Bằng chứng giao hàng giúp tăng tốc độ thanh toán
- Câu trả lời ngắn:* Bằng chứng giao hàng (POD) được ghi lại dưới dạng kỹ thuật số tại địa điểm của khách hàng — chữ ký của khách hàng trên màn hình, ảnh giao hàng, dấu thời gian GPS — chuyển về văn phòng ngay lập tức. Bộ phận tài chính có thể xuất hóa đơn ngay trong ngày thay vì phải đợi DO giấy về.
# Sự chậm trễ thanh toán do giấy tờ tạo ra
Khoảng cách giữa giao hàng và lập hoá đơn là vấn đề về dòng tiền ở hầu hết các doanh nghiệp logistics. Chuỗi trông như thế này:
- Lái xe giao hàng, khách hàng ký giấy DO
- Tài xế quay về căn cứ - cuối ngày hoặc đôi khi vào ngày hôm sau
- Giấy DO được trao cho đội ngũ quản trị viên
- Quản trị viên kiểm tra, lưu hồ sơ, chuyển sang bộ phận tài chính
- Tài chính tăng hóa đơn trong AutoCount
- Hóa đơn được gửi cho khách hàng
Trình tự đó có thể mất từ 3 đến 10 ngày kể từ khi giao hàng đến khi xuất hóa đơn. Với thời hạn thanh toán 60 ngày, điều đó có nghĩa là tiền mặt sẽ đến sau 63-70 ngày kể từ khi hàng được giao chứ không phải 60.
Bằng chứng kỹ thuật số về việc giao hàng thu gọn các bước từ 2 đến 4. Khi tài xế xác nhận việc giao hàng trên điện thoại của họ, bộ phận tài chính sẽ nhìn thấy điều đó ngay lập tức.
# Ghi lại bằng chứng giao hàng nào
Một bản ghi POD kỹ thuật số chứa:
| Điểm dữ liệu | Tại sao nó quan trọng |
|---|---|
| Chữ ký của khách hàng (trên màn hình) | Xác nhận chấp nhận; thay thế giấy đã ký DO |
| Ảnh giao hàng | Bằng chứng trực quan về những gì đã được giao và tình trạng |
| Tọa độ GPS và dấu thời gian | Xác nhận địa điểm và thời gian giao hàng |
| Các mặt hàng được giao so với các mặt hàng trên DO | Xác nhận từng dòng hoặc ghi chú ngoại lệ |
| ID tài xế | Liên kết việc giao hàng với một tài xế cụ thể |
Hồ sơ này được lưu trữ trong hệ thống và đính kèm với hóa đơn. Nếu khách hàng tranh chấp việc giao hàng sau 30 ngày, bằng chứng đã được đưa ra.
# Cách POD kết nối với thanh toán AutoCount
Đối với các doanh nghiệp chạy AutoCount, kết nối rất quan trọng. POD đã hoàn thành không tự động tạo hóa đơn — nó tạo một bản ghi sẵn sàng thanh toán mà bộ phận tài chính có thể xem xét và đăng trong AutoCount chỉ bằng một bước.
Wei Yot, người trước đây làm việc tại AutoCount, đã thiết kế tích hợp để ánh xạ dữ liệu POD trực tiếp đến các trường mà AutoCount sử dụng cho hóa đơn bán hàng. Kết quả: tài chính không nhập lại chi tiết giao hàng. Họ xem xét hóa đơn được điền trước, xác nhận và đăng nó.
Đối với các doanh nghiệp có khối lượng giao hàng hàng ngày cao, điều này có thể di chuyển hàng trăm giao dịch mỗi ngày thông qua thanh toán mà không cần nhập dữ liệu, điều thường khiến việc đó không thể quản lý được.
Lớp AutoCount Integration xử lý luồng dữ liệu. Hệ thống đặt hàng hậu cần và giao hàng bao gồm toàn bộ quy trình giao hàng mà POD nằm trong đó.
# Xử lý các trường hợp ngoại lệ tại điểm giao hàng
Không phải mọi chuyến giao hàng đều diễn ra như kế hoạch. Ứng dụng trình điều khiển xử lý các trường hợp ngoại lệ phổ biến:
- Giao hàng một phần — tài xế ghi lại những mặt hàng nào đã được giao và mặt hàng nào không
- Khách hàng vắng mặt — tài xế ghi lại việc giao hàng không thành công kèm theo mã lý do
- Hàng hóa bị hư hỏng — tài xế chụp ảnh hư hỏng và ghi chú vào POD
- Thay thế — tài xế ghi lại rằng một mặt hàng khác đã được giao thay cho mặt hàng ban đầu
Mỗi ngoại lệ tạo ra một bản ghi sạch. Tài chính biết không xuất hóa đơn đầy đủ cho việc giao hàng một phần. Hoạt động biết cách lên lịch lại việc giao hàng không thành công. Các khiếu nại có thể được đánh giá dựa trên ảnh giao hàng chứ không phải lời kể của tài xế.
# Thông báo tài chính nào đầu tiên
Nhóm tài chính nhận thấy số lượng tồn đọng đã biến mất. Thay vì xử lý các DO giấy tờ có giá trị trong một tuần vào thứ Sáu, họ xử lý các đơn hàng đã hoàn thành khi chúng đến trong suốt cả ngày. Đóng cuối tháng ít bị nén hơn. Tranh chấp của khách hàng được giải quyết nhanh hơn vì luôn có bằng chứng.
Câu hỏi thường gặp
Khách hàng có cần cài đặt gì để ký điện tử không?
Không. Chữ ký được ghi lại trên thiết bị của tài xế — khách hàng ký trên màn hình điện thoại hoặc máy tính bảng của tài xế. Không có ứng dụng hoặc tài khoản khách hàng được yêu cầu.
# Nếu khách hàng từ chối ký hoặc tranh chấp món hàng thì sao?
Người lái xe có thể ghi lại việc từ chối trong ứng dụng và chụp ảnh làm bằng chứng. Hồ sơ POD cho thấy việc giao hàng đã được thử hoặc được chấp nhận một phần, điều này bảo vệ doanh nghiệp trong mọi tranh chấp tiếp theo.
# Chúng tôi có thể tự động gửi cho khách hàng bản sao DO đã ký không?
Đúng. Hệ thống có thể tự động gửi email hoặc WhatsApp một bản sao PDF của POD đã hoàn thành tới người liên hệ của khách hàng sau khi tài xế xác nhận việc giao hàng. Nhiều khách hàng thích đây là hồ sơ giao hàng của riêng họ.
- Bạn muốn lập hoá đơn trong ngày giao hàng hoàn tất? WhatsApp cho chúng tôi biết cách POD kỹ thuật số kết nối với AutoCount trong doanh nghiệp của bạn.*