Mengapa Penyesuaian Stok Terus Terjadi Kembali Setelah Setiap Stock Take
Stock opname sudah selesai.
Tim menghitung segalanya.
Jumlahnya disesuaikan.
AutoCount atau sistem stok sekarang sesuai dengan hitungan fisik.
Untuk waktu yang singkat, semuanya tampak bersih.
Kemudian beberapa minggu kemudian, varian yang sama kembali muncul.
SKU yang sama pendek.
Lokasi yang sama salah.
Penyesuaian yang sama muncul lagi.
Mengapa?
Terkadang cut-off stock take salah.
Terkadang dokumen terlambat dikirim.
Terkadang penghitungannya ada kesalahan.
Namun jika pola yang sama terus kembali, stock take kemungkinan akan mereset angka tersebut tanpa menutup kebocoran pergerakan.
Hal ini berbeda dengan ketidakcocokan AutoCount yang luas.
Artikel ini membahas tentang varians berulang setelah stock take dihitung, diposting, dan disesuaikan.
Pertama, Periksa Cut-Off Stock Take
Sebelum menyalahkan alur kerja gudang, singkirkan masalah waktu.
Stock take tergantung pada cut-off.
Tanggal penghitungan, waktu penghitungan, tanggal posting, dan transaksi di sekitar penghitungan harus sejajar.
Contoh:
- Stock take dilakukan pada tanggal 31 Mei.
- Penyesuaian diposting pada 3 Juni.
- Transaksi GRN, DO, transfer, atau invoice terjadi mulai tanggal 1 Juni hingga 3 Juni.
- Beberapa transaksi sudah ketinggalan zaman atau terlambat diposting.
Sekarang lembar hitungan dan saldo sistem mungkin tidak dapat dibandingkan pada saat yang sama.
Hal ini dapat membuat varians yang sama terlihat seperti kembali.
Memeriksa:
- tanggal pengambilan stok
- tanggal posting
- tanggal laporan
- transaksi terlambat
- dokumen ketinggalan jaman
- gerakan selama penghitungan
- apakah kuantitas yang ada telah disegarkan sebelum diposting
Jika cut-offnya salah, perbaiki dulu.
Stock Opname Menciptakan Garis Dasar, Bukan Pengendalian
Stock take adalah pengukuran yang berguna. Ini memberi tahu Anda berapa hitungan fisik pada hari itu.
Namun hal ini tidak dapat dikendalikan dengan sendirinya.
Jika aturan penerimaan, pengambilan, transfer, pengembalian, kerusakan, atau penyesuaian masih lemah, maka varians dapat dimulai kembali keesokan harinya.
Itu sebabnya stock opname bisa terasa seperti perbaikan namun berperilaku seperti reset: nomornya sudah dibersihkan, tapi kebocorannya masih terbuka.
Cari Ulangi SKU, Lokasi, atau Pola Gerakan
Jangan hanya melihat nilai penyesuaian total.
Carilah pola.
| Ulangi pola | Kemungkinan penyebabnya | Hal pertama yang harus diperiksa |
|---|---|---|
| SKU pendek lagi | Masalah UOM, label, pengambilan, atau penerimaan | Kartu stok, UOM, GRN, riwayat pengambilan |
| Lokasi stok yang sama salah | Masalah transfer, putaway, atau lokasi default | Perpindahan lokasi dan konfirmasi transfer |
| Cabang yang sama melayang | Transfer sepihak atau keterlambatan posting | Konfirmasi pengirim dan penerima |
| Barang yang sama disesuaikan setelah pengembalian | Pengembalian tidak diperiksa sebelum dijual kembali | Alur kerja pengembalian dan kerusakan |
| Penyesuaian postingan pengguna yang sama | Pengguna mungkin sedang membersihkan celah orang lain | Alasan dan persetujuan penyesuaian |
Pola berulang bermanfaat.
Mereka menunjuk pada bagian lemah dari alur kerja.
Jika Anda hanya memposting penyesuaian lain, Anda kehilangan petunjuk itu.
Lacak Apa yang Terjadi Setelah Penghitungan
Banyak bisnis hanya membandingkan dua momen: hari pengambilan stok dan hari penyesuaian berikutnya.
Namun pekerjaan penting terjadi di antara keduanya.
Selama periode tersebut, stok mungkin:
- diterima
- menyimpan
- dipilih
- penuh sesak
- terkirim
- ditransfer
- kembali
- rusak
- dihapuskan
- dikemas ulang
- digunakan secara internal
Salah satu dari pergerakan ini dapat membuka kembali varians.
