Tại sao tài khoản tiếp tục theo đuổi doanh số bán hàng và kho hàng
Tài khoản thường trở thành đội mà mọi người yêu cầu.
Bộ phận bán hàng có hứa giao hàng sớm cho khách hàng này không?
Kho đã gửi đủ số lượng chưa?
Sự thiếu hụt có được đồng ý không?
Đơn hàng này đã sẵn sàng để xuất hóa đơn chưa?
Tại sao khách hàng lại yêu cầu giấy báo có?
Tại sao biến động hàng tồn kho không khớp với lệnh bán?
Có vẻ như tài chính đang điều phối hoạt động kinh doanh.
Nhưng thông thường, tài chính chỉ lấp đầy khoảng trống.
Bán hàng sở hữu lời hứa của khách hàng. Kho sở hữu sự chuyển động vật lý. Tài chính cần hồ sơ cuối cùng để kiểm tra, đăng bài, đối chiếu và báo cáo.
Khi doanh số bán hàng và kho hàng không chia sẻ dấu vết trạng thái hiển thị, tài khoản sẽ trở thành cầu nối.
Đó là cách mà nhóm tài chính giữa kho và bán hàng trở thành hệ thống quy trình làm việc không chính thức.
Đó không phải là vấn đề tài chính.
Đó là một vấn đề chuyển giao bị thiếu.
Tài chính là trạm kiểm soát, không phải cầu nối
Tài chính có vai trò rõ ràng.
Đội nên:
- kiểm tra tài liệu;
- xác nhận chính sách thanh toán;
- đăng giao dịch chính xác;
- xử lý các ghi chú tín dụng và điều chỉnh;
- đối chiếu các khoản thanh toán;
- chuẩn bị báo cáo;
- hỗ trợ đóng cuối tháng;
- gắn cờ các trường hợp ngoại lệ cần phê duyệt.
Tài chính có thể là một điểm kiểm soát.
Nó có thể cần đặt câu hỏi khi một ngoại lệ ảnh hưởng đến việc thanh toán, giấy báo có, thu nợ, thuế hoặc báo cáo.
Nhưng tài chính không nên là người thu thập trạng thái hàng ngày giữa doanh số bán hàng và kho hàng.
Nếu các tài khoản phải liên tục hỏi cả hai đội điều gì đã xảy ra trước khi có thể lập hóa đơn thì việc chuyển giao sẽ không đủ rõ ràng.
# Tại sao tài khoản trở thành Messenger mặc định
Tài khoản trở thành người đưa tin vì chính đội đầu tiên cảm nhận được sự mâu thuẫn.
Doanh số bán hàng có thể nói khách hàng đã xác nhận.
Kho có thể thông báo thiếu hàng, giao hàng một phần hoặc hàng bị trả lại.
Khách hàng có thể yêu cầu hóa đơn, sao kê, giấy báo có hoặc cập nhật giao hàng.
AutoCount có thể giữ trạng thái tài liệu hoặc kế toán, tùy thuộc vào thiết lập nhưng không thể tự mình quyết định việc thiếu quyền sở hữu doanh nghiệp.
Vì vậy, tài khoản hỏi mọi người:
- Đơn hàng đã được xác nhận chưa?
- Hàng có sẵn không?
- Món đồ này đã được chọn chưa?
- Giao hàng xong chưa?
- Việc giao hàng một phần này có nên được lập hóa đơn không?
- Khách hàng chấp nhận hay từ chối nhận hàng?
- Cái này có nên trở thành giấy báo có không?
Những câu hỏi này không phải lúc nào cũng là câu hỏi kế toán.
Chúng là những câu hỏi chuyển tiếp.
# Ai Nên Sở Hữu Việc Bàn Giao Kho-Bán Hàng?
Cách khắc phục không phải là để đuổi tài khoản nhanh hơn.
