Hiển thị mua sắm cho chủ sở hữu: Xem chi phí cam kết sớm
- Câu trả lời ngắn gọn:* Chi phí cam kết là số tiền bạn đã đồng ý chi nhưng chưa thanh toán. Đối với hầu hết các chủ doanh nghiệp, con số này không thể nhìn thấy được cho đến khi hóa đơn được gửi đến. Bảng thông tin hiển thị hoạt động mua sắm hiển thị theo thời gian thực — theo nhà cung cấp, danh mục, bộ phận hoặc dự án — để bạn có thể quản lý dòng tiền trước khi nó trở thành vấn đề.
# Khoảng cách giữa phê duyệt và tài khoản
Khi giao dịch mua được chấp thuận, tiền sẽ được cam kết một cách hiệu quả. Nhưng ở hầu hết các doanh nghiệp chạy AutoCount, cam kết đó không xuất hiện trong tài khoản cho đến khi nhận được và đăng hóa đơn. Đối với một doanh nghiệp phát hành 80–100 PO mỗi tháng, có thể có hàng trăm nghìn ringgit chi tiêu đã cam kết mà chủ sở hữu không thể biết được.
Các tài khoản hiển thị những gì đã được thanh toán. Khả năng hiển thị mua sắm cho thấy những gì đang đến.
# Những điều chủ sở hữu thường hỏi
Khi chủ sở hữu muốn hiểu rõ khả năng mua sắm của họ, đây là những câu hỏi quan trọng:
- Chúng ta đã cam kết chi bao nhiêu trong tháng này mà vẫn chưa xuất hóa đơn?
- Nhà cung cấp nào có số dư mở lớn nhất so với PO được phê duyệt?
- Chúng ta có đang đi đúng hướng so với ngân sách mua hàng hàng tháng của mình không?
- Bộ phận nào chi tiêu nhiều nhất và có nằm trong giới hạn được phê duyệt không?
- Có gì tồn đọng 3 tháng gần đây mà chưa nhận được?
Những câu hỏi này không thể được trả lời chỉ từ AutoCount, vì AutoCount chỉ ghi lại các giao dịch đã được lập hoá đơn và đăng tải. Khả năng hiển thị mua sắm bao gồm giai đoạn trước đó.
# Bảng điều khiển hiển thị những gì
Bảng thông tin mua sắm dành cho chủ sở hữu thường bao gồm:
| Xem | Nó nói gì với bạn |
|---|---|
| Giá trị PO mở theo nhà cung cấp | Nơi đặt những cam kết lớn nhất |
| Cam kết hàng tháng so với chi tiêu thực tế | Cảnh báo sớm về bội chi ngân sách |
| PO đang chờ phê duyệt | Điều gì đang chờ được cấp phép |
| Giao hàng quá hạn | PO đã gửi nhưng chưa nhận được hàng |
| Hạng mục chi tiêu hàng đầu | Phần lớn số tiền sẽ đi về đâu |
| Sử dụng ngân sách theo bộ phận | Mỗi ngân sách đã được sử dụng bao nhiêu |
Điều này được xây dựng dựa trên dữ liệu trực tiếp từ hệ thống mua sắm chứ không phải xuất khẩu hàng tháng.
# Kích thước dòng tiền
Đối với các doanh nghiệp có mô hình mua hàng theo mùa hoặc vốn lưu động eo hẹp, việc biết trước mức chi tiêu đã cam kết là không bắt buộc. Nếu 800.000 RM trong PO được phê duyệt và chuyển đi vào tuần cuối cùng của tháng, chủ doanh nghiệp đang lập kế hoạch về dòng tiền cần biết điều đó trước khi người quản lý tài chính của họ thực hiện việc đối chiếu ngân hàng.
Khả năng hiển thị mua sắm cung cấp thông tin đó cho đúng người vào đúng thời điểm.
# Cách kết nối này với AutoCount
Bảng thông tin được lấy từ hai nguồn: hệ thống mua sắm (dành cho các PO đã được phê duyệt và mở) và AutoCount thông qua tích hợp AutoCount (dành cho các hóa đơn đã được đăng). Cùng nhau, họ đưa ra một bức tranh hoàn chỉnh về mức chi tiêu đã cam kết và thực tế.
Đối với các nhu cầu thông tin kinh doanh rộng hơn ngoài việc mua sắm, bảng thông tin doanh nghiệp và dịch vụ BI bao gồm báo cáo đa chức năng về bán hàng, hoạt động và tài chính.
Quy trình mua sắm cơ bản — phê duyệt, nhận, đối chiếu — là một phần của hệ thống tự động hóa mua sắm và PO.
# Thay đổi gì đối với Chủ sở hữu
Trước: bạn phát hiện ra một hóa đơn lớn ngoài dự kiến khi bộ phận tài chính hiển thị cho bạn quá trình thanh toán.
Sau: bạn thấy PO tại thời điểm nó được phê duyệt, xem nó chuyển qua quá trình nhận và biết hóa đơn sẽ đến trước khi nó đến.
Sự thay đổi đó - từ phản ứng sang chủ động - chính là mục đích của bảng điều khiển này.
Câu hỏi thường gặp
# Có thể truy cập bảng điều khiển trên điện thoại không?
Đúng. Bảng điều khiển dựa trên web và phản hồi trên thiết bị di động. Chủ sở hữu thường kiểm tra nó trên điện thoại giống như cách họ kiểm tra số dư ngân hàng.
# Chúng tôi có thể đặt giới hạn ngân sách để kích hoạt cảnh báo khi chúng sắp bị vượt quá không?
Đúng. Ngưỡng ngân sách có thể được đặt cho mỗi bộ phận, danh mục hoặc dự án. Khi cam kết cộng với chi tiêu thực tế đạt 80% hoặc 90% ngân sách, một cảnh báo sẽ được gửi đến người được chỉ định.
# Điều này có thay thế báo cáo AutoCount không?
Không. Các báo cáo AutoCount vẫn là nguồn thông tin chính xác cho kế toán cuối cùng. Bảng điều khiển mua sắm bao gồm giai đoạn đã cam kết - những gì đã được đặt hàng nhưng chưa được lập hoá đơn. Cả hai bổ sung cho nhau.
- Bạn muốn xem chi phí đã cam kết trước khi hóa đơn đến? WhatsApp để chúng tôi thảo luận về bảng điều khiển mua sắm trông như thế nào đối với doanh nghiệp của bạn.*