm.

Kiểm tra quy trình làm việc tại chi nhánh của tôi