Di chuyển dữ liệu: Di chuyển bảng tính một cách an toàn

• Câu trả lời ngắn:* Quá trình di chuyển bảng tính sang ERP an toàn yêu cầu phải làm sạch dữ liệu nguồn trước tiên, ánh xạ dữ liệu đó tới cấu trúc của hệ thống đích, chạy nhập thử nghiệm trước khi đi vào hoạt động và xác thực kết quả đầu ra so với bản ghi gốc. Việc bỏ qua bất kỳ bước nào trong số này sẽ tạo ra một hệ thống trực tiếp có dữ liệu bẩn — khó sửa hơn bảng tính mà bạn đã bắt đầu.

# Tại sao việc di chuyển lại khó hơn nhập khẩu

Giả định chung: xuất dữ liệu từ bảng tính, nhập vào ERP là xong. Thực tế là các bảng tính tích lũy các vấn đề về cấu trúc mà ERP sẽ không chấp nhận hoặc sẽ chấp nhận không chính xác.

Các sự cố điển hình được tìm thấy trong dữ liệu bảng tính trước khi di chuyển:

• Tên khách hàng được nhập khác nhau trên các hàng ("Tan Brothers Trading", "Tan Bros Trading Sdn Bhd", "TBT")
• Mã sản phẩm thay đổi theo thời gian, có cả mã cũ và mã mới
• Số lượng hàng tồn kho không khớp trên các tờ khác nhau theo dõi cùng một mặt hàng
• Thiếu các trường mà ERP yêu cầu (điều khoản thanh toán của nhà cung cấp, mã danh mục mặt hàng)
• Định dạng ngày không nhất quán giữa các hàng (DD/MM/YYYY trộn lẫn với M/D/YY)
• Công thức trong ô thay vì giá trị — một số đánh giá có lỗi

Không ai trong số này làm hỏng bảng tính. Tất cả chúng đều gây ra sự cố trong ERP xác thực dữ liệu khi nhập.

# Quá trình di chuyển

Di chuyển và dọn dẹp dữ liệu tuân theo trình tự xác định:

• 1. Kiểm tra dữ liệu nguồn.* Kiểm kê tất cả các bảng tính. Ghi lại dữ liệu nào tồn tại, ở định dạng nào và xung đột xảy ra ở đâu. Bước này tiết lộ phạm vi di chuyển thực sự — hầu như luôn lớn hơn ước tính.

• 2. Xác định cấu trúc đích.* custom ERP hoặc hệ thống đích có mô hình dữ liệu. Hồ sơ khách hàng, mặt hàng chính, hàng tồn kho đầu kỳ, đơn đặt hàng mở, hồ sơ nhà cung cấp — mỗi hồ sơ đều có các trường, loại dữ liệu và mối quan hệ bắt buộc. Ánh xạ các cột nguồn tới các trường mục tiêu trước khi chạm vào một hàng.

• 3. Làm sạch dữ liệu nguồn.* Loại bỏ trùng lặp. Tiêu chuẩn hóa. Điền vào các trường bắt buộc. Giải quyết xung đột giữa các bảng tính. Đây là phần sử dụng nhiều lao động. Nó không thể được tự động loại bỏ - cần phải đưa ra quyết định về phiên bản nào của hồ sơ là chính xác.

• 4. Nhập thử nghiệm trong môi trường chạy thử.* Chạy dữ liệu đã được làm sạch thông qua quá trình nhập vào phiên bản thử nghiệm của ERP. Xem lại những gì đã nhập chính xác và những gì đã nhập không thành công hoặc sai. Sửa và chạy lại trước khi chạm vào hệ thống trực tiếp.

• 5. Xác thực kết quả đầu ra.* Sau khi nhập, hãy chạy báo cáo trong ERP và so sánh tổng số với bảng tính gốc. Số lượng tồn kho theo mặt hàng. Hóa đơn chưa thanh toán của khách hàng. Số dư của nhà cung cấp. Sự khác biệt ở đây bây giờ dễ khắc phục hơn so với sau khi đưa vào hoạt động.

