Trả hàng & Quy trình RMA giúp giữ hàng tồn kho chính xác

• Câu trả lời ngắn:* Quy trình trả hàng và RMA cần cập nhật số lượng hàng tồn kho, ghi lại lý do trả hàng, kích hoạt kiểm tra chất lượng khi cần thiết và tạo ghi chú tín dụng — một cách tự động, theo đúng trình tự mà không cần dựa vào nhân viên để vá nhiều hệ thống theo cách thủ công.

# Tại sao trả lại bản ghi hàng tồn kho phá vỡ

Trả lại hàng là một trường hợp có độ ma sát cao trong hầu hết các thiết lập hàng tồn kho. Luồng hàng hóa chính - từ nhà cung cấp đến khách hàng - thường được tự động hóa tốt. Việc trả lại hàng diễn ra theo hướng ngược lại và liên quan đến các điều kiện mà quy trình tiêu chuẩn không có: hàng hóa bị hư hỏng, sai mặt hàng, trả lại một phần, thay thế bảo hành và hàng tồn kho không thể quay trở lại kho chung.

Khi việc trả lại hàng không được xử lý đúng cách trong hệ thống, kết quả điển hình là:

• Hàng tồn kho thực tế về kho nhưng không được phản ánh trên hệ thống
• Ghi chú tín dụng được đưa ra mà không xác minh việc hoàn trả đã thực sự được nhận
• Các mặt hàng bị trả lại được trộn lại vào kho có thể bán được khi đáng lẽ chúng phải được cách ly
• Lý do trả lại không được ghi lại, vì vậy không thể nhìn thấy lỗi lặp lại

Đối với giao dịch phụ tùng ô tô và các doanh nghiệp phân phối tương tự có số lượng SKU cao và lợi nhuận thường xuyên từ gara hoặc xưởng, những khoảng trống này sẽ tăng lên nhanh chóng.

# Quy trình RMA: Từng bước

Ủy quyền trả lại hàng hóa (RMA) là quy trình được kiểm soát để quản lý việc trả lại hàng trước khi hàng hóa được trả lại.

Mỗi bước tạo ra một bản ghi. Giấy báo tín dụng chỉ phát hành sau khi hàng hóa được nhận và kiểm tra — chứ không phải khi khách hàng gọi để thông báo rằng họ sẽ gửi lại thứ gì đó.

# Vị trí hàng trả lại

Hàng trả lại phải được đưa vào địa điểm trả lại chuyên dụng hoặc thùng cách ly, không được đưa trực tiếp trở lại kho có thể bán được. Điều này quan trọng bởi vì:

• Hàng trả lại không được kiểm tra có thể bị lỗi, hư hỏng hoặc sai sản phẩm
• Tính toàn vẹn của lô và hạn sử dụng cần phải được xác minh trước khi kho được xếp lại
• Một số khoản hoàn trả sẽ trở thành yêu cầu của nhà cung cấp thay vì tín dụng của khách hàng

Hệ thống kho hàng tồn kho cần hỗ trợ điều này bằng cách xử lý địa điểm trả hàng dưới dạng một danh mục hàng tồn kho riêng biệt — hiển thị trong kho nhưng không có sẵn như hứa hẹn cho đến khi hết hàng.

# Trả lại một phần và đơn hàng nhiều dòng

Đơn đặt hàng cho 10 mục hàng trong đó có 2 mục được trả lại là phổ biến. Quy trình làm việc cần xử lý việc trả lại một phần ở cấp dòng: một RMA trên một hóa đơn, bao gồm các dòng cụ thể, với số lượng cụ thể. Giá trị ghi chú tín dụng chỉ nên tính toán từ các dòng được trả về.

Các hệ thống chỉ hỗ trợ trả lại toàn bộ đơn hàng tạo ra các giải pháp thay thế — chia nhỏ đơn hàng tại thời điểm bán hàng để giúp việc trả lại một phần trong tương lai trở nên rõ ràng hơn — điều này làm tăng thêm độ phức tạp ở thượng nguồn để giải quyết vấn đề ở hạ nguồn.

# Theo dõi lý do trả hàng

Lý do trả lại là dữ liệu vận hành, không chỉ là hồ sơ tuân thủ. Nếu 15% số tiền trả lại trong một tháng được cho là do "gửi sai mặt hàng" thì đó là vấn đề về độ chính xác khi chọn hàng. Nếu "hư hỏng trong quá trình vận chuyển" tăng đột biến thì đó là vấn đề về bao bì hoặc nhà vận chuyển. Thông tin này chỉ hữu ích nếu nó được ghi lại một cách nhất quán tại thời điểm xử lý trả lại — không được xây dựng lại từ các cuộc hội thoại WhatsApp sau này.

Câu hