AutoCount Tích hợp hóa đơn điện tử với ERP và các hệ thống tùy chỉnh

• Câu trả lời ngắn:* Tính sẵn sàng của Hóa đơn điện tử của Vietnam sẽ hỗ trợ quá trình nộp hồ sơ. Nó không tự động kết nối công việc trước và sau hóa đơn. Nếu hoạt động bán hàng, giao hàng, dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhà cung cấp hoặc bằng chứng phê duyệt vẫn nằm ngoài AutoCount, nhóm của bạn vẫn có thể thực hiện nhập kép.

Cơ hội là kết nối việc tuân thủ Hóa đơn điện tử với quy trình vận hành thực tế.

# Tuân thủ không giống như tự động hóa quy trình làm việc

Nhiều doanh nghiệp đặt câu hỏi:

"Chúng tôi đã sẵn sàng Hóa đơn điện tử. Tại sao các tài khoản vẫn phải thực hiện nhiều công việc thủ công như vậy?"

Bởi vì tính sẵn sàng của Hóa đơn điện tử thường trả lời một câu hỏi:

Hóa đơn có thể được chuẩn bị và nộp chính xác không?

Tự động hóa quy trình làm việc đặt ra một câu hỏi khác:

Dữ liệu hóa đơn phù hợp có thể chuyển từ công việc thực tế sang AutoCount và đường dẫn Hóa đơn điện tử mà không cần nhân viên mang nó bằng tay không?

Đây là những vấn đề khác nhau.

# Nơi vẫn xảy ra công việc thủ công

# 1. Dữ liệu thuế khách hàng và nhà cung cấp

TIN, chi tiết đăng ký, loại thực thể, địa chỉ và dữ liệu liên hệ có thể nằm ở nhiều nơi. Nếu CRM, thương mại điện tử, bảng bán hàng và AutoCount không đồng ý, các tài khoản vẫn cần làm sạch dữ liệu trước khi gửi Hóa đơn điện tử.

# 2. Bằng chứng đặt hàng và giao hàng

Hóa đơn có thể hợp lệ nhưng doanh nghiệp vẫn cần biết những gì đã được đặt hàng, lấy, giao, trả lại hoặc bị từ chối. Nếu các bước đó tồn tại trong WhatsApp, giấy hoặc Excel, Hóa đơn điện tử sẽ không xóa việc kiểm tra thủ công.

# 3. Quy trình mua hàng và nhà cung cấp

Hóa đơn của nhà cung cấp, phê duyệt mua hàng, biên bản nhận hàng và xử lý ngoại lệ có thể xảy ra bên ngoài quy trình kế toán. Nếu bằng chứng nguồn không được kết nối, tài khoản sẽ trở thành cầu nối.

# 4. Xử lý từ chối và chỉnh sửa

Khi nội dung gửi bị từ chối hoặc cần chỉnh sửa, doanh nghiệp cần có quyền sở hữu. Ai sửa dữ liệu khách hàng? Ai xác nhận việc giao hàng? Ai sửa thứ tự nguồn? Một quy trình làm việc được kết nối sẽ làm cho điều đó hiển thị.

# Tích hợp gì có thể kết nối

Tích hợp quy trình làm việc Hóa đơn điện tử AutoCount có thể kết nối:

• Dữ liệu nguồn đơn hàng và hóa đơn
• Dọn dẹp dữ liệu tổng thể của khách hàng và nhà cung cấp
• Bằng chứng giao hàng và sẵn sàng thanh toán
• Dữ liệu đơn hàng thương mại điện tử
• Phê duyệt mua hàng và xem xét hóa đơn nhà cung cấp
• Hàng đợi ngoại lệ cho các trường bị thiếu hoặc không hợp lệ
• Bảng điều khiển trạng thái cho chủ sở hữu và tài khoản
• API hoặc đồng bộ hóa được kiểm soát giữa AutoCount và lớp ERP tùy chỉnh

Mục tiêu không phải là thay thế chức năng Hóa đơn điện tử của AutoCount. Mục tiêu là giảm bớt công việc thủ công xung quanh nó.

