Báo cáo bạn có thể tin cậy: Sửa dữ liệu trước bảng điều khiển
- Câu trả lời ngắn gọn:* Trang tổng quan không thể biến dữ liệu xấu thành dữ liệu tốt. Nếu báo cáo quản lý của bạn đưa ra những con số khiến nhân viên nghi ngờ hoặc khác với những gì từng hệ thống hiển thị riêng lẻ thì vấn đề nằm ở lớp dữ liệu — và vấn đề đó phải được khắc phục trước khi thêm bất kỳ công cụ báo cáo nào.
# Tại sao Trang tổng quan không tạo dựng được niềm tin
Mô hình phổ biến nhất mà chúng tôi thấy: một doanh nghiệp đầu tư vào một công cụ báo cáo hoặc trang tổng quan, chạy công cụ đó trong hai tháng và sau đó ngừng sử dụng nó. Lý do hầu như luôn giống nhau - những con số không thể giải thích hay đối chiếu được.
Nhân viên kiểm tra bảng thông tin, so sánh nó với những gì họ biết từ hệ thống của chính họ, tìm ra điểm khác biệt và mặc định quay lại bảng tính thủ công của họ. Bảng điều khiển không được sử dụng. Việc đầu tư bị lãng phí.
Sự khác biệt không được đưa ra bởi bảng điều khiển. Nó đã có sẵn trong dữ liệu cơ bản. Trang tổng quan chỉ làm cho nó hiển thị - và hiển thị theo cách mà tôi cảm thấy không đáng tin cậy hơn là hữu ích.
# Các vấn đề về dữ liệu thường gặp nhất ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam
Wei Yot, người trước đây làm việc tại AutoCount và hiện đang lãnh đạo công việc tích hợp hệ thống kế toán của chúng tôi, xác định đây là những vấn đề thường gặp nhất:
| Vấn đề | Nơi Nó Thường Sống | Ảnh hưởng đến báo cáo |
|---|---|---|
| Sao chép hồ sơ khách hàng hoặc nhà cung cấp | Dữ liệu chính AutoCount | Tính hai lần trong báo cáo AR/AP |
| Điều chỉnh cổ phiếu chưa đối chiếu | Hệ thống tồn kho | Giá trị cổ phiếu không khớp với kế toán |
| Hóa đơn được gửi sai tài khoản hoặc trung tâm chi phí | Giao dịch AutoCount | Báo cáo lợi nhuận và chi phí không chính xác |
| Ghi đè thủ công và ghi nhật ký mà không cần tài liệu | Hồ sơ tài chính | Phương sai không giải thích được |
| Nhiều mã cho cùng một sản phẩm | Chủ hàng | Lịch sử bán hàng rời rạc |
| Ngày đăng không nhất quán | Tất cả hệ thống | Số liệu cuối kỳ thay đổi bất ngờ |
Mỗi trong số này đều có thể sửa được. Không ai trong số họ yêu cầu thay thế hệ thống kế toán. Họ yêu cầu kiểm tra dữ liệu có cấu trúc và quy trình dọn dẹp.
# Nội dung kiểm tra dữ liệu
[kiểm tra hệ thống](/kiểm tra hệ thống) nhằm mục đích báo cáo sẽ kiểm tra:
- Tính toàn vẹn của dữ liệu chính — khách hàng, nhà cung cấp và sản phẩm có được loại bỏ trùng lặp và mã hóa chính xác không?
- Giao dịch hoàn tất — có hóa đơn, biên lai hoặc biến động hàng tồn kho nào chưa bao giờ được đăng không?
- Đối chiếu giữa các hệ thống — giá trị hàng tồn kho của hệ thống kiểm kê có khớp với số dư của hệ thống kế toán không?
- Tính nhất quán của các kỳ — số liệu cho các kỳ đã đóng có thay đổi khi bạn chạy cùng một báo cáo hai lần không?
- Quy tắc tính toán — lợi nhuận, khung tuổi và phân bổ chi phí có được tính theo cùng một cách trong mọi báo cáo không?
Đầu ra là danh sách các vấn đề cụ thể với mức độ ưu tiên và phương pháp khắc phục. Một số bản sửa lỗi là thay đổi cấu hình trong AutoCount. Một số yêu cầu chỉnh sửa giao dịch. Một số yêu cầu di chuyển dữ liệu một lần.
# Trình tự hoạt động
Xây dựng các báo cáo đáng tin cậy tuân theo một trình tự xác định:
- Kiểm tra dữ liệu — xác định điều gì sai và sai ở đâu
- Làm sạch dữ liệu nguồn — sửa dữ liệu chính, đăng các giao dịch bị thiếu, điều chỉnh hệ thống
- Xác định các quy tắc báo cáo — đồng ý về cách tính tỷ suất lợi nhuận, tuổi nợ và giá trị cổ phiếu
- Xây dựng lớp báo cáo — kết nối dữ liệu sạch với trang tổng quan hoặc đầu ra báo cáo
- Thiết lập kỷ luật dữ liệu — quy trình đăng bài để giữ cho dữ liệu luôn sạch sẽ trong tương lai
Bỏ qua bước 1 và 2 và chuyển thẳng sang bước 4 là cách các doanh nghiệp kết thúc với những bảng thông tin không ai tin tưởng.
Công việc Tích hợp AutoCount của chúng tôi xử lý lớp dữ liệu. Bản dựng trang tổng quan doanh nghiệp sẽ được triển khai sau khi dữ liệu được xác minh.
Câu hỏi thường gặp
# Quá trình dọn dẹp dữ liệu mất bao lâu?
Phụ thuộc vào thời gian các vấn đề đã tích lũy. Một doanh nghiệp đã sử dụng AutoCount trong ba năm với mục nhập dữ liệu không nhất quán có thể có dự án dọn dẹp kéo dài 6–8 tuần trước khi báo cáo đáng tin cậy. Một doanh nghiệp mới hơn với khối lượng giao dịch nhỏ hơn có thể sẽ sạch sẽ sau hai tuần.
# Chúng tôi có cần thông báo cho nhân viên của mình về việc dọn dẹp không?
Đúng. Chất lượng dữ liệu được duy trì bằng hành vi chứ không chỉ bằng phần mềm. Nhân viên tài chính cần hiểu rõ các thủ tục đăng bài chính xác trong tương lai, nếu không vấn đề sẽ tái diễn. Việc dọn dẹp là cách khắc phục một lần; thay đổi quy trình là cách khắc phục vĩnh viễn.
# Việc sửa dữ liệu có làm thay đổi báo cáo lịch sử của chúng tôi không?
Nó sẽ làm cho các báo cáo lịch sử chính xác hơn, có nghĩa là một số số liệu sẽ thay đổi. Điều này cần được thông báo cho các bên liên quan trước khi thực hiện thay đổi và ghi lại lý do. Dữ liệu lịch sử chính xác đáng để điều chỉnh.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*