Đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp: Dừng duy trì hai danh sách

• Câu trả lời ngắn:* Khi hồ sơ khách hàng hoặc nhà cung cấp tồn tại trong cả AutoCount và CRM hoặc hệ thống bên ngoài, một trong số chúng luôn lỗi thời. Đồng bộ hóa hai hệ thống — với bản ghi chính được xác định và cập nhật tự động — loại bỏ gánh nặng bảo trì và xung đột dữ liệu gây ra lỗi lập hóa đơn và liên lạc.

# Tại sao hai danh sách luôn khác nhau

Mô hình có thể dự đoán được. Bộ phận bán hàng tạo một bản ghi khách hàng mới trong CRM. Tài chính tạo một bản ghi con nợ mới trong AutoCount. Hai bản ghi này được tạo riêng biệt và chúng không đồng bộ:

• Địa chỉ thanh toán của khách hàng thay đổi — một hệ thống được cập nhật, hệ thống kia thì không
• Người liên hệ mới gia nhập công ty của khách hàng — người đó đi vào CRM, không bao giờ vào AutoCount
• Một khách hàng được đánh dấu là không hoạt động trong AutoCount nhưng vẫn xuất hiện là hoạt động trong CRM
• Hạn mức tín dụng hoặc thời hạn thanh toán của khách hàng là khác nhau ở mỗi hệ thống

Kết quả là nhóm bán hàng của bạn đang làm việc theo một phiên bản của sự thật và nhóm tài chính của bạn đang làm việc từ một phiên bản khác. Khi hóa đơn gửi sai địa chỉ hoặc bản sao kê được gửi đến người liên hệ đã rời đi, chi phí cho mỗi trường hợp sẽ nhỏ và tổng cộng lại rất đáng kể.

# Phía nhà cung cấp thường tệ hơn

Dữ liệu nhà cung cấp thường chỉ được duy trì trong AutoCount dưới dạng hồ sơ chủ nợ, không có hồ sơ có cấu trúc trong bất kỳ CRM hoặc hệ thống mua sắm nào. Khi nhà cung cấp thay đổi chi tiết ngân hàng, người liên hệ hoặc địa chỉ của họ, đường dẫn cập nhật sẽ không chính thức — một email tới bộ phận tài chính, một ghi chú trong tin nhắn WhatsApp. Bản ghi AutoCount có thể được cập nhật kịp thời hoặc không.

Khi có sự tham gia của hệ thống mua sắm hoặc cổng thông tin nhà cung cấp, việc phân chia dữ liệu nhà cung cấp sẽ phản ánh vấn đề của khách hàng: hai hồ sơ, không có thẩm quyền.

# Thiết kế đồng bộ hóa hoạt động

Quyết định quan trọng đầu tiên là: hệ thống nào là hồ sơ chính?

Sau khi xác định được hệ thống chính, hệ thống khác sẽ trở thành người đăng ký: hệ thống này nhận các bản cập nhật từ hệ thống chính và không cho phép các chỉnh sửa cục bộ xung đột đối với các trường được chia sẻ.

Tích hợp AutoCount xử lý vấn đề này về mặt kỹ thuật — những thay đổi đối với bản ghi chính sẽ kích hoạt cập nhật tự động cho hệ thống người đăng ký. Quá trình đồng bộ hóa có thể diễn ra theo thời gian thực (thông qua webhook API) hoặc theo lịch trình (đồng bộ hóa hàng loạt mỗi giờ hoặc mỗi đêm, tùy thuộc vào tần suất thay đổi dữ liệu).

