Quy trình nhận hàng 7 điểm giúp ngăn chặn tình trạng mất hàng

• Câu trả lời ngắn gọn:* Hầu hết việc mất hàng trong kho đều bắt nguồn từ việc hàng hóa được nhập vào chứ không phải lúc lấy hàng hoặc gửi đi. Quy trình nhận hàng có cấu trúc — khớp với đơn đặt hàng, được tính trước khi lưu kho và được ghi lại ngay lập tức — loại bỏ phần lớn những sai lệch về nhận hàng trước khi chúng xâm nhập vào hệ thống của bạn.

# Tại sao nhận được là thời điểm có rủi ro cao nhất

Khi một chuyến hàng đến, một số điều xảy ra nhanh chóng: tài xế muốn rời đi, nhân viên cửa hàng muốn dọn quầy và giấy tờ được ký mà không kiểm đếm đầy đủ. Vào thời điểm bất kỳ ai kiểm tra, hệ thống đã hiển thị đầy đủ số lượng đặt hàng khi nhận được.

Khoảng cách đó - giữa những gì thực sự được giao và những gì hệ thống cho là đã đến - là nơi bắt đầu xảy ra hầu hết tình trạng mất hàng.

Quy trình nhận 7 điểm

# 1. Khớp mọi lần giao hàng với PO trước khi dỡ hàng

Không có đơn đặt hàng, không dỡ hàng. Điều này nghe có vẻ nghiêm ngặt nhưng lại là biện pháp kiểm soát hiệu quả nhất. Nếu nhóm của bạn không thể lấy PO trên thiết bị hoặc bản in trước khi chạm vào giao hàng thì sẽ không có tham chiếu nào để tính vào.

Hệ thống mua sắm và PO của bạn sẽ tạo một PO đi cùng với mọi đơn hàng — để nhóm tiếp nhận của bạn luôn có sẵn tài liệu trong tay.

# 2. Đếm hàng trước khi ký bất kỳ phiếu giao hàng nào

Chỉ ký vào phiếu giao hàng của nhà cung cấp sau khi số lượng của bạn khớp với số lượng PO. Nếu thiếu hụt, hãy ghi lại vào phiếu giao hàng trước khi tài xế rời đi. Phiếu giao hàng có chữ ký là một xác nhận hợp pháp về việc đã nhận - một khi đã ký mà không có ký hiệu thì rất khó phục hồi.

# 3. Tình trạng hồ sơ, không chỉ số lượng

Hàng hư hỏng nhận được mà không có ghi chú sẽ trở thành tranh chấp sau này. Kiểm tra tình trạng ngắn gọn — thùng carton kín, không thấy hư hỏng, dán nhãn chính xác — mất 2 phút và tránh được các quy trình yêu cầu bồi thường kéo dài.

# 4. Khớp 3 chiều: PO, Phiếu giao hàng, Biên nhận hệ thống

Số lượng trên PO, số lượng trên phiếu giao hàng của nhà cung cấp và số lượng được nhập vào hệ thống kho hàng của bạn phải khớp nhau. Bất kỳ sự khác biệt nào cũng sẽ gây ra một ngoại lệ — không phải là sự điều chỉnh thầm lặng.

Sự khác biệt giữa hai trong số ba điều này là nguyên nhân khiến hàng tồn kho lặng lẽ biến mất.

# 5. Chỉ định địa điểm khi nhận hàng, không muộn hơn

Nếu các mặt hàng được nhận vào khu vực "vào trong" chung và được chuyển đi sau đó, lỗi lưu kho sẽ tạo ra hàng ảo. Vị trí phải được chỉ định tại điểm tiếp nhận, ngay cả khi chỉ ở cấp khu vực. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các hoạt động có nhiều khu vực lưu trữ hoặc phương tiện.

