Xử lý tài liệu AI: Hóa đơn, DO và PO
- Câu trả lời ngắn:* Quá trình xử lý tài liệu AI đọc các tệp PDF và quét hình ảnh hóa đơn, lệnh giao hàng và đơn đặt hàng, trích xuất dữ liệu có cấu trúc và xếp hàng để nhân viên xác nhận trước khi đăng lên hệ thống kế toán hoặc ERP của bạn — loại bỏ bước nhập khóa thủ công.
# Vấn đề về khối lượng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam
Một công ty thương mại hoặc phân phối cỡ trung bình ở Vietnam có thể xử lý 50 đến 200 hoá đơn của nhà cung cấp mỗi tuần. Mỗi hệ thống yêu cầu một nhân viên mở tệp PDF, đọc các chi tiết đơn hàng, nhập chúng vào AutoCount hoặc hệ thống khác, khớp chúng với PO và gửi tài liệu. Ở quy mô lớn, đây không phải là nhiệm vụ của quản trị viên - đây là vai trò toàn thời gian với tỷ lệ lỗi cao.
Mô hình tương tự áp dụng cho các đơn đặt hàng giao hàng trong nước và xác nhận đơn đặt hàng từ nhà cung cấp.
# Cách thức hoạt động của quá trình xử lý tài liệu AI
Quy trình làm việc có bốn bước:
- Nhập — tài liệu đến bằng tệp đính kèm email, WhatsApp, tải lên cổng thông tin nhà cung cấp hoặc thư mục dùng chung
- Trích xuất — AI đọc tài liệu và lấy ra các trường có cấu trúc: tên nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày, chi tiết đơn hàng, số lượng, đơn giá, tổng cộng, thuế
- Xếp hàng để xem xét — dữ liệu được trích xuất xuất hiện trong một giao diện đơn giản để nhân viên xác minh; trường hợp ngoại lệ và các trường có độ tin cậy thấp được gắn cờ
- Đăng — các mục đã xác nhận được đẩy qua API đến AutoCount, ERP hoặc bảng phân tầng để nhập hàng loạt
Bước xem xét không phải là tùy chọn. Các định dạng tài liệu khác nhau, chữ viết tay xuất hiện trên một số DO và dữ liệu của nhà cung cấp không phải lúc nào cũng khớp với các bản ghi chính. Sự xác nhận của con người trước khi đăng là điều giữ cho sổ cái luôn sạch sẽ.
# Loại tài liệu được đề cập
| Tài liệu | Các trường chính được trích xuất |
|---|---|
| Hóa đơn nhà cung cấp | Nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày tháng, chi tiết đơn hàng, số tiền, GST/SST |
| Lệnh giao hàng | Số DO, ngày tháng, mặt hàng, số lượng, địa chỉ giao hàng |
| Đơn đặt hàng | Số PO, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, giá thỏa thuận |
| Giấy báo có | Hóa đơn tham chiếu, lý do tín dụng, số tiền |
| Phiếu nhận hàng | Tham chiếu GRN, mặt hàng, số lượng nhận được, sự khác biệt |
# Tích hợp với AutoCount
Wei Yot, người trước đây làm việc tại AutoCount, lãnh đạo công việc tích hợp hệ thống kế toán của chúng tôi. Chúng tôi kết nối với AutoCount thông qua lớp API thay vì quét màn hình hoặc nhập tệp - có nghĩa là bài đăng sạch sẽ, có thể theo dõi và không bỏ qua các quy tắc xác thực của chính hệ thống.
Đối với các hệ thống không có API trực tiếp, chúng tôi sử dụng phương pháp Tích hợp dữ liệu AutoCount API mà chúng tôi đã xây dựng qua nhiều hoạt động triển khai máy khách.
# Vỏ chính xác và cạnh
Tính năng trích xuất AI xử lý các tệp PDF tiêu chuẩn, rõ ràng với độ chính xác cao. Độ chính xác giảm đối với:
- Ảnh quét hoặc ảnh chụp nghiêng có độ phân giải thấp
- Tài liệu có bố cục không chuẩn từ nhà cung cấp mới
- Số lượng viết tay hoặc chỉnh sửa
Hàng đợi đánh giá được thiết kế để nắm bắt những điều này. Một nhân viên trước đây dành 90% thời gian để nhập mã giờ đây dành thời gian để xem xét các trường hợp ngoại lệ - đây là phần thực sự đòi hỏi sự phán xét của con người.
Phạm vi tự động hóa kinh doanh AI của chúng tôi luôn bao gồm phân tích về tổ hợp tài liệu thực tế của bạn trước khi dự án bắt đầu. Nếu 80% tài liệu của bạn đến từ năm nhà cung cấp đều sử dụng cùng một mẫu thì ROI tự động hóa sẽ rất khác so với một doanh nghiệp có 200 nhà cung cấp và 200 định dạng.
Câu hỏi thường gặp
# Tính năng này có hoạt động với các tài liệu được gửi qua WhatsApp không?
Đúng. Nhiều doanh nghiệp Vietnam nhận DO và hóa đơn qua WhatsApp. Chúng tôi có thể nhập tệp đính kèm từ số WhatsApp chuyên dụng và tự động định tuyến chúng vào hàng đợi xử lý.
# Điều gì xảy ra khi AI trích xuất dữ liệu sai?
Bước xem xét nắm bắt được điều này trước khi đăng bất kỳ nội dung nào lên hệ thống kế toán. Các trường được gắn cờ được đánh dấu cho nhân viên. Theo thời gian, các chỉnh sửa dành riêng cho nhà cung cấp sẽ cải thiện độ chính xác của việc trích xuất cho các định dạng lặp lại.
# Chúng ta có cần thay thế AutoCount để sử dụng cái này không?
Không. Lớp xử lý AI nằm phía trước AutoCount và cung cấp dữ liệu đã được xác nhận vào đó. Thiết lập AutoCount hiện tại của bạn, biểu đồ tài khoản và quy trình làm việc không thay đổi.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*