Tại sao việc điều chỉnh hàng tồn kho tiếp tục quay trở lại sau mỗi lần mua hàng
Việc lấy hàng đã hoàn tất.
Nhóm tính toán mọi thứ.
Các con số được điều chỉnh.
AutoCount hoặc hệ thống chứng khoán hiện khớp với số lượng vật lý.
Trong một thời gian ngắn, mọi thứ trông sạch sẽ.
Sau đó vài tuần, phương sai tương tự lại xuất hiện.
SKU tương tự là ngắn.
Cùng một vị trí là sai.
Điều chỉnh tương tự lại xuất hiện.
Tại sao?
Đôi khi việc cắt giảm cổ phiếu là sai.
Đôi khi tài liệu được đăng muộn.
Đôi khi việc đếm có sai sót.
Nhưng nếu mô hình tương tự tiếp tục quay trở lại, cổ phiếu có thể sẽ đặt lại số mà không đóng rò rỉ chuyển động.
Điều này khác với sự không khớp rộng rãi của AutoCount.
Bài viết này nói về sự khác biệt lặp lại sau khi lượng hàng tồn kho đã được đếm, đăng và điều chỉnh.
# Trước tiên, hãy kiểm tra mức cắt giảm hàng tồn kho
Trước khi đổ lỗi cho quy trình làm việc của kho, hãy loại trừ vấn đề về thời gian.
Việc mua cổ phiếu phụ thuộc vào việc cắt giảm.
Ngày đếm, thời gian đếm, ngày đăng và các giao dịch xung quanh số đếm phải xếp hàng.
Ví dụ:
- Việc kiểm kê được thực hiện vào ngày 31/5.
- Điều chỉnh được đăng vào ngày 3 tháng 6.
- Các giao dịch GRN, DO, chuyển khoản, hóa đơn diễn ra từ ngày 1/6 đến ngày 3/6.
- Một số giao dịch bị lỗi thời hoặc đăng muộn.
Bây giờ bảng đếm và số dư hệ thống có thể không được so sánh tại cùng một thời điểm.
Điều đó có thể làm cho phương sai tương tự trông như được trả về.
Kiểm tra:
- ngày nhập kho
- ngày đăng
- ngày báo cáo
- giao dịch trễ
- tài liệu lạc hậu
- chuyển động trong quá trình đếm
- số lượng có sẵn có được làm mới trước khi đăng hay không
Nếu điểm cắt sai, hãy sửa nó trước.
# Giá cổ phiếu tạo ra đường cơ sở, không phải mức kiểm soát
Kiểm kê cổ phiếu là một phép đo hữu ích. Nó cho bạn biết số lượng vật lý vào ngày hôm đó.
Nhưng bản thân nó không phải là sự kiểm soát.
Nếu các quy tắc nhận, lấy, chuyển, trả lại, hư hỏng hoặc điều chỉnh vẫn còn yếu, sai lệch có thể bắt đầu lại vào ngày hôm sau.
Đó là lý do tại sao việc kiểm kê hàng tồn kho có thể giống như một bản sửa lỗi nhưng lại hoạt động giống như một bản đặt lại: con số đã được xóa nhưng chỗ rò rỉ vẫn còn hở.
# Tìm kiếm Kiểu lặp lại SKU, Vị trí hoặc Kiểu di chuyển
Đừng chỉ nhìn vào tổng giá trị điều chỉnh.
Tìm kiếm các mẫu.
| Lặp lại mẫu | Nguyên nhân có thể | Điều đầu tiên cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Cùng một đoạn ngắn SKU nữa | Vấn đề về UOM, nhãn, chọn hoặc nhận | Thẻ chứng khoán, UOM, GRN, lịch sử chọn hàng |
| Cùng một vị trí cổ phiếu sai | Vấn đề về chuyển nhượng, cất giữ hoặc vị trí mặc định | Xác nhận chuyển vị trí và chuyển nhượng |
| Cùng cành trôi | Chuyển khoản một chiều hoặc đăng muộn | Xác nhận người gửi và người nhận |
| Mặt hàng tương tự được điều chỉnh sau khi trả lại | Trả lại không được kiểm tra trước khi bán lại | Quy trình làm việc trả lại và hư hỏng |
| Điều chỉnh đăng bài của người dùng tương tự | Người dùng có thể đang dọn dẹp khoảng trống của người khác | Lý do điều chỉnh và phê duyệt |
Các mẫu lặp lại rất hữu ích.
Họ chỉ ra điểm yếu của quy trình làm việc.
Nếu bạn chỉ đăng một điều chỉnh khác, bạn sẽ mất manh mối đó.
# Theo dõi những gì đã xảy ra sau khi đếm
Nhiều doanh nghiệp chỉ so sánh hai thời điểm: ngày lấy hàng và ngày điều chỉnh tiếp theo.
Nhưng công việc quan trọng xảy ra ở giữa.
Trong thời gian đó, hàng tồn kho có thể là:
- đã nhận
- cất đi
- đã chọn
- đóng gói
- giao hàng
- chuyển
- trả lại
- bị hư hỏng
- bị xóa sổ
- đóng gói lại
- sử dụng nội bộ
Bất kỳ một chuyển động nào trong số này đều có thể mở lại phương sai.
