Tại sao hàng tồn kho bị thiếu ngay cả khi kế toán có vẻ chính xác
Báo cáo kế toán của bạn có thể trông chính xác.
Hóa đơn của bạn có thể được đăng.
Hóa đơn mua hàng của bạn có thể được ghi lại.
Giá trị cổ phiếu của bạn có thể chấp nhận được.
Nhưng kệ kho vẫn có thể sai.
Điều này khiến nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ bối rối vì giả định này nghe có vẻ hợp lý:
Nếu tài khoản chính xác thì hàng tồn kho cũng phải chính xác.
Cách an toàn hơn để nói điều đó là thế này:
Báo cáo kế toán có thể đối chiếu với các chứng từ đã nhập.
Nhưng độ chính xác của hàng tồn kho phụ thuộc vào việc chuyển động vật lý có xảy ra như được ghi lại hay không.
Những cái đó có liên quan.
Họ không kiểm soát giống nhau.
# "Kế toán có vẻ đúng" thực sự có nghĩa là gì
Khi mọi người nói rằng các tài khoản trông có vẻ chính xác, họ thường có ý là:
- hóa đơn đã được ghi lại
- hóa đơn mua hàng đã được nhập
- thanh toán của khách hàng đã được đăng
- số lượng nhà cung cấp đã bị bắt
- Báo cáo số dư dựa trên các chứng từ trong hệ thống
Điều đó quan trọng.
Nhưng nó không tự động chứng minh giá sách là đúng.
Nếu hàng tồn kho có sai sót nghiêm trọng thì hồ sơ hàng tồn kho vẫn cần được điều tra.
Kế toán chỉ có thể đáng tin cậy khi có dấu vết giao dịch đằng sau nó.
# Kế toán đi theo dấu vết tài liệu; Hàng tồn kho đi theo dấu vết vật lý
Kế toán ghi lại các giao dịch dựa trên các tài liệu và bút toán.
Độ chính xác của hàng tồn kho chứng minh rằng chuyển động vật lý đã xảy ra như được ghi lại.
Khoảng không quảng cáo đặt những câu hỏi như:
- Hàng đã về thật chưa?
- Số lượng nhận được có đúng không?
- Hàng hóa có được lưu trữ đúng vị trí không?
- Đã chọn đúng món đồ chưa?
- Việc chuyển giao đã đến bên kia chưa?
- Hàng hư hỏng có được tách ra không?
- Hàng mẫu, mặt hàng FOC hoặc mặt hàng sử dụng nội bộ có được ghi lại không?
Một tài liệu có thể đúng về mặt kế toán trong khi chuyển động vật lý đằng sau nó còn yếu.
Đó là nơi phân chia độ chính xác của kế toán và độ chính xác của hàng tồn kho.
# Hóa đơn đúng không chứng minh được sự biến động của hàng tồn kho đã được kiểm soát
Hãy xem một vài ví dụ phổ biến.
| Tài liệu có vẻ ổn | Rủi ro thể chất | Cần kiểm soát |
|---|---|---|
| Hóa đơn được phát hành | Hàng được chọn nhầm địa điểm | Chọn và kiểm tra vị trí |
| Hóa đơn mua hàng ghi 100 chiếc | GRN lẽ ra phải hiển thị 98 chiếc đã nhận và 2 chiếc bị hư hỏng | Quy tắc nhận và thiệt hại |
| Lệnh giao hàng tồn tại | Đăng vào kho hoặc thời gian đăng sai |
Đăng kiểm tra thiết lập |
| Nhận được trả lại | Hàng trả lại không được kiểm tra trước khi bán lại | Trả về quy trình làm việc |
| Điều chỉnh được đăng | Lý do quá chung chung để giải thích phong trào | Phê duyệt và bằng chứng điều chỉnh |
Tài liệu trả lời một câu hỏi.
Dấu vết vật lý trả lời câu hỏi khác.
Nếu dấu vết vật lý yếu, báo cáo có thể trông gọn gàng trong khi việc kiểm soát hàng tồn kho vẫn còn yếu.
# Nơi số kế toán và số kho thường phân chia
Việc phân chia thường xảy ra trước khi các tài khoản nhìn thấy tài liệu cuối cùng.
Các điểm chung bao gồm:
- việc nhận xảy ra trước khi GRN được khóa
- hóa đơn mua hàng được nhập mà không cần kiểm tra dấu vết GRN
- lệnh giao hàng được tạo sau khi hàng đã rời đi
- việc chuyển nhánh được thảo luận trong WhatsApp nhưng chưa được xác nhận trong hệ thống
- lợi nhuận được nhận nhưng không liên quan đến việc bán ban đầu
- hàng bị hư hỏng sẽ được điều chỉnh sau với lý do chung
- kho được chuyển đến vị trí khác nhưng vị trí mặc định vẫn được sử dụng
Vào thời điểm bộ phận tài chính nhận thấy vấn đề, hành động thực tế có thể đã diễn ra được vài ngày hoặc vài tuần.
Tài chính thường trở thành đội dọn dẹp.
Họ có thể không gây ra vấn đề về hàng tồn kho.
Họ chỉ là đội buộc phải hòa giải nó.
# Làm thế nào Tổng giá trị hàng tồn kho có thể che giấu các vấn đề về SKU và vị trí
Đôi khi người chủ kiểm tra tổng giá trị hàng tồn kho và cho rằng hàng tồn kho vẫn ổn.
Nhưng tổng giá trị có thể che giấu các vấn đề về mặt hàng và vị trí.
Ví dụ:
Chi nhánh A đang bán khống cổ phiếu chuyển động nhanh trị giá 2.000 RM.
Chi nhánh B có thêm 2.000 RM hàng tồn kho chậm luân chuyển.
Tổng giá trị có thể trông gần.
Nhưng hoạt động vẫn có một vấn đề thực sự.
Bán hàng không thể hứa hẹn có hàng mà một chi nhánh không thể tìm thấy.
Kho vẫn có thể lấy hàng sai vị trí.
Việc mua hàng vẫn có thể sắp xếp lại những gì đang ở nơi khác.
Vì vậy, đừng chỉ hỏi:
Tổng giá trị cổ phiếu có thể chấp nhận được không?
Hỏi:
Mặt hàng, số lượng, vị trí hàng tồn kho và đường di chuyển có khớp với hàng tồn kho thực tế không?
# Tại sao lấy hàng và điều chỉnh hàng trong kho chỉ đặt lại số
Việc lấy hàng tồn kho và điều chỉnh bằng văn bản là những biện pháp kiểm soát hợp pháp.
Chúng rất hữu ích.
Nhưng họ không tự mình sửa chữa quy trình làm việc.
Việc kiểm kê cổ phiếu sẽ cung cấp cho bạn một con số tại một thời điểm.
Việc điều chỉnh tồn kho làm cho hệ thống khớp với số lượng.
Không ai tự động giải thích tại sao số lượng lại khác nhau.
Đó là lý do tại sao phương sai tương tự có thể quay trở lại sau một vài tuần.
Báo cáo đã được sửa chữa.
Việc kiểm soát chuyển động thì không.
Nếu việc điều chỉnh hàng tồn kho trở nên bình thường, hãy đọc [tại sao việc điều chỉnh hàng tồn kho lại che giấu vấn đề](/blog/stock- adjustmentments-hide-the-problem).
Nếu việc lấy hàng là quyền kiểm soát chính của bạn, hãy sử dụng danh sách kiểm tra hàng còn thiếu để tìm nơi bắt đầu rò rỉ chuyển động.
# AutoCount là bước kiểm tra tiếp theo, không phải là lời giải thích toàn bộ
AutoCount có thể là trụ cột kế toán vững chắc.
Nhưng việc thiết lập và quy trình làm việc xung quanh nó rất quan trọng.
Nếu bạn sử dụng AutoCount, hãy kiểm tra dấu vết phần mềm sau khi bạn hiểu dấu vết vật lý.
Câu hỏi quan trọng không chỉ là liệu báo cáo có cân bằng hay không.
Câu hỏi quan trọng là liệu phong trào tạo ra báo cáo có được kiểm soát hay không.
Nếu chuyển động vật chất lộn xộn thì bất kỳ hệ thống kế toán nào cũng sẽ nhận được một câu chuyện lộn xộn.
Để chẩn đoán dành riêng cho AutoCount, hãy sử dụng hướng dẫn đếm hàng tồn kho AutoCount không khớp với số lượng vật lý.
# Theo dõi một SKU trước khi thay thế bất cứ thứ gì
Trước khi mua một hệ thống khác hoặc thực hiện kiểm kê hàng hóa khác, hãy theo dõi một SKU.
Bắt đầu với một mục thường có khoảng trống.
Thực hiện theo nó thông qua:
- Nhận
- Nơi ẩn náu
- Chọn
- Giao hàng
- Chuyển khoản
- Trở về
- Điều chỉnh
- Nhập liệu kế toán
Bạn đang tìm kiếm điểm phân chia đường dẫn tài liệu và đường dẫn vật lý.
Điểm đó cho bạn biết những gì cần khắc phục.
# Kiểm soát kho hàng nên cung cấp dữ liệu sạch trở lại kế toán như thế nào
Câu trả lời không phải lúc nào cũng là thay thế AutoCount.
Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, AutoCount sẽ tiếp tục là hệ thống kế toán.
Câu hỏi đặt ra là điều gì sẽ xảy ra trước khi dữ liệu đạt tới AutoCount.
Kho, nhận, chọn, chuyển, trả lại và điều chỉnh cần có sự kiểm soát riêng.
Sau đó, kết quả rõ ràng có thể chuyển vào AutoCount.
Đó là sự khác biệt giữa việc buộc các tài khoản phải giải quyết vấn đề tồn kho và việc cung cấp cho các tài khoản một bản ghi chép đáng tin cậy.
Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều đó có nghĩa là kết nối hệ thống kho hàng và hàng tồn kho với Tích hợp AutoCount, để các tài khoản nhận được dữ liệu vận hành sạch hơn.
Nếu báo cáo kế toán của bạn trông chính xác nhưng tồn kho thực tế vẫn sai, hãy theo dõi một khoản mục từ khi nhận đến khi giao hàng, chuyển giao, điều chỉnh và ghi sổ kế toán.
Đọc tại sao hàng tồn kho vẫn bị thiếu ngay cả khi sử dụng AutoCount, xem lại hướng dẫn về số lượng hàng tồn kho AutoCount không khớp với hướng dẫn đếm vật lý hoặc yêu cầu Result Marketing kiểm tra quy trình làm việc trong kho của bạn.