Lộ trình tích hợp AutoCount 90 ngày dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam

• Câu trả lời ngắn gọn:* Đừng bắt đầu bằng việc kết nối mọi thứ. Bắt đầu với quy trình làm việc rò rỉ nhiều tiền nhất, lập sơ đồ cách AutoCount sẽ tiếp tục làm xương sống kế toán, sau đó xây dựng một lớp vận hành được kiểm soát tại một thời điểm.

Lộ trình này dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam, nơi AutoCount vẫn hữu ích, nhưng công việc xung quanh nó đã vượt xa khả năng nhập thủ công, tệp Excel, phê duyệt WhatsApp, đơn đặt hàng giao giấy và báo cáo bị trì hoãn.

# Khi lộ trình này phù hợp

Hãy sử dụng lộ trình này nếu một hoặc nhiều điều sau đây xảy ra:

• Đơn hàng được khóa vào AutoCount sau khi chúng đã tồn tại ở một nơi khác.
• Cổ phiếu di chuyển trước khi hệ thống được cập nhật.
• Hoàn thành giao hàng đến tài khoản muộn.
• Việc theo dõi khách hàng phụ thuộc vào bộ nhớ hoặc báo cáo được xuất.
• Ban quản lý chỉ nhìn thấy vấn đề thực sự vào cuối tháng.
• Nhân viên né tránh một hệ thống vì nó không phù hợp với công việc hàng ngày.
• Doanh nghiệp đang xem xét ERP tùy chỉnh nhưng không muốn xây dựng quá mức.

Mục tiêu không phải là thay thế AutoCount theo mặc định. Mục tiêu là để quyết định AutoCount nên tiếp tục làm gì, hệ thống quy trình công việc nên xử lý những gì và những gì nên kết nối thông qua API hoặc đồng bộ hóa được kiểm soát.

# Ngày 1-30: kiểm soát rò rỉ lần đầu

Tháng đầu tiên phải là tháng chẩn đoán và tháng có ý định sở hữu.

# Chọn một quy trình làm việc đau đớn

Không bắt đầu với phạm vi ERP đầy đủ. Chọn quy trình làm việc gây ra chi phí, sự chậm trễ hoặc rủi ro lớn nhất:

• Lệnh bán hàng cho AutoCount.
• Kho nhận hàng để cập nhật hàng.
• Hoàn tất giao hàng đến thanh toán.
• Yêu cầu mua hàng để đặt hàng.
• Lịch sử mua hàng của khách hàng để theo dõi doanh số bán hàng.
• Bảng điều khiển quản lý từ AutoCount và dữ liệu vận hành.

# Ánh xạ luồng tài liệu thực

Theo dõi một kỷ lục thực sự từ đầu đến cuối. Ví dụ: một đơn đặt hàng của khách hàng có thể chuyển từ nhân viên bán hàng sang WhatsApp, sau đó đến Excel, sau đó đến kho, sau đó đến giao hàng, rồi đến thanh toán AutoCount.

Đánh dấu mọi điểm mà ai đó gõ lại, chờ đợi, sửa chữa, yêu cầu chứng minh hoặc kiểm tra tệp khác.

# Quyết định nguồn gốc sự thật

Đối với mỗi trường, hãy quyết định chủ sở hữu:

Điều này ngăn cản việc đồng bộ hóa mù quáng trong đó cả hai hệ thống đều cho rằng chúng sở hữu cùng một bản ghi.

# Tạo bộ quy tắc tích hợp đầu tiên

Trước khi viết mã, hãy ghi tài liệu:

• Những gì có thể gửi tới AutoCount.
• Cái gì phải kiểm tra trước.
• Cái gì nên chặn.
• Điều gì xảy ra khi việc lập bản đồ không thành công.
• Ai đánh giá ngoại lệ.
• Những nhật ký nào cần thiết cho tài chính.

Để biết chi tiết về quy hoạch API, hãy đọc AutoCount API Integration Vietnam.

# Ngày 31-60: xây dựng lớp hữu ích nhỏ nhất

Tháng thứ hai sẽ biến quy trình làm việc được ánh xạ thành một lớp vận hành đang hoạt động.

# Bản dựng đầu tiên tốt

Chọn một bản dựng mang lại kết quả kinh doanh rõ ràng:

• Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho trong kho ghi lại việc nhận, lấy hàng, chuyển hàng và điều chỉnh trước khi đồng bộ hóa chuyển động hàng tồn kho đã được phê duyệt.
• Quy trình giao hàng kết nối bằng chứng giao hàng với tính sẵn sàng thanh toán. Xem thứ tự giao hàng và hướng dẫn quy trình làm việc AutoCount.
• Quy trình tiếp theo CRM sử dụng lịch sử bán hàng và khách hàng AutoCount. Xem AutoCount CRM Integration Vietnam.
• Trang tổng quan chỉ đọc cung cấp cho chủ sở hữu khả năng hiển thị hàng tồn kho, doanh số, giao hàng hoặc lợi nhuận trước cuối tháng.

