Mengapa Akun Terus Mengejar Penjualan Dan Gudang
Akun sering kali menjadi tim yang diminta semua orang.
Apakah bagian penjualan menjanjikan pengiriman lebih awal kepada pelanggan ini?
Apakah gudang mengirimkan jumlah penuh?
Apakah kekurangannya disepakati?
Apakah pesanan ini siap untuk ditagih?
Mengapa pelanggan meminta nota kredit?
Mengapa pergerakan stok tidak sesuai dengan sales order?
Tampaknya bagian keuangan mengoordinasikan bisnis.
Namun sering kali, pendanaan hanya sekedar mengisi kesenjangan.
Penjualan memiliki janji pelanggan. Gudang memiliki pergerakan fisik. Keuangan memerlukan catatan akhir untuk diperiksa, diposting, direkonsiliasi, dan dilaporkan.
Ketika penjualan dan gudang tidak berbagi jejak status yang terlihat, akun menjadi jembatannya.
Begitulah tim keuangan antara gudang dan penjualan menjadi sistem alur kerja tidak resmi.
Itu bukan masalah keuangan.
Ini adalah masalah serah terima yang hilang.
Keuangan Adalah Pos Pemeriksaan, Bukan Jembatan
Keuangan mempunyai peran yang jelas.
Tim harus:
- periksa dokumen;
- konfirmasi kebijakan penagihan;
- memposting transaksi dengan benar;
- menangani nota kredit dan penyesuaiannya;
- merekonsiliasi pembayaran;
- menyiapkan laporan;
- mendukung penutupan akhir bulan;
- tandai pengecualian yang memerlukan persetujuan.
Keuangan bisa menjadi titik kontrol.
Mungkin perlu mengajukan pertanyaan ketika pengecualian mempengaruhi penagihan, nota kredit, penagihan, pajak, atau pelaporan.
Namun keuangan tidak boleh menjadi pengumpul status harian antara penjualan dan gudang.
Jika akun harus terus menanyakan kedua tim apa yang terjadi sebelum dapat menagih, penyerahannya tidak cukup terlihat.
Mengapa Akun Menjadi Messenger Default
Akun menjadi pembawa pesan karena tim pertama yang merasakan kontradiksi.
Penjualan mungkin mengatakan pelanggan dikonfirmasi.
Gudang mungkin mengatakan stok terbatas, pengiriman sebagian, atau barang dikembalikan.
Pelanggan dapat meminta faktur, laporan, nota kredit, atau pembaruan pengiriman.
AutoCount dapat menyimpan dokumen atau status akuntansi, bergantung pada pengaturannya, namun AutoCount tidak dapat memutuskan kepemilikan bisnis yang hilang dengan sendirinya.
Jadi akun bertanya kepada semua orang:
- Apakah pesanan sudah dikonfirmasi?
- Apakah stok tersedia?
- Apakah item ini dipilih?
- Apakah pengiriman sudah selesai?
- Apakah pengiriman sebagian ini harus ditagih?
- Apakah pelanggan menerima atau menolak barang?
- Haruskah ini menjadi nota kredit?
Pertanyaan-pertanyaan ini tidak selalu merupakan pertanyaan akuntansi.
Itu adalah pertanyaan serah terima.
Siapa yang Harus Memiliki Serah Terima Gudang Penjualan?
Cara mengatasinya jangan membuat akun mengejar lebih cepat.
Cara mengatasinya adalah dengan menetapkan kepemilikan sebelum bagian keuangan menerima catatannya.
| Status | Pemilik | Keuangan harus menerima |
|---|---|---|
| pesanan pelanggan dikonfirmasi | penjualan | detail pesanan yang dikonfirmasi dan perubahan yang disetujui |
| harga atau kuantitas berubah | penjualan dengan persetujuan pemilik | catatan perubahan yang disetujui |
| stok tersedia atau pendek | pemilik gudang atau inventaris | status tersedia, dipesan, atau kekurangan |
| pengambilan selesai | gudang | pilihan penuh, pilihan sebagian atau tidak dipilih |
| pengiriman selesai | gudang atau pengiriman | status terkirim, sebagian, gagal atau dikembalikan |
| keputusan pengiriman parsial | bernama pemilik pengecualian dengan aturan penagihan | tagih sekarang, tahan penagihan, atau bagi tagihan |
| pengembalian pelanggan diterima | pemilik gudang atau pengembalian | diterima, ditolak, atau menunggu pemeriksaan |
| catatan siap penagihan | alur kerja operasi | siap untuk pemeriksaan keuangan dan posting |
Tabel ini tidak perlu rumit.
