Theo dõi lô hàng được thực hiện đúng
- Câu trả lời ngắn:* Hàng gửi hàng cần được theo dõi riêng biệt với hàng tồn kho thuộc sở hữu — theo người nhận hàng, theo địa điểm và theo trạng thái (giữ lại, đã bán, trả lại). Việc trộn nó vào một kho hàng duy nhất sẽ tạo ra các số liệu có sẵn không chính xác, tính toán giá vốn hàng hóa không chính xác và việc đối chiếu lô hàng không đáng tin cậy.
# Tại sao việc gửi hàng lại khó hơn vẻ ngoài của nó
Trong bán hàng tiêu chuẩn, quyền sở hữu được chuyển giao khi hàng hóa được lập hóa đơn. Việc ký gửi thì khác: bạn giao hàng cho nhà bán lẻ, nhà phân phối hoặc đại lý nhưng quyền sở hữu vẫn thuộc về bạn cho đến khi họ bán hàng. Hàng hóa đã ra khỏi kho của bạn nhưng vẫn còn trên bảng cân đối kế toán của bạn.
Điều này tạo ra sự cố theo dõi mà hầu hết các hệ thống kiểm kê không được định cấu hình để xử lý:
- Hàng không có trong kho của bạn nên kiểm kê thực tế sẽ không tìm ra được
- Chúng không được bán nên chúng sẽ không xuất hiện dưới dạng doanh thu bán hàng
- Chúng vẫn là tài sản của bạn nên chúng cần được định giá trong kho của bạn
- Khi người nhận hàng bán, bạn cần chuyển đổi lô hàng thành giao dịch bán được ghi nhận — có hiệu lực hồi tố, dựa trên báo cáo của họ
# Những gì cần được theo dõi
Một hệ thống gửi hàng phù hợp sẽ duy trì các hồ sơ riêng biệt về:
| Ghi lại | Mục đích |
|---|---|
| Phiếu giao hàng | Ghi lại những gì đã rời khỏi kho của bạn và nó đã đi đâu |
| Tài khoản giữ lô hàng (mỗi người nhận hàng) | Theo dõi số lượng hàng mà mỗi người nhận hàng hiện đang nắm giữ |
| Xác nhận bán hàng ký gửi | Người nhận hàng đã bán gì và khi nào |
| Trả lại lô hàng | Hàng người nhận gửi lại chưa bán |
| Kích hoạt hóa đơn | Tạo hóa đơn bán hàng thực tế dựa trên doanh số bán hàng đã được xác nhận |
Tài khoản nắm giữ của mỗi người nhận hàng là phần quan trọng. Nếu không có nó, bạn không thể trả lời: "Nhà bán lẻ X hiện đang nắm giữ những gì và nó có khớp với báo cáo số lượng hàng tồn kho gần đây nhất của họ không?"
# AutoCount và lô hàng
AutoCount không có mô-đun lô hàng gốc. Cách tiếp cận tiêu chuẩn — sử dụng lô hàng gửi đi làm đơn đặt hàng giao hàng không có hóa đơn — có tác dụng để theo dõi cơ bản nhưng sẽ mất chi tiết khi khối lượng tăng lên. Bạn kết thúc với một danh sách các đơn đặt hàng giao hàng chưa khớp và không có cách nào rõ ràng để đối chiếu giữa những gì đã bán và những gì vẫn được giữ lại.
Tích hợp AutoCount tùy chỉnh có thể xây dựng lớp lô hàng đúng cách: tách các tài khoản sổ cái mặt hàng để giữ lô hàng, xử lý xác nhận lô hàng tự động và logic khớp kết nối các báo cáo bán hàng từ người nhận hàng trở lại lô hàng ban đầu.
# Vấn đề hòa giải
Vào cuối mỗi kỳ, người nhận hàng thường nộp báo cáo bán hàng hoặc bản sao kê tài khoản. Bạn cần đối chiếu thông tin đó với hồ sơ lưu giữ lô hàng và hóa đơn chỉ cho những gì đã thực sự được bán. Các lỗi thường gặp ở giai đoạn này:
- Lập hóa đơn cho những đơn vị mà người nhận hàng cho biết là chưa bán được
- Thiếu hàng trả lại do người nhận gửi lại nhưng hệ thống chưa nhận được
- Sự khác biệt về mã sản phẩm giữa hệ thống của bạn và của người nhận hàng
Việc xây dựng quy trình đối chiếu trong hệ thống kho hàng tồn kho — thay vì xử lý nó trong bảng tính — sẽ phát hiện ra những khác biệt tại thời điểm đối chiếu, chứ không phải ba tháng sau trong quá trình kiểm tra.
# Lô hàng gửi đến (Bạn với tư cách là Người nhận hàng)
Trường hợp ngược lại — khi nhà cung cấp gửi hàng cho bạn theo lô hàng — yêu cầu kỷ luật tương tự ngược lại. Bạn đang nắm giữ hàng hóa không phải của mình và bạn cần có khả năng báo cáo lại cho nhà cung cấp về những gì bạn đã bán. Logic hệ thống là như nhau; hướng kế toán là khác nhau.
Câu hỏi thường gặp
# Tôi có thể sử dụng AutoCount để theo dõi lô hàng mà không cần mô-đun tùy chỉnh không?
Bạn có thể ước tính nó bằng cách sử dụng các lệnh giao hàng chưa lập hóa đơn và đối chiếu thủ công, nhưng nó sẽ bị hỏng khi bạn có nhiều hơn một số người nhận hàng hoặc các khoản trả lại thường xuyên. Chi phí thủ công tăng nhanh hơn khối lượng.
# Hàng ký gửi được định giá như thế nào trong tài khoản?
Hàng ký gửi mà bạn sở hữu nhưng chưa bán vẫn là tài sản theo giá gốc. Nó sẽ xuất hiện trong phần định giá hàng tồn kho của bạn mặc dù nó không có trong kho của bạn. Cách nó được ghi lại trong AutoCount tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng tài khoản giữ lô hàng hay coi nó là địa điểm tiêu chuẩn.
# Điều gì xảy ra trong AutoCount khi người nhận hàng bán hàng của chúng tôi?
Xác nhận bán hàng ký gửi kích hoạt hóa đơn trong AutoCount — ghi ngày tại thời điểm bán, không phải thời điểm giao hàng ban đầu. Điều này ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu và thời điểm tính giá vốn hàng hóa, điều này có tác động đến việc báo cáo thuế GTGT và kỳ.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*