Mengapa Stok Hilang Bahkan Ketika Akuntansi Terlihat Benar
Laporan akuntansi Anda mungkin terlihat benar.
Faktur Anda dapat diposting.
Faktur pembelian Anda dapat dicatat.
Nilai saham Anda mungkin terlihat dapat diterima.
Namun rak gudang masih bisa saja salah.
Hal ini membingungkan banyak UKM karena asumsinya terdengar logis:
Kalau perhitungannya benar, stoknya juga harus benar.
Cara yang lebih aman untuk mengatakannya adalah ini:
Laporan akuntansi dapat direkonsiliasi dengan dokumen yang dimasukkan.
Namun keakuratan inventaris bergantung pada apakah pergerakan fisik yang terjadi sesuai dengan yang tercatat.
Itu saling berhubungan.
Mereka bukanlah kontrol yang sama.
Apa Arti Sebenarnya "Akuntansi Kelihatannya Benar".
Ketika orang mengatakan akunnya terlihat benar, yang mereka maksud sering kali adalah:
- faktur dicatat
- faktur pembelian dimasukkan
- penagihan pelanggan telah diposting
- jumlah pemasok ditangkap
- laporan saldo berdasarkan dokumen yang ada di sistem
Itu penting.
Namun hal itu tidak secara otomatis membuktikan bahwa rak tersebut benar.
Jika persediaan fisik salah secara material, catatan persediaan masih perlu diselidiki.
Akuntansi hanya dapat diandalkan jika jejak transaksi di baliknya.
Akuntansi Mengikuti Jejak Dokumen; Inventaris Mengikuti Jejak Fisik
Akuntansi mencatat transaksi berdasarkan dokumen dan entri.
Keakuratan inventaris membuktikan bahwa pergerakan fisik terjadi sesuai dengan yang tercatat.
Inventaris menanyakan pertanyaan seperti:
- Apakah barangnya benar-benar sampai?
- Apakah jumlah yang diterima benar?
- Apakah stok disimpan pada lokasi stok yang benar?
- Apakah item yang dipilih tepat?
- Apakah transfernya sampai ke pihak lain?
- Apakah stok rusak dipisahkan?
- Apakah sampel, barang FOC, atau barang penggunaan internal dicatat?
Suatu dokumen bisa saja benar dalam akuntansi sedangkan pergerakan fisik dibaliknya lemah.
Di sinilah akurasi akuntansi dan akurasi inventaris terbagi.
Faktur yang Benar Tidak Membuktikan Pergerakan Stok Terkendali
Lihatlah beberapa contoh umum.
| Dokumen tampak oke | Risiko fisik | Diperlukan kontrol |
|---|---|---|
| Faktur diterbitkan | Barang diambil dari lokasi yang salah | Memilih dan memeriksa lokasi |
| Faktur Pembelian tertulis 100 unit | GRN seharusnya menunjukkan 98 diterima dan 2 rusak | Aturan penerimaan dan kerusakan |
| Pesanan Pengiriman ada | Posting Ke Stok atau waktu posting salah |
Pemeriksaan pengaturan posting |
| Pengembalian diterima | Stok yang dikembalikan tidak diperiksa sebelum dijual kembali | Mengembalikan alur kerja |
| Penyesuaian diposting | Alasannya terlalu umum untuk menjelaskan gerakan tersebut | Persetujuan dan bukti penyesuaian |
Dokumen tersebut menjawab satu pertanyaan.
Jejak fisik menjawab hal lain.
Jika jejak fisiknya lemah maka laporan bisa terlihat rapi sedangkan pengendalian stok masih lemah.
Dimana Nomor Akuntansi dan Gudang Biasanya Terpisah
Pemisahan biasanya terjadi sebelum akun melihat dokumen akhir.
Poin umum meliputi:
- penerimaan terjadi sebelum GRN dikunci
- faktur pembelian dimasukkan tanpa memeriksa jejak GRN
- pesanan pengiriman dibuat setelah barang sudah berangkat
- transfer cabang dibahas di WhatsApp tetapi tidak dikonfirmasi di sistem
- pengembalian diterima tetapi tidak terkait dengan penjualan asli
- stok rusak kemudian disesuaikan dengan alasan umum
- stok dipindahkan ke lokasi lain tetapi lokasi default tetap digunakan
Pada saat bagian keuangan melihat masalah ini, tindakan fisiknya mungkin sudah memakan waktu berhari-hari atau berminggu-minggu.
Keuangan sering kali menjadi tim pembersihan.
Mereka mungkin tidak menyebabkan masalah stok.
Mereka hanya tim yang dipaksa untuk mendamaikannya.