# Một ví dụ thực tế

Trước khi hội nhập:

1. Bộ phận bán hàng xác nhận đơn hàng trong WhatsApp.
2. Quản trị viên nhập đơn hàng vào bảng tính.
3. Dấu kho giao hàng riêng.
4. Tài khoản kiểm tra bằng chứng giao hàng.
5. Tài khoản chuẩn bị hóa đơn trong AutoCount.
6. Dữ liệu hóa đơn điện tử được kiểm tra và chỉnh sửa.

Sau khi hội nhập:

1. Đơn đặt hàng được ghi lại trong quy trình làm việc được kiểm soát.
2. Dữ liệu thuế của khách hàng được kiểm tra trước khi xác nhận.
3. Bằng chứng xuất kho được đính kèm cùng một công việc.
4. Tính sẵn sàng thanh toán được hiển thị cho các tài khoản.
5. AutoCount nhận được bản ghi sạch hơn.
6. Các trường hợp ngoại lệ được giữ lại để xem xét thay vì trở thành lỗi thầm lặng.

# Bắt đầu bằng cách truy tìm một hóa đơn

Trước khi mua một công cụ khác hoặc yêu cầu một API khác, hãy theo dõi một hóa đơn thực từ yêu cầu đầu tiên của khách hàng đến trạng thái Hóa đơn điện tử cuối cùng.

Kiểm tra:

• Dữ liệu khách hàng đến từ đâu
• Chi tiết mặt hàng và thuế đến từ đâu
• Liệu bằng chứng giao hàng có tồn tại trước khi thanh toán hay không
• Ai sửa dữ liệu bị thiếu hoặc sai
• Trường nào được gõ hai lần
• Hệ thống nào sở hữu bản ghi cuối cùng

Bản đồ đó sẽ cho biết liệu sự cố là do thiết lập AutoCount, thiết lập Hóa đơn điện tử, dữ liệu khách hàng, quy trình giao hàng, quy trình làm việc của nhà cung cấp hay tích hợp.

Câu hỏi thường gặp

# AutoCount có xử lý được Hóa đơn điện tử không?

AutoCount có thể hỗ trợ quy trình làm việc của Hóa đơn điện tử tùy thuộc vào thiết lập và phiên bản. Trang này trình bày về công việc liên quan đến đường dẫn Hóa đơn điện tử: dữ liệu nguồn, quy trình đặt hàng, bằng chứng giao hàng, bằng chứng của nhà cung cấp, xử lý và tích hợp ngoại lệ.

# Chúng tôi có cần ERP tùy chỉnh chỉ dành cho Hóa đơn điện tử không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Đôi khi cách khắc phục phù hợp là dọn dẹp dữ liệu, thiết lập AutoCount hoặc tích hợp nhỏ. Lớp ERP tùy chỉnh sẽ có ý nghĩa khi vấn đề về Hóa đơn điện tử xảy ra do quy trình bán hàng, kho hàng, mua sắm hoặc giao hàng rộng hơn.

# Điều này có thể làm giảm việc nhập kép không?

Có, nếu quy trình làm việc nguồn được kết nối. Nếu dữ liệu nguồn vẫn bắt đầu trong các trang tính hoặc cuộc trò chuyện bị ngắt kết nối thì chỉ riêng công cụ Hóa đơn điện tử sẽ không loại bỏ mục nhập kép.

# Chúng ta nên chuẩn bị những gì trước khi xác định phạm vi?

Chuẩn bị một hóa đơn bán hàng thực, một trường hợp giao hàng, một bản chỉnh sửa dữ liệu khách hàng, một bản gửi bị từ chối hoặc đã sửa và một ví dụ liên quan đến nhà cung cấp nếu việc mua hàng là một phần của vấn đề.

• Ánh xạ quy trình làm việc hóa đơn điện tử của tôi*