# 6. Đối với các mặt hàng có giá trị cao hoặc nhỏ, hãy sử dụng số đếm phụ

Một số tốt hơn là không có. Hai lần đếm - đầu tiên là do nhân viên nhận hàng thực hiện, sau đó được người giám sát kiểm tra đột xuất - đáng tin cậy hơn đáng kể đối với các SKU có giá trị cao hoặc các mặt hàng có lịch sử sai lệch. Đây không nhất thiết phải là mọi mục; nhắm mục tiêu 20% SKU gây ra 80% sự khác biệt của bạn.

# 7. Đóng GRN ngay trong ngày

Phiếu nhận hàng (GRN) để mở qua đêm sẽ tạo ra sự nhầm lẫn. Số lượng có thể thay đổi, bộ nhớ bị mất dần và tài liệu bị thất lạc. Việc đóng sổ trong cùng ngày giúp hồ sơ nhận hàng luôn rõ ràng và cung cấp dữ liệu tài chính chính xác để đối chiếu hóa đơn của nhà cung cấp.

Để có phiên bản danh sách kiểm tra đầy đủ của các biện pháp kiểm soát nhận hàng ở trên, danh sách kiểm tra hàng tồn kho bị thiếu là tài liệu tham khảo hữu ích để phân phối cho nhóm kho hàng của bạn.

# Điều gì ngăn cản hầu hết các doanh nghiệp làm điều này

Câu trả lời trung thực là khó thực thi nhất quán các quy trình tiếp nhận thủ công, đặc biệt là giữa các ca hoặc với các nhân viên tuyến đầu có trình độ hiểu biết khác nhau. Jacob Ng, người đã thiết kế các hệ thống đằng sau một số triển khai kho hàng của chúng tôi, đã xây dựng quy trình tiếp nhận hoạt động bằng bất kỳ ngôn ngữ nào - đủ đơn giản để nhân viên kho hàng tuyến đầu và người nhập cư làm theo mà không cần sự can thiệp của người giám sát.

Hệ thống nhắc nhở bước tiếp theo. Nó không yêu cầu công nhân phải nhớ quy trình. Đó là sự khác biệt giữa danh sách kiểm tra trên tường và quy trình làm việc được thực thi trong phần mềm.

Câu hỏi thường gặp

# Điều gì sẽ xảy ra nếu nhà cung cấp của tôi từ chối đợi trong khi chúng tôi đếm?

Ghi lại số đếm của bạn ngay sau khi tài xế rời đi và chụp ảnh bất kỳ sự thiếu hụt nào trước khi di chuyển hàng hóa. Thông báo cho nhà cung cấp bằng văn bản ngay trong ngày. Hầu hết các nhà cung cấp có uy tín sẽ chấp nhận khiếu nại về sai lệch trong cùng ngày. Nếu đây là vấn đề tái diễn với một nhà cung cấp cụ thể, hãy gắn cờ vấn đề đó vào hồ sơ mua sắm của bạn.

# Chúng ta có cần một hệ thống quản lý kho cho việc này không, hay AutoCount có thể xử lý được không?

AutoCount có thể ghi GRN nhưng không thực thi quy trình khớp hoặc đếm. Hệ thống kiểm kê chuyên dụng bổ sung thêm lớp quy trình làm việc — nhắc bộ đếm, gắn cờ các sai lệch và ngăn việc đóng mà không đăng xuất. Bạn cần thực thi bao nhiêu tùy thuộc vào khối lượng và tỷ lệ lỗi của bạn.

# Quy trình tiếp nhận phù hợp sẽ làm giảm sự khác biệt nhanh đến mức nào?

Trong hầu hết các trường hợp, sự khác biệt tại điểm tiếp nhận giảm mạnh trong tháng đầu tiên. Phần dài hơn liên quan đến việc bắt giữ hàng ảo đã xâm nhập vào hệ thống trước khi quy trình được thắt chặt - việc dọn dẹp đó thường mất một chu kỳ tồn kho đầy đủ.

• Bạn muốn biết chính xác quy trình nhận của bạn bị rò rỉ ở đâu? Đặt lịch kiểm tra hệ thống*