Hiển thị dòng tiền từ đơn đặt hàng, hàng tồn kho và AutoCount
- Câu trả lời ngắn:* AutoCount hiển thị cho bạn những gì đã được lập hóa đơn và nhận được. Nhưng khả năng hiển thị dòng tiền thực sự đòi hỏi phải biết đơn đặt hàng nào đang được thực hiện, lượng hàng tồn kho nào đã cam kết và khoản phải trả nào đến hạn - được kết nối vào một chế độ xem cập nhật hàng ngày chứ không phải hàng tháng.
# Khoảng cách về khả năng hiển thị trong kinh doanh thương mại hoặc phân phối
Dòng tiền trong hoạt động kinh doanh sản phẩm di chuyển qua ba giai đoạn trước khi xuất hiện trong AutoCount:
- Xác nhận đơn hàng — khách hàng đã cam kết nhưng hàng chưa được chuyển đi
- Đã phân bổ hàng trong kho — hàng hóa được đặt trước nhưng chưa được giao
- Hóa đơn được lập — quá trình giao hàng đã hoàn tất và hóa đơn có dạng AutoCount
Vào thời điểm giao dịch được hiển thị trong hệ thống kế toán, chu kỳ tiền mặt đã đi được nửa chặng đường. Chủ sở hữu chỉ dựa vào AutoCount sẽ bay với độ trễ hai tuần.
Mặt khác của dòng tiền – các khoản thanh toán đi – cũng gặp vấn đề tương tự. Đơn đặt hàng đã được cam kết nhưng chưa thanh toán trên hệ thống. Nếu bạn sắp đạt đến giới hạn tín dụng của mình với một nhà cung cấp, thì PO đã cam kết đó sẽ rất quan trọng ngay hôm nay.
# Chế độ xem dòng tiền được kết nối cho thấy điều gì
Khi AutoCount được kết nối với hệ thống quản lý đơn hàng và kiểm kê của bạn, bảng điều khiển dòng tiền có thể hiển thị:
| Số liệu | Nguồn | Tại sao nó lại quan trọng |
|---|---|---|
| Tiền mặt thu được hôm nay | AutoCount (biên lai) | Tiền mặt thực tế |
| Hóa đơn chưa thanh toán theo độ tuổi | AutoCount (AR) | Tiền mặt dự kiến thu vào và các khoản phải thu có rủi ro |
| Đơn hàng đã được xác nhận, chưa được lập hoá đơn | Hệ thống đặt hàng | Doanh thu cam kết, chưa hạch toán |
| Giá trị cổ phiếu hiện có | Hệ thống tồn kho | Tiền mặt gắn vào vốn lưu động |
| Đơn đặt hàng chưa thanh toán | Hệ thống mua sắm | Cam kết tiền mặt đi ra |
| Hóa đơn nhà cung cấp đến hạn trong tuần này | AutoCount (AP) | Yêu cầu tiền mặt ngắn hạn |
Đọc qua sáu con số này sẽ cho bạn một bức tranh hoàn chỉnh về tiền mặt ở đâu và nó sẽ đi đâu - được cập nhật hàng ngày.
# Vấn đề về khoản phải thu Hầu hết các SME đều đánh giá thấp
Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam, mối đe dọa lớn nhất đối với dòng tiền không phải là doanh số bán hàng kém mà là việc thu tiền chậm. Các khoản nợ chưa thanh toán quá 60 ngày thể hiện số tiền mà doanh nghiệp đã kiếm được nhưng chưa nhận được. Nếu không có thông tin hàng ngày về khách hàng nào quá hạn và số tiền quá hạn, hoạt động thu nợ sẽ bị phản ứng.
Bảng điều khiển các khoản phải thu trực tiếp, được kết nối với AutoCount, hiển thị mọi hóa đơn quá hạn cùng với số ngày chưa thanh toán, lịch sử tín dụng của khách hàng và khoản thanh toán cuối cùng nhận được. Các cuộc gọi và tin nhắn thu thập có thể được kích hoạt theo một lịch trình xác định thay vì do ai đó ghi nhớ.
# Xây dựng Chế độ xem được kết nối
Jared Loo, người điều hành cả hoạt động hậu cần và kinh doanh thương mại điện tử trước khi thành lập Result, đã xây dựng kiểu quan điểm kết nối này trong chính công ty của mình trước khi chúng tôi xây dựng nó cho khách hàng. Cái nhìn sâu sắc từ việc điều hành các doanh nghiệp đó là những bất ngờ về dòng tiền hầu như luôn có thể nhìn thấy trước nhiều ngày - nếu bạn biết tìm ở đâu.
Cách tiếp cận của chúng tôi:
- Kết nối AutoCount với hệ thống quản lý đơn hàng của bạn thông qua API
- Kết nối dữ liệu hàng tồn kho với cùng một lớp bảng điều khiển
- Xác định số liệu hàng ngày quan trọng đối với chu kỳ tiền mặt của bạn
- Thêm lão hóa các khoản phải thu bằng cách gắn cờ ưu tiên thu nợ
- Cung cấp chế độ xem dưới dạng bản tóm tắt hàng ngày hoặc bảng điều khiển trực tiếp
Công việc Tích hợp AutoCount xử lý kết nối dữ liệu. Bản dựng trang tổng quan doanh nghiệp tạo ra chế độ xem mà nhóm của bạn sử dụng hàng ngày.
Câu hỏi thường gặp
# Điều này có yêu cầu thay đổi cách chúng tôi sử dụng AutoCount không?
Thay đổi phổ biến nhất là tần suất đăng bài. Nếu hóa đơn và biên lai được đăng theo đợt hàng tuần thì chế độ xem trực tiếp luôn chậm hơn một tuần. Chuyển sang đăng bài hàng ngày — hoặc lý tưởng nhất là đăng bài trong cùng ngày — là một thay đổi trong quy trình khiến chế độ xem được kết nối trở nên có giá trị.
# Chúng ta có thể xem dòng tiền theo dòng sản phẩm hoặc phân khúc khách hàng không?
Có, khi dữ liệu được gắn thẻ chính xác trong AutoCount và hệ thống đặt hàng. Phân tích trung tâm chi phí và phân khúc khách hàng là tiêu chuẩn trong bảng thông tin mà chúng tôi xây dựng. Tính nhất quán của việc gắn thẻ trong dữ liệu nguồn là điều kiện tiên quyết.
# Hoạt động kinh doanh của chúng tôi có chu kỳ tiền mặt theo mùa. Bảng điều khiển có thể phản ánh điều đó không?
Đúng. So sánh xu hướng - tuần này so với cùng tuần năm ngoái hoặc so với đường cơ sở theo mùa đã xác định - được tích hợp vào trang tổng quan. Các mô hình theo mùa sẽ dễ quản lý hơn khi chúng hiển thị so với điểm chuẩn thay vì gây ngạc nhiên.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*