Hệ thống đặt hàng giao hàng Vietnam: Quy trình thanh toán AutoCount

• Câu trả lời ngắn:* Hệ thống đặt hàng giao hàng sẽ hiển thị mọi đơn hàng từ khi gửi đi đến bằng chứng tài xế cho đến tính sẵn sàng thanh toán. Nếu doanh nghiệp sử dụng AutoCount, dữ liệu phân phối đã hoàn thành sẽ trở thành đầu vào thanh toán rõ ràng thay vì một nhiệm vụ tài chính thủ công khác.

Hướng dẫn này dành cho các doanh nghiệp hậu cần, thương mại, phân phối và kho bãi nơi DO giấy, bản cập nhật WhatsApp hoặc ảnh trình điều khiển làm chậm quá trình thanh toán.

# Chi phí ẩn của đơn hàng giao giấy

Việc giao hàng có thể được hoàn thành nhưng vẫn không thể lập hóa đơn.

Điều đó xảy ra khi bằng chứng giao hàng vẫn còn trên giấy, bên trong điện thoại của tài xế, trong nhóm WhatsApp hoặc đang chờ ai đó phân loại tài liệu tại văn phòng.

Doanh nghiệp đã hoàn thành công việc nhưng bộ phận tài chính không thể tự tin lập hoá đơn.

# Quy trình làm việc mà hệ thống đặt hàng giao hàng phải bao gồm

# 1. Điều phối tạo nên công việc

Công việc phải bao gồm khách hàng, địa chỉ giao hàng, mặt hàng hoặc dòng dịch vụ, ngày giao hàng, phương tiện hoặc tài xế, nhận xét và tham chiếu thanh toán nếu cần.

# 2. Lái xe nhận nhiệm vụ di động rõ ràng

Người lái xe không nên phụ thuộc vào những hướng dẫn trò chuyện dài dòng. Nhiệm vụ phải hiển thị công việc, vị trí, yêu cầu bằng chứng, ghi chú liên hệ và các nút hành động.

# 3. Cập nhật trạng thái giao hàng theo thời gian thực

Các trạng thái hữu ích bao gồm:

• Đang chờ xử lý.
• Đã được giao.
• Ra ngoài giao hàng.
• Tới nơi.
• Hoàn thành.
• Thất bại.
• Giao hàng một phần.
• Sẵn sàng thanh toán.
• Đã thanh toán.

Kiểm soát trạng thái rất quan trọng vì mọi đội đều nhìn thấy sự thật giống nhau.

# 4. Bằng chứng được ghi lại đúng cách

Bằng chứng có thể bao gồm chữ ký, ảnh, dấu thời gian, điểm GPS, xác nhận số lượng, lý do giao hàng không thành công, nhận xét của khách hàng hoặc tài liệu được tải lên.

Bằng chứng phải thuộc về bản ghi đơn hàng giao hàng chứ không phải chuỗi trò chuyện.

# 5. Thanh toán nhận được hồ sơ rõ ràng

Bộ phận tài chính sẽ xem hồ sơ sẵn sàng thanh toán với khách hàng, số lượng đã giao, số tham chiếu, bằng chứng, ngày tháng và các ghi chú ngoại lệ.

Nếu AutoCount được sử dụng, việc tích hợp sẽ ánh xạ mã con nợ, mặt hàng tồn kho, số lượng, giá cả, thuế và tài liệu tham khảo một cách cẩn thận.

Để có trang tích hợp sâu hơn, hãy đọc Kết nối hoàn thành phân phối với thanh toán AutoCount.

# Điều gì khiến việc tích hợp phân phối AutoCount trở nên an toàn

Cách tiếp cận rủi ro là tạo hóa đơn một cách mù quáng.

Một cách tiếp cận an toàn hơn:

• Việc phân phối tạo ra một bản nháp hoặc hàng đợi sẵn sàng thanh toán.
• Bản đồ được kiểm tra trước khi đăng.
• Giao hàng từng phần tạo ra đúng số lượng giao.
• Giao hàng không thành công không kích hoạt thanh toán.
• Tham chiếu DO hoặc hóa đơn trùng lặp sẽ bị chặn.
• Tài chính có thể xem xét các trường hợp ngoại lệ.
• Nhật ký kiểm tra hiển thị những gì đã di chuyển và khi nào.

Đây là lý do tại sao việc tích hợp phân phối nằm trong lộ trình tích hợp AutoCount rộng hơn, chứ không chỉ là nhiệm vụ kỹ thuật API.

# Xây dựng cái gì đầu tiên

Bắt đầu với điểm ma sát cao nhất:

Phiên bản đầu tiên sẽ giảm độ trễ thực sự. Nó không cần mọi tính năng hậu cần ngay từ ngày đầu tiên.

# Bằng chứng từ công việc của Result Marketing

Bằng chứng gần nhất là [nghiên cứu điển hình về tự động hóa giao hàng Terasek](/case-studies/terasek-water-hậu cần-automation). Bằng chứng phân phối giấy được sử dụng để làm chậm quá trình thanh toán và hạn chế khả năng hiển thị hoạt động. Quy trình làm việc thay thế đã thu thập được bằng chứng tại chỗ và cho phép bộ phận tài chính hành động sớm hơn.

Nguyên tắc tương tự đó cũng áp dụng cho nhiều doanh nghiệp phân phối và giao hàng của Vietnam: kết nối bằng chứng với quy trình thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

# Người lái xe có thể sử dụng một ứng dụng di động đơn giản không?

Đúng. Màn hình trình điều khiển có thể được thiết kế với các thao tác lớn, gõ tối thiểu và các nút trạng thái rõ ràng.

# Cái này có thể hoạt động mà không cần thay thế AutoCount không?

Đúng. AutoCount có thể vẫn là hệ thống kế toán trong khi quy trình phân phối xử lý việc gửi đi, chứng minh và sẵn sàng thanh toán.

# Có nên đăng hóa đơn tự động không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Nhiều doanh nghiệp nên bắt đầu với hàng đợi sẵn sàng thanh toán để bộ phận tài chính có thể xem xét các trường hợp ngoại lệ trước khi đăng.

# Hệ thống đặt hàng giao hàng tập trung mất bao lâu?

Phiên bản đầu tiên tập trung thường xoay quanh việc gửi đi, bằng chứng trình điều khiển, bảng trạng thái và bàn giao thanh toán. Dòng thời gian phụ thuộc vào mức độ phức tạp, nhưng bước đầu tiên an toàn nhất là kiểm tra quy trình làm việc.

• Lập bản đồ quy trình giao hàng của tôi*