Tapi itu pasti ada di suatu tempat.
Jika setiap jawaban tinggal di WhatsApp, memori atau catatan kertas, keuangan akan terus mengejar.
WhatsApp Dengan Sendirinya Bukan Catatan Status Terkendali
WhatsApp berguna untuk komunikasi cepat.
Biasanya catatan serah terima saja tidak cukup.
Pesan terkubur.
Foto dikirim tanpa referensi pesanan.
Penjualan memperbarui pelanggan tetapi lupa memperbarui gudang.
Balasan gudang di grup tetapi keuangan tidak ditandai.
Ada yang bilang "sudah terkirim" tanpa menyebutkan apakah jumlah lengkap sudah terkirim.
Ada yang bilang "faktur dulu" tanpa mencatat siapa yang menyetujuinya.
Di akhir bulan, bagian keuangan harus mencari percakapan dan menanyakan apa yang sebenarnya terjadi.
Kemudian akun terlihat lambat.
Namun serah terimanya tidak terkendali pada saat pekerjaan berlangsung.
Penyerahan Harus Terjadi Sebelum Penagihan
Alur kerja yang sehat tidak menunggu akun menemukan masalahnya.
Sebelum bagian keuangan menerima instruksi penagihan, pesanan harus sudah memiliki:
- permintaan pelanggan yang dikonfirmasi;
- kuantitas dan harga yang disetujui;
- ketersediaan stok yang jelas;
- status pengambilan dan pengiriman;
- kekurangan atau nota pengiriman sebagian;
- status pengembalian atau penolakan;
- keputusan penagihan;
- pemilik pengecualian.
Keuangan kemudian dapat memeriksa dan memposting.
Tidak perlu merekonstruksi operasinya.
Ini juga melindungi AutoCount.
AutoCount harus menerima catatan akuntansi atau stok yang bersih, tergantung pada pengaturannya, bukan argumen yang belum selesai antar departemen.
Ini Berbeda dengan Ketidakcocokan Pelaporan
Masalah ini mirip dengan ketidakcocokan pelaporan, namun tidak sama.
Ketidakcocokan pelaporan menanyakan:
“Mengapa laporan penjualan, stok, dan akuntansi menunjukkan angka yang berbeda?”
Masalah jembatan keuangan menanyakan:
"Mengapa akun perlu menanyakan bagian penjualan dan gudang apa yang terjadi sebelum dapat melakukan tugasnya?"
Permasalahan pertama adalah mengenai definisi, dokumen dan waktu pelaporan.
Masalah ini adalah tentang kepemilikan dan serah terima.
Jika masalah utama Anda adalah angka-angka yang tidak setuju, baca [mengapa angka penjualan, stok, dan akuntansi tidak setuju](/blog/mengapa-penjualan-saham-dan-angka-akuntansi-tidak setuju).
Jika masalah utama Anda adalah akun yang mengejar orang setiap hari, perbaiki handoffnya terlebih dahulu.
Ini Lebih Luas Dari Masalah Pesanan Pengiriman
Terkadang masalah tersebut muncul sebagai masalah pengiriman hingga penagihan.
Misalnya barang sudah terkirim tapi penagihannya menunggu.
Jika penyerahannya khusus dari pengiriman ke akun, lihat pengiriman ke penagihan AutoCount.
Ini adalah masalah nyata dan harus diperbaiki. Jika itu masalah utama Anda, baca mengapa pesanan pengiriman hilang antara pengiriman dan penagihan.
Namun permasalahan jembatan keuangan lebih luas.
Hal ini bisa terjadi sebelum pengiriman, saat pengambilan, setelah pengiriman, saat pengembalian, saat nota kredit, atau sebelum pengiriman AutoCount.
Tempat dimana ekspektasi penjualan dan realitas gudang tidak terhubung dapat menarik akun ke tengah-tengah.
Seperti Apa Alur Kerja yang Lebih Sehat
Alur kerja yang lebih sehat memiliki tahapan yang jelas.
- Penjualan mengkonfirmasi pesanan pelanggan dan mencatat perubahan.
- Gudang memeriksa ketersediaan dan cadangan atau menandai kekurangan.
- Status pengambilan diperbarui berdasarkan pesanan.
- Status pengiriman diperbarui menjadi lengkap, sebagian, gagal, atau dikembalikan.
- Pengecualian diberikan kepada pemilik.