# Cái gì được đồng bộ hóa và cái gì được tách biệt

Không phải tất cả các trường đều cần được chia sẻ. Phạm vi đồng bộ thực tế:

• Đồng bộ hóa các trường này (được chia sẻ trên các hệ thống):*

• Tên công ty và số đăng ký
• Địa chỉ thanh toán và giao hàng
• Tên liên lạc chính và email
• Điều khoản thanh toán và hạn mức tín dụng
• Trạng thái hoạt động/không hoạt động

• Để lại những hệ thống cụ thể này:*

• CRM: ghi chú bán hàng, giai đoạn cơ hội, ngày liên hệ cuối cùng, phân công nhân viên bán hàng
• AutoCount: số dư nợ, lịch sử giao dịch, mã số thuế, mã tài khoản bên nợ/chủ nợ

Đồng bộ hóa quá nhiều trường sẽ tạo ra xung đột. Việc đồng bộ hóa các trường phù hợp sẽ loại bỏ gánh nặng bảo trì mà không làm quá trình tích hợp trở nên phức tạp.

# Điều gì xảy ra với dữ liệu xung đột hiện có

Trước khi kết nối hai hệ thống bằng tính năng đồng bộ hóa, dữ liệu hiện có trong cả hai hệ thống cần được đối chiếu. Đây là bước mà hầu hết các doanh nghiệp đều bỏ qua — họ kết nối các hệ thống và để quá trình đồng bộ hóa chạy, sau đó phát hiện ra rằng bản ghi chính đã ghi đè dữ liệu mà hệ thống thuê bao đã ghi một cách chính xác.

Bước dọn dẹp dữ liệu trước khi đồng bộ hóa bao gồm:

1. Xuất cả hai danh sách và so sánh chúng
2. Xác định các bản ghi tồn tại trong một hệ thống nhưng không tồn tại trong hệ thống kia
3. Xác định các hồ sơ trong đó cùng một công ty có dữ liệu khác nhau trong mỗi hệ thống
4. Giải quyết từng xung đột (phiên bản nào đúng?) trước khi bật đồng bộ

Đây không phải là một công việc hấp dẫn nhưng nó là bước quyết định liệu đồng bộ hóa có hữu ích hay chỉ là một cách truyền lỗi nhanh hơn. CRM và hệ thống theo dõi bán hàng mà chúng tôi triển khai bao gồm việc dọn dẹp này như một phần của quá trình triển khai.

Câu hỏi thường gặp

# Đội ngũ bán hàng của chúng tôi không muốn thay đổi cách họ thêm khách hàng - chúng tôi xử lý vấn đề này như thế nào?

Quá trình đồng bộ hóa có thể được thiết kế để CRM vẫn giữ nguyên giao diện của nhóm bán hàng và AutoCount được cập nhật tự động ở hậu trường. Nhóm bán hàng không cần thay đổi quy trình làm việc của mình — họ thêm khách hàng vào CRM như trước và bản ghi người nợ AutoCount được tạo tự động, đang chờ phê duyệt tài chính nếu được yêu cầu.

# Điều gì sẽ xảy ra nếu bản ghi khách hàng cần được cập nhật khẩn cấp trong AutoCount — điều đó có ghi đè lên CRM không?

Điều này phụ thuộc vào thiết kế đồng bộ. Đồng bộ hóa một chiều từ CRM sang AutoCount sẽ không cho phép AutoCount ghi đè CRM. Đồng bộ hóa hai chiều với các quy tắc giải quyết xung đột sẽ xử lý các cập nhật từ cả hai phía. Xác định các trường hợp khó khăn của bạn trước khi xây dựng — cập nhật khẩn cấp là trường hợp phổ biến.

# Việc này đáng làm cho bao nhiêu khách hàng hoặc nhà cung cấp?

Việc tiết kiệm thời gian từ việc đồng bộ hóa tự động tỷ lệ thuận với quy mô danh sách khách hàng/nhà cung cấp của bạn và tần suất danh sách đó thay đổi. Đối với danh sách hơn 200 bản ghi có thay đổi thường xuyên (khách hàng mới được thêm hàng tuần, cập nhật địa chỉ hàng tháng), trường hợp này rất rõ ràng. Đối với các danh sách tĩnh, nhỏ hơn, lợi ích chủ yếu là ở độ chính xác hơn là tiết kiệm thời gian.

• Bạn muốn ánh xạ xung đột dữ liệu giữa các hệ thống hiện tại của mình trước khi chúng gây ra sự cố lập hóa đơn? Đặt lịch kiểm tra hệ thống*