Tại sao nhóm của bạn vẫn sử dụng Excel sau khi mua hệ thống
Bạn đã mua một hệ thống.
Nhóm của bạn có thông tin đăng nhập.
Các báo cáo ở đó.
Nhưng nhân viên vẫn sử dụng Excel.
Có một tập tin cho các đơn đặt hàng. Một cho cổ phiếu. Một để theo dõi. Một cho hoa hồng. Một cho "báo cáo thực sự."
Đừng coi bảng tính là bằng chứng cho thấy hệ thống bị lỗi.
Hãy coi bảng tính như bằng chứng.
Nó cho thấy quyết định, lĩnh vực, ngoại lệ hoặc báo cáo nào vẫn chưa có đường dẫn tốt trong hệ thống.
# Excel không phải là vấn đề chính
Excel rất hữu ích.
Nó là tốt để kiểm tra nhanh chóng. Nó là tốt cho các báo cáo một lần. Sẽ ổn thôi khi ai đó cần thử nghiệm một ý tưởng.
Excel trở thành rủi ro khi nó trở thành bản ghi chính về hàng tồn kho, đơn đặt hàng, thanh toán, hoa hồng, theo dõi hoặc phê duyệt.
Điều đó có nghĩa là nhân viên tin tưởng Excel hơn hệ thống.
Khi điều đó xảy ra, đừng bắt đầu bằng việc cấm Excel.
Bắt đầu bằng cách hỏi tại sao tập tin vẫn tồn tại.
# Shadow Excel sau khi Go-Live
Bóng Excel sau khi go-live là chuyện bình thường.
Đó là tệp Excel nằm bên cạnh hệ thống chính thức.
Nó thường theo dõi công việc hàng ngày, chẳng hạn như:
- chọn thứ tự nào trước
- khách hàng nào cần gọi
- cổ phiếu nào được đặt trước
- nhà cung cấp nào đến trễ
- mặt hàng nào có giá đặc biệt
- giao hàng nào bị trì hoãn
- hoa hồng nào đúng
- báo cáo nào ông chủ muốn
Hệ thống có thể ghi lại giao dịch cuối cùng.
Nhưng Excel có thể theo dõi công việc trước, giữa hoặc sau các bước đó.
Đó là khoảng trống cần kiểm tra.
# Các cột hiển thị những gì hệ thống đã bỏ lỡ
Nhìn vào các cột nhân viên được thêm vào trong Excel.
Họ thường hiển thị quy trình làm việc bị bỏ lỡ.
Bạn có thể thấy các cột như:
- cổ phiếu dự trữ
- giao hàng một phần
- giữ tín dụng
- lệnh khẩn cấp
- hàng bị hư hỏng
- giá đặc biệt
- ngày giao hàng đã hứa
- ghi chú theo dõi khách hàng
- lý do chậm trễ của nhà cung cấp
Các cột này không phải là ngẫu nhiên.
Họ chỉ ra những gì nhân viên cần biết để hoàn thành công việc.
Nếu hệ thống không lưu giữ dữ liệu này thì nhân viên sẽ giữ lại bảng tính.
# Nhân viên sử dụng Excel khi họ không tin tưởng vào một trường nào đó
Niềm tin dữ liệu thường bị phá vỡ ở một nơi rõ ràng.
Nó có thể là:
- số lượng hàng tồn kho
- tên khách hàng
- mã hàng
- giá
- trạng thái thanh toán
- tình trạng giao hàng
- trạng thái phê duyệt
Nếu một trường thường sai, nhân viên sẽ sao lưu.
Bản sao lưu đó trở thành Excel.
Vì vậy, câu hỏi quan trọng không phải là "Tại sao họ sử dụng Excel?"
Câu hỏi hay hơn là:
Họ đang sửa trường nào trong Excel?
Đó là nơi nên bắt đầu quá trình kiểm tra quy trình làm việc.
# Xuất báo cáo cho thấy khoảng cách báo cáo
Một số nhân viên xuất cùng một báo cáo mỗi tuần.
Sau đó, họ xây dựng lại nó trong Excel.
Điều đó không có nghĩa là họ yêu thích Excel.
Nó có nghĩa là báo cáo hệ thống đang thiếu một cái gì đó.
Có thể người chủ muốn bán hàng theo nhân viên và loại khách hàng.
Có thể nhà kho cần hàng dự trữ chứ không chỉ số lượng hàng tồn kho.
Có thể các tài khoản cần thanh toán đang chờ xử lý theo trạng thái giao hàng.
Nếu việc xuất báo cáo giống nhau được sửa đi sửa lại bằng tay thì hệ thống có thể cần một báo cáo hoặc bảng thông tin tốt hơn.
# Excel trở thành cầu nối tích hợp
Excel cũng xuất hiện khi hệ thống không được kết nối tốt.
Ví dụ:
- đơn đặt hàng trong một hệ thống
- hàng tồn kho ở hệ thống khác
- trạng thái giao hàng là WhatsApp
- tài khoản nằm trong AutoCount
- việc theo dõi khách hàng có trong bảng của nhân viên bán hàng
Ai đó phải tham gia dữ liệu.
Hệ thống không làm được thì nhân viên làm bằng Excel.
Bảng tính trở thành cầu nối tích hợp.
Đó là một dấu hiệu cảnh báo.
# Quản lý có thể giữ cho Excel tồn tại
Đôi khi chủ sở hữu yêu cầu nhân viên sử dụng hệ thống.
Nhưng mỗi tuần, ban quản lý đều yêu cầu báo cáo Excel.
Vì vậy nhân viên tìm hiểu đầu ra thực tế là Excel.
Họ cập nhật hệ thống vì họ phải làm vậy.
Họ cập nhật Excel vì đó là những gì ban quản lý đọc.
Nếu sếp cứ đòi Excel thì nhân viên sẽ coi Excel là báo cáo thật.
# Cần kiểm tra những gì trong quá trình kiểm tra bảng tính
Đừng xóa bảng tính trước.
Kiểm tra chúng.
Kiểm tra bảng tính sẽ kiểm tra lý do tại sao mỗi tệp tồn tại.
Nó nhìn vào:
- ai sở hữu tập tin
- ai đọc nó
- quyết định nào nó hỗ trợ
- dữ liệu đến từ đâu
- hệ thống nào sẽ sở hữu dữ liệu
- cột nào bị thiếu trong hệ thống
- cột nào tồn tại nhưng không đáng tin cậy
- ai có thể thay đổi tập tin
- điều gì sẽ xảy ra nếu chủ sở hữu tệp đi vắng
- liệu nó có chứa dữ liệu về giá cả, khách hàng, bảng lương hoặc hoa hồng hay không
Điều này cho thấy vấn đề thực sự.
Một số tập tin là vô hại.
Một số tập tin có rủi ro.
Một số hiển thị một báo cáo bị thiếu.
Một số hiển thị quy trình làm việc bị hỏng.
Một số hiển thị dữ liệu cần kiểm soát chặt chẽ hơn.
# Bốn kết quả sau kiểm toán
Không phải mọi bảng tính đều phải được xóa theo cùng một cách.
Sau khi kiểm tra, hầu hết các hồ sơ đều có một trong bốn kết quả.
# 1. Giữ nó để kiểm tra nhanh
Một số tệp Excel chỉ được sử dụng cho công việc một lần.
Họ có thể không cần phải trở thành một phần của hệ thống.
# 2. Biến thành báo cáo hệ thống
Nếu nhân viên xây dựng lại cùng một báo cáo mỗi tuần, hãy biến nó thành một báo cáo phù hợp.
# 3. Thay thế bằng thay đổi quy trình làm việc
Nếu tệp theo dõi quá trình phê duyệt, công việc đang chờ xử lý, tồn kho dự trữ hoặc hoạt động theo dõi thì hệ thống có thể cần thay đổi quy trình làm việc.
# 4. Kiểm soát cho đến khi khoảng cách được khắc phục
Một số tập tin không thể biến mất ngày hôm nay.
Nhưng chúng cần có chủ sở hữu, quyền kiểm soát quyền truy cập và kế hoạch loại bỏ hoặc thay thế chúng.
# Điều này có ý nghĩa gì đối với hệ thống của bạn
Nếu nhóm của bạn vẫn sử dụng Excel sau khi mua hệ thống, đừng đoán mò.
Theo dõi bảng tính.
Nó có thể hiển thị một trường bị thiếu.
Nó có thể hiển thị một khoảng cách báo cáo.
Nó có thể hiển thị một vấn đề tin cậy.
Nó có thể cho thấy doanh số bán hàng, hàng tồn kho, giao hàng, tài khoản và CRM chưa được kết hợp đủ tốt.
Kiểm tra quy trình công việc bắt đầu khi công việc thực tế vẫn diễn ra.
Rất thường xuyên, nơi đó chính là bảng tính bên cạnh hệ thống.
Đọc chi phí thực của Excel, xem lại lý do ERP đắt tiền không được sử dụng, kiểm tra lý do ERP được xây dựng nhưng không ai sử dụng hoặc yêu cầu chúng tôi kiểm tra quy trình làm việc phía sau bảng tính ẩn của bạn.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*