Mengapa Tim Anda Masih Menggunakan Excel Setelah Membeli Sistem
Anda membeli sebuah sistem.
Tim Anda memiliki login.
Laporannya ada di sana.
Namun staf masih menggunakan Excel.
Ada satu file untuk pesanan. Satu untuk stok. Satu untuk tindak lanjut. Satu untuk komisi. Satu untuk "laporan sebenarnya".
Jangan perlakukan spreadsheet sebagai bukti bahwa sistem gagal.
Perlakukan spreadsheet sebagai bukti.
Ini menunjukkan keputusan, bidang, pengecualian, atau laporan mana yang masih belum memiliki jalur yang baik dalam sistem.
Excel Bukan Masalah Utama
Excel berguna.
Tidak masalah untuk pemeriksaan cepat. Tidak masalah untuk laporan satu kali. Tidak apa-apa ketika seseorang perlu menguji sebuah ide.
Excel menjadi risiko ketika menjadi catatan utama untuk stok, pesanan, penagihan, komisi, tindak lanjut, atau persetujuan.
Itu berarti staf lebih mempercayai Excel daripada sistemnya.
Jika hal itu terjadi, jangan mulai dengan melarang Excel.
Mulailah dengan menanyakan mengapa file tersebut masih ada.
Bayangan Excel Setelah Go-Live
Shadow Excel setelah go-live adalah hal biasa.
Ini adalah file Excel yang berada di samping sistem resmi.
Ini sering melacak pekerjaan sehari-hari, seperti:
- urutan mana yang harus dipilih terlebih dahulu
- pelanggan mana yang membutuhkan panggilan
- stok mana yang dicadangkan
- pemasok mana yang terlambat
- barang mana yang mempunyai harga khusus
- pengiriman mana yang tertunda
- komisi mana yang benar
- laporan mana yang diinginkan bos
Sistem dapat mencatat transaksi terakhir.
Namun Excel mungkin melacak pekerjaan sebelum, di antara, atau setelah langkah tersebut.
Itulah celah yang perlu diperiksa.
Kolom Menunjukkan Apa yang Terlewatkan Sistem
Lihatlah kolom staf yang ditambahkan di Excel.
Mereka sering kali menunjukkan alur kerja yang terlewat.
Anda mungkin melihat kolom seperti:
- stok yang dipesan
- pengiriman sebagian
- penangguhan kredit
- pesanan mendesak
- barang rusak
- harga khusus
- tanggal pengiriman yang dijanjikan
- catatan tindak lanjut pelanggan
- alasan keterlambatan pemasok
Kolom-kolom ini tidak acak.
Mereka menunjukkan apa yang perlu diketahui staf untuk menyelesaikan pekerjaan.
Jika sistem tidak menyimpan data ini, staf akan menyimpan spreadsheet tersebut.
Staf Menggunakan Excel Saat Mereka Tidak Mempercayai Suatu Bidang
Kepercayaan data sering kali rusak di satu tempat yang jelas.
Ini mungkin:
- jumlah stok
- nama pelanggan
- kode barang
- harga
- status pembayaran
- status pengiriman
- status persetujuan
Jika salah satu field sering salah, staf membuat cadangan.
Cadangan itu menjadi Excel.
Jadi pertanyaan kuncinya bukanlah, "Mengapa mereka menggunakan Excel?"
Pertanyaan yang lebih baik adalah:
Bidang mana yang mereka perbaiki di Excel?
Di sinilah audit alur kerja harus dimulai.
Ekspor Laporan Menunjukkan Kesenjangan Pelaporan
Beberapa staf mengekspor laporan yang sama setiap minggu.
Kemudian mereka membangunnya kembali di Excel.
Itu tidak berarti mereka menyukai Excel.
Itu berarti ada sesuatu yang hilang dalam laporan sistem.
Mungkin pemiliknya menginginkan penjualan berdasarkan staf dan jenis pelanggan.
Mungkin gudang butuh stok cadangan, bukan sekedar penghitungan stok.
Mungkin akun memerlukan penagihan yang tertunda berdasarkan status pengiriman.