Bagaimana Total Nilai Saham Dapat Menyembunyikan SKU dan Masalah Lokasi
Terkadang pemilik memeriksa total nilai stok dan menganggap inventaris baik-baik saja.
Namun nilai total dapat menyembunyikan masalah item dan lokasi.
Contoh:
Cabang A adalah saham fast moving senilai RM2,000.
Cabang B mempunyai tambahan stok yang bergerak lambat sebesar RM2,000.
Nilai totalnya mungkin terlihat mendekati.
Namun operasionalnya masih mempunyai masalah nyata.
Penjualan tidak dapat menjanjikan stok yang tidak dapat ditemukan oleh satu cabang.
Gudang mungkin masih memilih dari lokasi yang salah.
Pembelian masih dapat memesan ulang apa yang ada di tempat lain.
Jadi jangan hanya bertanya:
Apakah nilai total saham terlihat dapat diterima?
Bertanya:
Apakah barang, jumlah, lokasi stok, dan jejak pergerakan sesuai dengan stok fisik?
Mengapa Stock Take dan Penyesuaian Stok Hanya Reset Angkanya
Pengambilan stok dan penyesuaian yang terdokumentasi merupakan pengendalian yang sah.
Itu berguna.
Namun mereka tidak memperbaiki alur kerja dengan sendirinya.
Pengambilan stok memberi Anda nomor pada satu titik waktu.
Penyesuaian stok membuat sistem cocok dengan hitungan.
Tidak ada satu pun yang secara otomatis menjelaskan mengapa penghitungannya berbeda.
Itulah sebabnya varians yang sama dapat muncul kembali setelah beberapa minggu.
Laporan itu diperbaiki.
Kontrol gerakannya tidak.
Jika penyesuaian stok sudah normal, baca mengapa penyesuaian stok menyembunyikan masalah.
Jika stock opname adalah kendali utama Anda, gunakan daftar periksa stok yang hilang untuk menemukan di mana kebocoran pergerakan dimulai.
AutoCount Adalah Pemeriksaan Berikutnya, Bukan Penjelasan Keseluruhan
AutoCount dapat menjadi tulang punggung akuntansi yang kuat.
Namun pengaturan dan alur kerja di sekitarnya penting.
Jika Anda menggunakan AutoCount, periksa jejak perangkat lunak setelah Anda memahami jejak fisiknya.
Pertanyaan kuncinya bukan hanya apakah laporan tersebut seimbang.
Pertanyaan kuncinya adalah apakah gerakan yang menciptakan laporan tersebut terkendali.
Jika pergerakan fisiknya berantakan, sistem akuntansi mana pun akan menerima cerita yang berantakan.
Untuk diagnosis spesifik AutoCount, gunakan panduan penghitungan fisik stok AutoCount tidak cocok.
Lacak Satu SKU Sebelum Mengganti Apa Pun
Sebelum membeli sistem lain atau melakukan stock opname lagi, telusuri salah satu SKU.
Mulailah dengan item yang sering memiliki celah.
Ikuti melalui:
- Menerima
- Disingkirkan
- Pemetikan
- Pengiriman
- Transfer
- Kembali
- Pengaturan
- Entri akuntansi
Anda mencari titik di mana jejak dokumen dan jejak fisik terpisah.
Poin itu memberi tahu Anda apa yang harus diperbaiki.
Bagaimana Kontrol Gudang Harus Memasukkan Data Bersih Kembali ke Akuntansi
Jawabannya tidak selalu menggantikan AutoCount.
Bagi banyak UKM, AutoCount harus tetap menjadi sistem akuntansi.
Pertanyaannya adalah apa yang harus terjadi sebelum data mencapai AutoCount.
Gudang, penerimaan, pengambilan, transfer, pengembalian, dan penyesuaian memerlukan kendali mereka sendiri.
Kemudian hasil bersih bisa mengalir ke AutoCount.
Itulah perbedaan antara memaksa akun untuk membereskan masalah stok dan memberikan catatan yang dapat diandalkan pada akun.
Bagi banyak UKM, hal ini berarti menghubungkan sistem inventaris dan gudang ke integrasi AutoCount, sehingga akun menerima data operasional yang lebih bersih.
Jika laporan akuntansi Anda terlihat benar tetapi stok fisik masih salah, lacak satu item mulai dari penerimaan hingga pengiriman, transfer, penyesuaian, dan entri akuntansi.
Baca [mengapa stok masih hilang bahkan dengan AutoCount](/blog/mengapa-stok-masih-hilang-bahkan-dengan-penghitungan otomatis), tinjau panduan penghitungan fisik stok AutoCount tidak cocok, atau minta Result Marketing untuk memeriksa alur kerja stok.