# Bảo vệ tài chính

Lớp vận hành không được đổ các bản ghi lộn xộn vào AutoCount.

Sử dụng xác thực, ngăn ngừa trùng lặp, quy tắc phê duyệt, hàng đợi ngoại lệ và nhật ký kiểm tra. Nếu bản ghi chưa hoàn thiện, bản ghi đó sẽ chờ xem xét thay vì tạo công việc dọn dẹp cho các tài khoản.

# Thử nghiệm với các trường hợp thực tế

Đừng chỉ kiểm tra con đường hạnh phúc.

Các trường hợp sử dụng như giao hàng một phần, sai mã mặt hàng, mã người nợ không khớp, điều chỉnh tồn kho, giao hàng không thành công, đơn hàng khẩn cấp, hàng trả lại, số tài liệu trùng lặp và sửa lỗi muộn.

# Ngày 61-90: chỉ gia hạn sau khi được thông qua

Tháng thứ ba sẽ quyết định xem dòng chảy đầu tiên có đủ ổn định để mở rộng hay không.

# Đo lường những gì đã thay đổi

Đánh giá:

• Có bao nhiêu mục thủ công đã bị xóa.
• Cập nhật chứng khoán có sớm hơn và sạch hơn hay không.
• Liệu việc thanh toán giao hàng có trở nên nhanh hơn hay không.
• Liệu hàng đợi ngoại lệ có thực sự được xem xét hay không.
• Nhân viên có sử dụng màn hình mới mà không có cách giải quyết hay không.
• Ban quản lý có nhìn thấy vấn đề sớm hơn không.

# Thêm quy trình làm việc được kết nối tiếp theo

Nếu quy trình công việc đầu tiên hoạt động, hãy mở rộng sang khu vực được kết nối tiếp theo:

• Kiểm soát tồn kho khi mua hàng.
• Hoàn thành giao hàng theo thông báo của khách hàng.
• Lịch sử hóa đơn AutoCount vào phân đoạn CRM.
• Di chuyển kho vào bảng điều khiển.
• Lệnh bán hàng được giao và thanh toán.

Nếu khả năng tiếp nhận yếu, hãy khắc phục quy trình làm việc trước. Đừng xây dựng thêm mô-đun trên một quy trình mà mọi người thường tránh.

# Biến lộ trình thành nhịp điệu vận hành

Đến ngày thứ 90, doanh nghiệp phải có cách lặp lại để quyết định bước hệ thống tiếp theo:

1. Tìm rò rỉ hoạt động.
2. Ánh xạ luồng tài liệu.
3. Quyết định nguồn gốc của sự thật.
4. Xác định các quy tắc xác nhận và ngoại lệ.
5. Tạo một lớp nhỏ.
6. Kiểm tra bằng công việc thực tế.
7. Chỉ gia hạn sau khi nhân viên sử dụng.

Những gì đối thủ thường bỏ lỡ

Nhiều trang trên thị trường này bán mô-đun phần mềm, plugin, công cụ WMS, đồng bộ hóa CRM hoặc cổng API. Những điều đó có thể hữu ích.

Bước còn thiếu thường là quyền sở hữu quy trình làm việc.

Trước khi mua hoặc xây dựng, doanh nghiệp cần biết liệu sự cố thuộc về AutoCount, bên trong plugin tiêu chuẩn, bên trong hệ thống kho, bên trong CRM hay bên trong lớp ERP tùy chỉnh.

Đó là lý do tại sao Result Marketing bắt đầu bằng việc kiểm tra hệ thống.

Câu hỏi thường gặp

# Lộ trình này có thể hoạt động được không nếu AutoCount vốn đã lộn xộn rồi?

Có, nhưng giai đoạn đầu tiên có thể cần làm sạch dữ liệu và đưa ra quyết định về nguồn gốc sự thật trước khi tự động hóa.

# Chúng ta có nên sử dụng plugin trước không?

Sử dụng plugin khi quy trình đạt tiêu chuẩn và rủi ro thấp. Sử dụng tích hợp tùy chỉnh khi quy trình diễn ra giữa các phòng ban, ảnh hưởng đến hàng tồn kho hoặc hóa đơn hoặc cần phê duyệt và xử lý ngoại lệ.

# Chúng ta có thể hoàn thành tất cả những việc này trong 90 ngày không?

Bạn thường có thể hoàn thành quy trình làm việc được kiểm soát đầu tiên trong 90 ngày nếu phạm vi được tập trung. Không nên hứa hẹn thay thế ERP đầy đủ trong vòng 90 ngày nếu không xác định phạm vi.

# Bước đầu tiên là gì?

Bắt đầu với việc kiểm tra hệ thống. Mang theo các mẫu thực tế: đơn hàng, lệnh giao hàng, hóa đơn, điều chỉnh tồn kho, đơn đặt hàng, danh sách khách hàng và bảng tính hoặc luồng WhatsApp hiện được sử dụng làm cầu nối.

• Ánh xạ quy trình làm việc AutoCount của tôi*