- Kesiapan penagihan ditandai hanya ketika aturan yang disepakati telah dipenuhi.
- Bagian Keuangan menerima catatan siap pakai dan memeriksanya.
- AutoCount diperbarui dengan dokumen yang benar.
Ini tidak berarti setiap UKM membutuhkan ERP yang besar.
Artinya, bisnis memerlukan satu jalur operasional bersama sebelum bagian keuangan diharapkan menghasilkan angka yang bersih.
Alur kerja tersebut dapat menggunakan CRM dan sistem tindak lanjut penjualan, sistem inventaris dan gudang, integrasi AutoCount, atau lapisan alur kerja internal yang lebih kecil.
Prinsipnya sama.
Keuangan tidak boleh menjadi sistem yang hilang.
Audit Sederhana Untuk Masalah Ini
Anda dapat menguji apakah akun telah menjadi jembatan dengan menanyakan:
- Apakah akun menanyakan bagian penjualan apakah pesanan telah dikonfirmasi?
- Apakah akun menanyakan gudang apakah barang sudah dikirim?
- Apakah akun perlu memeriksa WhatsApp sebelum melakukan penagihan?
- Apakah akun menahan invoice karena status pengiriman tidak jelas?
- Apakah akun mengetahui tentang pengembalian setelah pelanggan mengajukan keluhan?
- Apakah akun mengejar penjualan dan gudang untuk pesanan yang sama?
- Apakah pemilik meminta pembiayaan untuk status operasional karena tidak ada orang lain yang memilikinya?
- Apakah penagihan bergantung pada ingatan seseorang yang berpengalaman di bidang keuangan?
Jika jawabannya adalah ya untuk beberapa pertanyaan di atas, tim keuangan Anda mungkin bukan masalahnya.
Serah terima gudang penjualan Anda mungkin hilang.
Pertanyaan Umum
Mengapa akun terus mengejar penjualan dan gudang?
Karena akun memerlukan catatan akhir yang bersih untuk penagihan, posting, rekonsiliasi, dan pelaporan. Ketika penjualan dan gudang tidak berbagi jejak status yang jelas, akun harus mengejar kedua belah pihak untuk memahami apa yang terjadi.
Siapa yang harus memiliki kendali antara penjualan dan gudang?
Penjualan harus memiliki janji pelanggan dan perubahan pesanan. Gudang atau operasi harus memiliki status stok, pengambilan, pengiriman dan pengembalian. Pemilik pengecualian yang disebutkan harus memutuskan kasus kekurangan, pengiriman sebagian, atau penahanan. Bagian keuangan harus menerima catatan siap penagihan yang jelas.
Haruskah bagian keuangan menyetujui kesiapan penagihan atau status pengejaran?
Keuangan dapat menjadi titik kontrol untuk kebijakan penagihan dan pengecualian, namun keuangan tidak boleh menjadi pengumpul harian status penjualan dan gudang. Alur kerja harus menunjukkan apakah catatan sudah siap sebelum mencapai pendanaan.
Bisakah AutoCount memperbaiki masalah ini?
AutoCount dapat merekam dokumen, informasi akuntansi dan stok tergantung pada pengaturan. Namun pihaknya tidak dapat memutuskan sendiri hilangnya kepemilikan serah terima. Bisnis memerlukan status alur kerja yang jelas sebelum memposting atau menyinkronkan.
Apakah ini masalah manusia atau masalah sistem?
Ini biasanya merupakan masalah alur kerja. Staf yang baik masih kesulitan ketika status pesanan, status pengiriman, pengecualian, pengembalian, dan kesiapan penagihan tidak dicatat dengan jelas.
Apa yang Harus Dilakukan Selanjutnya
Jika akun tetap bertindak sebagai jembatan antara penjualan dan gudang, jangan mulai dengan meminta keuangan untuk mengejar lebih cepat.
Telusuri satu pesanan baru-baru ini yang memerlukan banyak tindak lanjut.
Temukan di mana statusnya menjadi tidak jelas.
Apakah itu konfirmasi pelanggan?
Reservasi stok?
Pemetikan?
Pengiriman?
Pemenuhan sebagian?
Kembali?
Kesiapan penagihan?
Kemudian putuskan siapa yang harus memperbarui status tersebut sebelum bagian keuangan terlibat.
Result Marketing membantu UKM membangun alur kerja penjualan-gudang-keuangan sehingga akun dapat fokus pada keuangan daripada mengejar jawaban operasional sehari-hari.