Cần chuẩn bị những gì trước khi xây dựng ERP tùy chỉnh

• Câu trả lời ngắn:* Các doanh nghiệp nhận được nhiều giá trị nhất từ ERP tùy chỉnh là những doanh nghiệp chuẩn bị trước khi quá trình xây dựng bắt đầu — với dữ liệu chính rõ ràng, quy trình làm việc được ghi lại và câu trả lời rõ ràng cho một số câu hỏi về quyền sở hữu dữ liệu và vai trò của người dùng. Việc không chuẩn bị trước không ngăn cản việc xây dựng nhưng nó làm tăng chi phí, kéo dài thời gian và tăng khả năng hệ thống hoàn thiện không phù hợp với hoạt động thực tế.

# Tại sao việc chuẩn bị lại quan trọng hơn hầu hết các doanh nghiệp mong đợi

Một nhà phát triển chỉ có thể xây dựng những gì họ hiểu. Nếu bản tóm tắt mơ hồ - "chúng tôi cần một hệ thống để quản lý hàng tồn kho và khách hàng" - kết quả sẽ phản ánh các giả định của nhà phát triển chứ không phải thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Mọi sự mơ hồ được giải quyết trong giai đoạn ngắn gọn đều không tốn kém gì để khắc phục. Sự mơ hồ tương tự được phát hiện ở giai đoạn giữa xây dựng tốn rất nhiều thời gian. Bị phát hiện sau khi ra mắt, cần phải xây dựng lại.

Kinh nghiệm của Jared Loo khi điều hành Terasek và một doanh nghiệp thương mại điện tử trước khi bước vào lĩnh vực phần mềm của ngành này đã định hình nên một quan điểm trực tiếp: việc chuẩn bị không phải là nhiệm vụ của quản trị viên trước khi công việc thực sự bắt đầu. Nó là một phần của công trình. Bỏ qua nó sẽ khiến các khoản đầu tư công nghệ trị giá bảy con số cuối cùng không được sử dụng.

# Những gì cần chuẩn bị: Danh sách kiểm tra thực tế

# 1. Làm sạch dữ liệu chính của bạn

ERP chỉ chính xác như dữ liệu bắt đầu. Trước khi bắt đầu xây dựng:

• Mặt hàng/sản phẩm chính: Tất cả các mặt hàng có được mã hóa nhất quán không? Các bản sao có được hợp nhất không? Giá thành có được cập nhật không?
• Hồ sơ khách hàng và nhà cung cấp: Có mục nào trùng lặp không? Các giới hạn và điều khoản tín dụng có được ghi lại không?
• Biểu đồ tài khoản và trung tâm chi phí: Chúng có được cấu trúc để phản ánh cách ban quản lý muốn xem chi phí không?

Bài tập dọn dẹp dữ liệu trước khi xây dựng rẻ hơn đáng kể so với việc sửa dữ liệu bị hỏng sau khi đi vào hoạt động.

# 2. Ghi lại các quy trình hiện tại của bạn - Bao gồm các giải pháp thay thế

Lập bản đồ những gì thực sự xảy ra, không phải phiên bản lý tưởng hóa. Nếu nhân viên gửi xác nhận đơn hàng qua WhatsApp trước khi nhập chúng vào Excel, hãy ghi lại điều đó. Nếu việc nhận hàng được thực hiện trên giấy và nhập vào sau, hãy ghi lại điều đó. Các giải pháp thay thế cho thấy hệ thống hiện tại bị lỗi ở đâu và hệ thống mới phải cải thiện ở đâu.

Dịch vụ kiểm tra hệ thống bao gồm việc ánh xạ quy trình này dưới dạng sản phẩm có thể phân phối có cấu trúc, đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp bắt đầu từ đó trước khi cam kết xây dựng. Hướng dẫn về nội dung kiểm tra hệ thống bao gồm giải thích những gì bạn nhận được ở cuối.

# 3. Xác định người dùng của bạn và vai trò của họ

Đối với mỗi vai trò sẽ sử dụng ERP, hãy xác định:

• Họ cần hoàn thành những nhiệm vụ gì?
• Họ cần xem dữ liệu gì?
• Dữ liệu nào họ không nên xem?
• Họ xử lý những phê duyệt hoặc ủy quyền nào?

Điều này trở thành cơ sở cho việc kiểm soát truy cập và thiết kế giao diện. Việc xây dựng nó ngay từ đầu sẽ ngăn chặn tình trạng hệ thống hoạt động và mọi người có quá nhiều hoặc quá ít quyền truy cập.

# 4. Xác định các quy tắc về nguồn gốc sự thật của bạn

Khi nhiều hệ thống chứa cùng một dữ liệu — AutoCount, bảng tính, nhóm WhatsApp, thẻ kho vật lý — ERP cần trở thành nguồn thông tin chính xác duy nhất cho ít nhất một trong số chúng. Xác định hệ thống nào sở hữu từng loại dữ liệu trước khi xây dựng:

# 5. Quyết định ranh giới hội nhập

Nếu ERP sẽ nằm cạnh AutoCount, hãy xác định chính xác những gì ERP sở hữu và những gì AutoCount sở hữu. Sự mơ hồ ở đây gây ra các vấn đề về đăng hai lần, xung đột đồng bộ hóa và tính toàn vẹn dữ liệu. Dịch vụ phát triển ERP tùy chỉnh bao gồm cách cấu trúc các ranh giới này trong thiết kế kỹ thuật.

# 6. Đề cử Chủ sở hữu nội bộ

Mỗi dự án ERP thành công đều có một người nội bộ có thẩm quyền và trách nhiệm đưa ra quyết định thay mặt cho doanh nghiệp trong quá trình xây dựng. Đây không phải là người quản lý CNTT. Đó là người hiểu các hoạt động và có thể trả lời các câu hỏi về cách xử lý các trường hợp khó khăn. Nếu không có người này, các quyết định xây dựng sẽ mặc định theo giả định của nhà phát triển.

Những gì bạn không cần chuẩn bị

Bạn không cần phải có tài liệu đặc tả hoàn hảo trước khi nói chuyện với nhà phát triển. Bạn không cần phải biết kiến ​​trúc kỹ thuật. Bạn không cần phải giải quyết trước mọi câu hỏi về quy trình.

Điều bạn cần là những câu trả lời trung thực cho những câu hỏi trên và sẵn sàng vạch ra những gì đang thực sự xảy ra trong doanh nghiệp hơn là những gì lẽ ra nên xảy ra.

Câu hỏi thường gặp

# Giai đoạn chuẩn bị thường kéo dài bao lâu?

Đối với phạm vi ERP tập trung — một hoặc hai quy trình công việc vận hành — giai đoạn chuẩn bị được thực hiện tốt sẽ mất từ ​​​​hai đến bốn tuần. Phạm vi lớn hơn hoặc các hoạt động kinh doanh thủ công nặng nề với các quy trình không có giấy tờ sẽ mất nhiều thời gian hơn. Bắt đầu bằng [kiểm tra hệ thống](/kiểm tra hệ thống) sẽ nén điều này một cách đáng kể vì quá trình kiểm tra sẽ thực hiện tài liệu phù hợp với bạn.

# Chúng ta có thể bắt đầu xây dựng trong khi vẫn làm sạch dữ liệu không?

Trong một số trường hợp, có - nếu các mô-đun được xây dựng trong Giai đoạn 1 không phụ thuộc vào dữ liệu đang được làm sạch. Nhưng nếu việc xây dựng phụ thuộc vào bản chính của mặt hàng hoặc hồ sơ khách hàng thì dữ liệu sạch cần phải được ưu tiên hàng đầu. Xây dựng trên dữ liệu xấu sẽ tạo ra một hệ thống có đầu ra kém, nhanh chóng phá hủy niềm tin của người dùng.

# Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta không biết mình muốn hệ thống làm gì?

Đó là điểm khởi đầu bình thường và không có vấn đề gì. Điều đó có nghĩa là công việc chuẩn bị quan trọng hơn chứ không hề kém đi. Phiên khám phá có cấu trúc hoặc kiểm tra hệ thống với nhà phát triển có kinh nghiệm sẽ tạo ra bản tóm tắt rõ ràng về thực tế hoạt động của bạn, thay vì yêu cầu bạn phát minh ra các yêu cầu từ đầu.

• Nếu bạn đang chuẩn bị xây dựng ERP tùy chỉnh, cách nhanh nhất để có kế hoạch có phạm vi và chi phí là bắt đầu bằng kiểm tra hệ thống — hoặc WhatsApp us để mô tả vị trí của bạn và những gì bạn đang cố gắng giải quyết.*