Cách khắc phục là chuyển nhượng quyền sở hữu trước khi bộ phận tài chính nhận được hồ sơ.
| Trạng thái | Chủ sở hữu | Tài chính nên nhận |
|---|---|---|
| đơn hàng của khách hàng đã được xác nhận | bán hàng | xác nhận chi tiết đơn hàng và những thay đổi đã được thống nhất |
| giá hoặc số lượng thay đổi | bán hàng có chủ sở hữu phê duyệt | hồ sơ thay đổi được phê duyệt |
| hàng có sẵn hoặc thiếu | chủ kho hoặc hàng tồn kho | tình trạng sẵn có, dự trữ hoặc thiếu hụt |
| chọn xong | kho | chọn toàn bộ, chọn một phần hoặc không chọn |
| giao hàng hoàn thành | kho hoặc điều phối | trạng thái đã giao, một phần, không thành công hoặc trả lại |
| quyết định giao hàng một phần | chủ sở hữu ngoại lệ được đặt tên với quy tắc thanh toán | thanh toán ngay, giữ thanh toán hoặc chia thanh toán |
| khách hàng chấp nhận trả lại | chủ kho hoặc trả lại | được chấp nhận, bị từ chối hoặc đang chờ kiểm tra |
| hồ sơ sẵn sàng thanh toán | quy trình hoạt động | sẵn sàng kiểm tra tài chính và đăng bài |
Bảng này không cần phải phức tạp.
Nhưng nó phải tồn tại ở đâu đó.
Nếu mọi câu trả lời đều tồn tại trong WhatsApp, bộ nhớ hoặc ghi chú trên giấy, tài chính sẽ tiếp tục theo đuổi.
# Bản thân WhatsApp không phải là bản ghi trạng thái được kiểm soát
WhatsApp rất hữu ích để liên lạc nhanh chóng.
Bản thân nó thường không đủ như một bản ghi bàn giao chính thức.
Tin nhắn bị chôn vùi.
Hình ảnh được gửi mà không có tài liệu tham khảo thứ tự.
Sales cập nhật khách hàng nhưng quên cập nhật kho.
Kho trả lời trong một nhóm nhưng tài chính không được gắn thẻ.
Có người nói "đã gửi" mà không cho biết đã gửi đầy đủ số lượng hay chưa.
Có người nói "hóa đơn trước" mà không ghi lại ai đã phê duyệt.
Vào cuối tháng, bộ phận tài chính phải tìm kiếm các cuộc trò chuyện và hỏi mọi người xem chuyện gì đã thực sự xảy ra.
Sau đó, tài khoản có vẻ chậm.
Nhưng việc bàn giao không được kiểm soát khi công việc diễn ra.
# Việc chuyển giao sẽ diễn ra trước khi thanh toán
Quy trình làm việc lành mạnh không chờ đợi các tài khoản phát hiện ra vấn đề.
Trước khi bộ phận tài chính nhận được hướng dẫn thanh toán, đơn đặt hàng phải có sẵn:
- xác nhận yêu cầu của khách hàng;
- Số lượng và giá được phê duyệt;
- sẵn có hàng tồn kho rõ ràng;
- tình trạng chọn và giao hàng;
- phiếu giao hàng thiếu hoặc một phần;
- trạng thái trả lại hoặc từ chối;
- quyết định thanh toán;
- chủ sở hữu ngoại lệ.
Tài chính sau đó có thể kiểm tra và đăng bài.
Nó không cần phải xây dựng lại hoạt động.
Điều này cũng bảo vệ AutoCount.
AutoCount phải nhận được hồ sơ kế toán hoặc chứng khoán rõ ràng, tùy thuộc vào cách thiết lập chứ không phải là cuộc tranh luận chưa hoàn thành giữa các phòng ban.
# Điều này khác với báo cáo không khớp
Vấn đề này gần giống với việc báo cáo không khớp, nhưng nó không giống nhau.