Nếu nhóm không xem xét đường di chuyển giữa việc lấy hàng và lần điều chỉnh tiếp theo, thì sự điều chỉnh tương tự có thể tiếp tục quay trở lại.
# Các lý do phổ biến khiến phương sai trả về giống nhau
Dưới đây là một vài ví dụ phổ biến.
# Lặp lại UOM sai
Một mặt hàng được mua trong thùng và bán theo từng miếng.
Chứng khoán lấy điều chỉnh số lượng mảnh.
Sau đó GRN tiếp theo lại sử dụng sai UOM.
Phương sai trả về.
# Xác nhận chuyển khoản yếu
HQ gửi hàng đến chi nhánh.
Một bên nói đã gửi hàng.
Bên kia xác nhận trong WhatsApp nhưng bản ghi hệ thống chưa đầy đủ.
Số tiếp theo hiển thị một vị trí thiếu và một vị trí khác bổ sung.
# Số hàng trả lại sẽ quay trở lại số hàng có thể bán được quá nhanh
Một khách hàng trả lại hàng.
Hàng hóa sẽ quay trở lại kho có thể bán được mà không cần kiểm tra.
Sau đó, nhóm tìm thấy thiệt hại và đăng một điều chỉnh khác.
# Vị trí mặc định sai
Cổ phiếu di chuyển vật lý từ Giá A sang Giá B.
Hệ thống vẫn hiển thị Kho chính hoặc kệ cũ.
Tổng số lượng có thể chấp nhận được nhưng số lượng vị trí vẫn không ngừng thay đổi.
# AutoCount có thể cho bạn thấy những gì
AutoCount có thể hiển thị dấu vết khi chuyển động được ghi lại chính xác.
Nó có thể hiển thị chuyển động hàng tồn kho, thẻ chứng khoán, điều chỉnh hàng tồn kho và lịch sử tài liệu.
Nhưng nó không thể giải thích đầy đủ một phong trào chưa bao giờ được nắm bắt hoặc một phong trào được đăng tải với một lý do chung chung.
Nếu lý do là “chứng khoán có chênh lệch” thì như vậy là chưa đủ.
Điều đó cho bạn biết khi nào con số đã được sửa.
Nó không cho bạn biết tại sao sự khác biệt tồn tại.
Để chẩn đoán cụ thể AutoCount, hãy xem lại AutoCount kho hàng không khớp với số lượng vật lý.
# Sử dụng tính năng đếm chu kỳ để theo dõi đường cơ sở
Việc đếm chu kỳ có thể giúp ích sau khi lấy hàng.
Nhưng nó không nên được coi là một cách khác để điều chỉnh nhanh hơn.
Nó hoạt động tốt nhất khi kiểm tra các SKU có rủi ro cao và các mặt hàng có sai số lặp lại thường xuyên hơn.
Ví dụ:
- SKU phương sai lặp lại
- vật phẩm chuyển động nhanh
- mặt hàng có giá trị cao
- vật phẩm trôi theo nhánh
- hàng bị hư hỏng hoặc bị trả lại
Việc đếm chu kỳ có ích vì nó tìm ra phương sai sớm hơn.
Nhưng quy tắc tương tự cũng được áp dụng:
Đừng chỉ đếm.
Điều tra lý do tại sao số lượng thay đổi.
Hãy đọc đếm chu kỳ so với lượng hàng tồn kho nếu bạn đang quyết định cách tính sau khi lấy hàng hàng năm.
# Phải làm gì trước lần điều chỉnh tiếp theo
Nếu điều chỉnh cổ phiếu tương tự tiếp tục quay trở lại, trước tiên đừng đăng điều chỉnh khác.
Chọn một SKU lặp lại hoặc vị trí.
Theo dõi nó từ cổ phiếu lấy đường cơ sở đến phương sai tiếp theo.
Nhìn vào:
- đếm ngày và ngày báo cáo
- thẻ chứng khoán
- nguồn tài liệu
- vị trí chứng khoán
- UOM
- người dùng
- lý do
- phê duyệt
- giao dịch trễ
Nếu khoảng cách tương tự tiếp tục quay trở lại, vấn đề có thể không phải là lượng hàng tồn kho.
Đó có thể là điểm giới hạn, đường di chuyển hoặc quy trình làm việc sau khi lấy hàng.
Để biết mô hình mất hàng rộng hơn, hãy đọc tại sao hàng vẫn bị thiếu ngay cả khi có AutoCount. Nếu sự cố hiện đang diễn ra thì có thể cần có hệ thống kho hàng và hàng tồn kho để kiểm soát chuyển động trước lần đếm tiếp theo.
Đọc [tại sao việc điều chỉnh hàng tồn kho lại che giấu vấn đề](/blog/stock- adjustmentments-hide-the-problem), sử dụng danh sách kiểm tra hàng tồn kho bị thiếu hoặc yêu cầu Result Marketing kiểm tra quy trình làm việc trong kho của bạn.