Jika tim tidak meninjau jejak pergerakan antara stock take dan penyesuaian berikutnya, penyesuaian yang sama dapat terus terjadi.
Alasan Umum Varians yang Sama Kembali
Berikut adalah beberapa contoh umum.
UOM yang salah berulang
Suatu barang dibeli dalam karton dan dijual dalam potongan.
Stock take mengoreksi jumlah barang.
Kemudian GRN berikutnya kembali menggunakan UOM yang salah.
Variansnya kembali.
Konfirmasi transfer lemah
Kantor Pusat mengirimkan stok ke cabang.
Satu sisi mengatakan sudah mengirim barang.
Sisi lain mengonfirmasi di WhatsApp, tetapi catatan sistem tidak lengkap.
Penghitungan berikutnya menunjukkan satu lokasi pendek dan lokasi lainnya tambahan.
Pengembalian kembali ke stok yang dapat dijual terlalu cepat
Seorang pelanggan mengembalikan barang.
Barang langsung kembali ke stok yang dapat dijual tanpa pemeriksaan.
Kemudian, tim menemukan kerusakan dan melakukan penyesuaian lainnya.
Lokasi default salah
Stok secara fisik berpindah dari Rak A ke Rak B.
Sistem masih menampilkan Gudang Utama atau rak lama.
Jumlah totalnya mungkin terlihat dapat diterima, tetapi jumlah lokasinya terus berubah.
Apa yang AutoCount Dapat Tunjukkan kepada Anda
AutoCount dapat menunjukkan jejak ketika pergerakan terekam dengan baik.
Dapat menunjukkan pergerakan stok, kartu stok, penyesuaian stok, dan riwayat dokumen.
Namun hal tersebut tidak dapat sepenuhnya menjelaskan suatu gerakan yang tidak pernah ditangkap, atau suatu gerakan yang diposting dengan alasan yang umum.
Jika alasannya mengatakan "varians stock take", itu tidak cukup.
Itu memberitahu Anda kapan nomor itu diperbaiki.
Itu tidak memberi tahu Anda mengapa perbedaan itu ada.
Untuk diagnosis spesifik AutoCount, tinjau Stok AutoCount tidak cocok dengan jumlah fisik.
Gunakan Penghitungan Siklus untuk Memantau Baseline
Penghitungan siklus dapat membantu setelah stock opname.
Namun hal ini tidak boleh dianggap sebagai cara lain untuk menyesuaikan diri dengan lebih cepat.
Ini berfungsi paling baik ketika memeriksa SKU berisiko tinggi dan item varians berulang lebih sering.
Misalnya:
- SKU variansi berulang
- barang yang bergerak cepat
- barang bernilai tinggi
- item yang melayang di cabang
- barang rusak atau dikembalikan
Penghitungan siklus membantu karena menemukan varians lebih cepat.
Namun aturan yang sama berlaku:
Jangan hanya menghitung.
Selidiki mengapa hitungannya berubah.
Baca [penghitungan siklus vs pengambilan stok](/blog/penghitungan siklus-vs-pengambilan stok) jika Anda memutuskan cara menghitung setelah pengambilan stok tahunan.
Apa yang Harus Dilakukan Sebelum Penyesuaian Berikutnya
Jika penyesuaian stok yang sama terus muncul kembali, jangan posting penyesuaian lainnya terlebih dahulu.
Pilih satu pengulangan SKU atau lokasi.
Telusuri dari baseline stock take ke varian berikutnya.
Lihatlah:
- tanggal penghitungan dan tanggal laporan
- kartu stok
- dokumen sumber
- lokasi stok
- UOM
- pengguna
- alasan
- persetujuan
- transaksi terlambat
Jika kesenjangan yang sama terus terjadi, masalahnya mungkin bukan pada stock take.
Bisa berupa cut-off, jejak pergerakan, atau alur kerja setelah stock take.
Untuk pola kehilangan stok yang lebih luas, baca mengapa stok masih hilang bahkan dengan AutoCount. Jika masalah ini sudah terjadi, sistem inventaris dan gudang mungkin diperlukan untuk mengontrol pergerakan sebelum penghitungan berikutnya.
Baca mengapa penyesuaian stok menyembunyikan masalah, gunakan [daftar periksa stok yang hilang](/resources/daftar periksa stok yang hilang), atau minta Result Marketing untuk memeriksa alur kerja stok Anda.