Báo cáo không khớp hỏi:
"Tại sao các báo cáo bán hàng, chứng khoán và kế toán lại hiển thị những con số khác nhau?"
Bài toán cầu tài chính đặt ra câu hỏi:
"Tại sao các tài khoản cần phải hỏi bộ phận bán hàng và kho hàng xem chuyện gì đã xảy ra trước khi có thể thực hiện công việc của mình?"
Vấn đề đầu tiên là về định nghĩa, tài liệu và thời gian báo cáo.
Vấn đề này liên quan đến quyền sở hữu và chuyển giao.
Nếu vấn đề chính của bạn là các con số không đồng ý, hãy đọc tại sao số lượng bán hàng, chứng khoán và kế toán không đồng ý.
Nếu vấn đề chính của bạn là tài khoản theo đuổi mọi người hàng ngày, trước tiên hãy khắc phục sự cố chuyển giao.
# Vấn đề này rộng hơn vấn đề về đơn hàng giao hàng
Đôi khi sự cố xuất hiện dưới dạng sự cố từ khâu giao hàng đến khâu thanh toán.
Ví dụ: hàng đã được gửi nhưng hóa đơn đang chờ.
Nếu việc chuyển giao cụ thể là từ giao hàng đến tài khoản, hãy xem giao hàng đến thanh toán AutoCount.
Đó là một vấn đề thực sự và nó cần được khắc phục. Nếu đó là vấn đề chính của bạn, hãy đọc tại sao đơn hàng giao hàng bị thất lạc giữa thời điểm gửi hàng và thanh toán.
Nhưng vấn đề cầu nối tài chính còn rộng hơn.
Nó có thể xảy ra trước khi giao hàng, trong khi lấy hàng, sau khi giao hàng, trong khi trả lại, trong ghi chú tín dụng hoặc trước khi đăng AutoCount.
Bất kỳ nơi nào mà kỳ vọng về doanh số bán hàng và thực tế kho hàng không được kết nối với nhau đều có thể kéo tài khoản vào giữa.
# Quy trình làm việc lành mạnh hơn trông như thế nào
Một quy trình làm việc lành mạnh hơn có các giai đoạn rõ ràng.
- Bộ phận bán hàng xác nhận đơn hàng của khách hàng và ghi lại những thay đổi.
- Kho kiểm tra tình trạng sẵn có và dự trữ hoặc thiếu cờ.
- Trạng thái lấy hàng được cập nhật theo đơn hàng.
- Trạng thái giao hàng được cập nhật là hoàn thành, một phần, không thành công hoặc bị trả lại.
- Các trường hợp ngoại lệ được gán cho chủ sở hữu.
- Sự sẵn sàng thanh toán chỉ được đánh dấu khi đáp ứng được quy tắc đã thỏa thuận.
- Tài chính nhận hồ sơ sẵn sàng và kiểm tra nó.
- AutoCount được cập nhật với tài liệu chính xác.
Điều này không có nghĩa là mọi SME đều cần ERP lớn.
Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp cần có một lộ trình hoạt động chung trước khi bộ phận tài chính dự kiến sẽ công bố những con số rõ ràng.
Quy trình làm việc đó có thể sử dụng CRM và hệ thống theo dõi bán hàng, hệ thống kho hàng và hàng tồn kho, Tích hợp AutoCount hoặc một lớp quy trình làm việc nội bộ nhỏ hơn.
Nguyên tắc là như nhau.
Tài chính không nên là hệ thống còn thiếu.
# Kiểm tra đơn giản cho vấn đề này
Bạn có thể kiểm tra xem tài khoản có trở thành cầu nối hay không bằng cách hỏi:
- Tài khoản có hỏi doanh số xem đơn hàng có được xác nhận không?
- Tài khoản có hỏi kho hàng đã giao chưa?
- Tài khoản có cần kiểm tra WhatsApp trước khi thanh toán không?
