Quản lý việc giao hàng trên giấy và trò chuyện? Đây là bản nâng cấp

• Câu trả lời ngắn:* Hệ thống quản lý giao hàng thay thế lệnh giao hàng bằng giấy, điều phối nhóm WhatsApp và các cuộc gọi điện thoại bằng quy trình làm việc kỹ thuật số — điều phối công việc, tài xế nhận chúng trên điện thoại của họ, khách hàng nhận được bằng chứng giao hàng và việc thanh toán diễn ra trong cùng ngày.

# Quy trình hiện tại thực sự trông như thế nào

Hầu hết các doanh nghiệp logistics Vietnam quản lý trên giấy tờ và trò chuyện đều tuân theo mô hình này:

• Dispatch viết DO vào buổi sáng hoặc tối hôm trước
• Lái xe thu gom giấy DO tại bãi
• Công việc được thông báo qua điện thoại hoặc nhóm WhatsApp
• Khách hàng ký giấy DO khi giao hàng
• Người lái xe quay lại văn phòng với DO đã ký — hoặc không
• Tài chính chờ DO ký để xuất hóa đơn
• Việc giao hàng thất bại được ghi nhận bằng lời nói hoặc không hề

Quá trình này hoạt động khi doanh nghiệp còn nhỏ. Nó ngừng hoạt động đáng tin cậy ở khoảng 10–15 tài xế và 80–100 lượt giao hàng hàng ngày.

# Quá trình chuyển đổi: Điều gì thay đổi và Điều gì không thay đổi

Việc nâng cấp không yêu cầu đào tạo lại mọi người từ đầu. Công việc cốt lõi vẫn giữ nguyên - giao hàng, xác nhận giao hàng, lập hóa đơn cho khách hàng. Sự thay đổi là nơi thông tin được nắm bắt và cách nó truyền đi.

Công việc là như nhau. Thông tin được ghi lại tại thời điểm hành động chứ không phải được xây dựng lại nhiều giờ sau đó.

# Tại sao việc phối hợp WhatsApp không thành công ở quy mô lớn

WhatsApp nhanh và quen thuộc. Nó cũng không có cấu trúc. Nhóm WhatsApp dành cho đội xe 20 lái xe có nghĩa là:

• Phân công công việc bị chôn vùi trong cuộc trò chuyện
• Không có xác nhận tài xế đã đọc và ghi nhận công việc
• Tranh chấp về việc có đưa ra chỉ dẫn hay không
• Không có hồ sơ hệ thống về những gì được giao, cho ai và khi nào

Hệ thống quản lý phân phối cung cấp cho mỗi công việc một bản ghi bao gồm ai được giao, khi nào, cái gì được giao, khi nào nó được hoàn thành và kết quả là gì. Bản ghi đó là nguồn gốc của sự thật - không phải lịch sử trò chuyện.

# Các công ty Logistics ở Vietnam cần gì

Hoạt động logistics của Vietnam có những yêu cầu cụ thể:

• Nhiều tuyến đường dừng trong một chuyến đi
• Yêu cầu tài liệu khác nhau cho các loại khách hàng khác nhau
• Những người lái xe có thể có trình độ hiểu biết về kỹ thuật số khác nhau
• Thanh toán liên quan đến AutoCount

Hệ thống đặt hàng hậu cần và giao hàng giải quyết những vấn đề này một cách cụ thể. Jacob Ng đã thiết kế giao diện trình điều khiển dành cho người lao động ở tuyến đầu và người nhập cư — mục tiêu là một màn hình mà người lái xe có thể sử dụng mà không bị nhầm lẫn chứ không phải ở dạng phức tạp.

# Tác động thanh toán

Lợi ích tài chính trước mắt nhất là lập hóa đơn nhanh hơn. Khi bằng chứng giao hàng là kỹ thuật số, bộ phận tài chính không chờ đợi DO giấy được trả lại. Công việc đã hoàn thành sẽ kích hoạt thanh toán vào ngày hôm đó. Đối với một doanh nghiệp có 200 lần giao hàng mỗi ngày, việc chuyển việc lập hóa đơn từ 7–14 ngày sau khi giao hàng sang 1–2 ngày sẽ có tác động trực tiếp đến các khoản phải thu.

Câu hỏi thường gặp

# Điều gì xảy ra với những người lái xe không thoải mái với điện thoại thông minh?

Ứng dụng trình điều khiển được thiết kế cho việc này. Các nút lớn, màn hình đơn giản và quy trình làm việc với rất ít bước — người lái xe nhìn thấy công việc của họ, đánh dấu chúng là hoàn thành và chụp chữ ký hoặc chụp ảnh. Jacob Ng, người thiết kế ứng dụng này, đã đặc biệt xây dựng ứng dụng này cho những người lao động ở tuyến đầu và người nhập cư có ít trải nghiệm về thiết bị.

# Chúng ta có thể bắt đầu với một vài tài xế làm phi công trước khi triển khai cho toàn bộ đội xe không?

Đúng. Triển khai theo từng giai đoạn là cách tiếp cận tiêu chuẩn. Bắt đầu với 3–5 tài xế trên một tuyến đường xác định cho phép nhóm vận hành xác định mọi điều chỉnh quy trình làm việc trước khi đưa toàn bộ đội xe lên tàu.

# Chúng ta có cần giữ lại DO trên giấy sau khi chuyển sang kỹ thuật số không?

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, không. DO kỹ thuật số có chữ ký của khách hàng và dấu thời gian là hồ sơ giao hàng. Một số doanh nghiệp giữ lại bản sao lưu trên giấy cho những loại khách hàng cụ thể có yêu cầu - hệ thống vẫn có thể tạo phiên bản PDF nếu cần.

• • Bạn đã sẵn sàng ngừng quản lý việc giao hàng trên giấy và trò chuyện chưa? WhatsApp cho chúng tôi biết bản nâng cấp sẽ như thế nào đối với đội xe của bạn.**