Jika ekspor laporan yang sama diperbaiki secara manual berulang kali, sistem mungkin memerlukan laporan atau dasbor yang lebih baik.
Excel Menjadi Jembatan Integrasi
Excel juga muncul ketika sistem tidak digabungkan dengan baik.
Misalnya:
- pesanan penjualan berada dalam satu sistem
- stok ada di sistem lain
- status pengiriman dalam WhatsApp
- akun dalam AutoCount
- tindak lanjut pelanggan ada di lembar tenaga penjualan
Seseorang harus bergabung dengan datanya.
Jika sistem tidak melakukannya, staf melakukannya di Excel.
Spreadsheet menjadi jembatan integrasi.
Itu adalah tanda peringatan.
Manajemen Dapat Menjaga Excel Tetap Hidup
Terkadang pemilik memberitahu staf untuk menggunakan sistem tersebut.
Namun setiap minggu, manajemen meminta laporan Excel.
Jadi staf belajar bahwa keluaran sebenarnya adalah Excel.
Mereka memperbarui sistem karena mereka harus.
Mereka memperbarui Excel karena itulah yang dibaca oleh manajemen.
Jika atasan terus meminta Excel, staf akan menganggap Excel sebagai laporan sebenarnya.
Apa yang Harus Diperiksa Dalam Audit Spreadsheet
Jangan hapus spreadsheet terlebih dahulu.
Audit mereka.
Audit spreadsheet memeriksa alasan setiap file ada.
Itu terlihat pada:
- siapa pemilik file tersebut
- siapa yang membacanya
- keputusan apa yang didukungnya
- dari mana data tersebut berasal
- sistem mana yang harus memiliki data tersebut
- kolom mana yang hilang dari sistem
- kolom mana yang ada tetapi tidak dipercaya
- siapa yang dapat mengubah file
- apa yang rusak jika pemilik file sedang pergi
- apakah itu menyimpan data harga, pelanggan, penggajian, atau komisi
Hal ini menunjukkan permasalahan sebenarnya.
Beberapa file tidak berbahaya.
Beberapa file berisiko.
Beberapa menunjukkan laporan yang hilang.
Beberapa menunjukkan alur kerja yang rusak.
Beberapa menunjukkan data yang memerlukan kontrol lebih ketat.
Empat Hasil Setelah Audit
Tidak semua spreadsheet harus dihapus dengan cara yang sama.
Setelah audit, sebagian besar file memiliki satu dari empat hasil.
1. Simpan untuk pemeriksaan cepat
Beberapa file Excel hanya digunakan untuk pekerjaan satu kali.
Mereka mungkin tidak perlu menjadi bagian dari sistem.
2. Ubah menjadi laporan sistem
Jika staf menyusun kembali laporan yang sama setiap minggu, buatlah laporan yang tepat.
3. Gantikan dengan perubahan alur kerja
Jika file melacak persetujuan, pekerjaan yang tertunda, stok yang dipesan, atau tindak lanjut, sistem mungkin memerlukan perubahan alur kerja.
4. Kontrol sampai celahnya diperbaiki
Beberapa file tidak dapat hilang hari ini.
Namun mereka memerlukan pemilik, kontrol akses, dan rencana untuk menghapus atau menggantinya.
Apa Artinya Bagi Sistem Anda
Jika tim Anda masih menggunakan Excel setelah membeli sistem, jangan menebak-nebak.
Ikuti spreadsheetnya.
Ini mungkin menunjukkan bidang yang hilang.
Ini mungkin menunjukkan kesenjangan laporan.
Ini mungkin menunjukkan masalah kepercayaan.
Ini mungkin menunjukkan bahwa penjualan, stok, pengiriman, akun, dan CRM tidak digabungkan dengan cukup baik.
Audit alur kerja dimulai saat pekerjaan sebenarnya masih dilakukan.
Seringkali, tempat tersebut adalah spreadsheet di samping sistem.
Baca biaya sebenarnya dari Excel, tinjau mengapa ERP yang mahal tidak digunakan, periksa mengapa ERP dibuat tetapi tidak ada yang menggunakannya, atau minta kami memeriksa alur kerja di balik bayangan Anda spreadsheet.
Pesan Audit Sistem