- Tài khoản có bị giữ hóa đơn vì trạng thái giao hàng không rõ ràng?
- Tài khoản có biết được việc trả lại hàng sau khi khách hàng khiếu nại không?
- Các tài khoản có theo đuổi cả doanh số và kho cho cùng một đơn hàng không?
- Chủ sở hữu có xin tài chính để duy trì tình trạng hoạt động vì không có ai khác có?
- Việc thanh toán có phụ thuộc vào trí nhớ của một người tài chính có kinh nghiệm không?
Nếu câu trả lời là có cho một vài trong số này thì nhóm tài chính của bạn có thể không phải là vấn đề.
Bản chuyển giao kho bán hàng của bạn có thể bị thiếu.
Câu hỏi thường gặp
# Tại sao tài khoản cứ chạy theo doanh số và kho hàng?
Bởi vì các tài khoản cần có hồ sơ cuối cùng rõ ràng để thanh toán, đăng bài, đối chiếu và báo cáo. Khi doanh số bán hàng và kho hàng không có chung đường dẫn trạng thái rõ ràng, các tài khoản phải theo đuổi cả hai bên để hiểu chuyện gì đã xảy ra.
# Ai sẽ là người nắm giữ sự chuyển giao giữa doanh thu và kho hàng?
Bán hàng nên sở hữu lời hứa của khách hàng và thay đổi đơn đặt hàng. Kho hoặc hoạt động phải sở hữu trạng thái tồn kho, lấy hàng, giao hàng và trả lại. Chủ sở hữu ngoại lệ được đặt tên sẽ quyết định các trường hợp thiếu hụt, giao hàng một phần hoặc giữ lại. Bộ phận tài chính sẽ nhận được hồ sơ sẵn sàng thanh toán rõ ràng.
# Bộ phận tài chính nên phê duyệt trạng thái sẵn sàng thanh toán hay theo đuổi?
Tài chính có thể là điểm kiểm soát chính sách thanh toán và các trường hợp ngoại lệ, nhưng nó không phải là cơ quan thu thập doanh thu và tình trạng kho hàng hàng ngày. Quy trình làm việc phải cho biết liệu bản ghi đã sẵn sàng hay chưa trước khi đến tay tài chính.
# AutoCount có thể khắc phục được vấn đề này không?
AutoCount có thể ghi lại thông tin tài liệu, kế toán và chứng khoán tùy theo thiết lập. Nhưng nó không thể tự mình quyết định quyền sở hữu chuyển giao còn thiếu. Doanh nghiệp cần trạng thái quy trình làm việc rõ ràng trước khi đăng hoặc đồng bộ hóa.
# Đây là vấn đề về con người hay vấn đề về hệ thống?
Nó thường là một vấn đề quy trình làm việc. Nhân viên giỏi vẫn gặp khó khăn khi tình trạng đơn hàng, tình trạng giao hàng, các trường hợp ngoại lệ, trả lại và sẵn sàng thanh toán không được ghi chép rõ ràng.
# Phải làm gì tiếp theo
Nếu tài khoản tiếp tục đóng vai trò là cầu nối giữa doanh số bán hàng và kho hàng, đừng bắt đầu bằng cách yêu cầu tài chính theo đuổi nhanh hơn.
Theo dõi một đơn hàng gần đây cần nhiều lần theo dõi.
Tìm nơi tình trạng trở nên không rõ ràng.
Đó có phải là sự xác nhận của khách hàng?
Dự trữ cổ phiếu?
Chọn?
Vận chuyển?
Thực hiện một phần?
Trở lại?
Sẵn sàng thanh toán?
Sau đó quyết định ai sẽ cập nhật trạng thái đó trước khi liên quan đến tài chính.
Result Marketing giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ xây dựng quy trình bán hàng-kho-tài chính này để các tài khoản có thể tập trung vào tài chính thay vì theo đuổi các câu trả lời hoạt động hàng ngày.