• 6. Đưa vào hoạt động với kế hoạch chuyển đổi.* Xác định ngày sau đó các giao dịch mới chỉ diễn ra trong ERP. Đóng các bảng tính. Chạy song song trong một khoảng thời gian xác định nếu doanh nghiệp yêu cầu - nhưng hãy đặt ngày kết thúc cố định.

# Nội dung cần di chuyển và nội dung cần lưu trữ

Không phải tất cả dữ liệu bảng tính đều cần được đưa vào ERP. Coi như:

Việc di chuyển các giao dịch lịch sử trong 5 năm sang ERP mới thường không đáng nỗ lực. Số dư đầu kỳ kể từ ngày đi vào hoạt động cùng với các tài liệu mở là đủ đối với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

# Cái giá của việc mắc sai lầm

Một hoạt động có dữ liệu bị hỏng hoặc không đầy đủ sẽ không tự thông báo rõ ràng. Số lượng tồn kho sai sẽ dẫn tới tình trạng bán quá mức. Số dư của khách hàng bị tắt sẽ ảnh hưởng đến việc thu nợ. Các lỗi xuất hiện dưới dạng các vấn đề về vận hành - vận chuyển sai mặt hàng, hóa đơn bị tranh chấp, thiếu sót trong việc đối chiếu - và nguyên nhân gốc rễ được bắt nguồn từ quá trình di chuyển vài tuần sau đó.

Việc sửa dữ liệu trong hệ thống trực tiếp đắt hơn việc làm sạch dữ liệu trước khi di chuyển. Mọi giao dịch được thực hiện sau khi đưa vào hoạt động đều sẽ bị vướng vào dữ liệu mở không hợp lệ.

Câu hỏi thường gặp

# Quá trình di chuyển bảng tính sang ERP thường mất bao lâu?

Giai đoạn dọn dẹp dữ liệu là biến. Đối với một công ty thương mại có vài nghìn hồ sơ khách hàng, danh mục sản phẩm gồm vài trăm mặt hàng và thời gian giao dịch mở từ 2 đến 3 năm, thì 4 đến 8 tuần từ khi kiểm tra đến khi làm sạch dữ liệu là thực tế. Các tập dữ liệu lớn hơn hoặc các nguồn không nhất quán hơn sẽ mất nhiều thời gian hơn.

# Chúng ta có cần di chuyển tất cả dữ liệu lịch sử hay chỉ số dư đầu kỳ?

Đối với hầu hết các mục đích hoạt động, số dư đầu kỳ - số lượng hàng tồn kho, số dư chưa thanh toán của khách hàng và nhà cung cấp, đơn đặt hàng mở - là đủ. Dữ liệu giao dịch lịch sử có thể được lưu trữ ở định dạng ban đầu và được tham chiếu khi cần thiết. Việc di chuyển số năm giao dịch đã hoàn thành hiếm khi mang lại giá trị phù hợp với chi phí.

# Điều gì sẽ xảy ra nếu bảng tính của chúng tôi được xây dựng bằng macro và công thức — điều đó có làm phức tạp việc di chuyển không?

Đúng. Công thức và macro tạo ra các giá trị hiển thị trong bảng tính nhưng không được lưu trữ dưới dạng dữ liệu. Quá trình di chuyển nắm bắt các giá trị chứ không phải logic. Trước khi di chuyển, hãy chạy toàn bộ phép tính trên tất cả các bảng tính và lưu kết quả đầu ra dưới dạng giá trị tĩnh. Ghi lại mọi logic nghiệp vụ được nhúng trong macro — logic đó có thể cần được sao chép trong ERP dưới dạng quy tắc tự động hóa.

• Đặt lịch kiểm tra hệ thống*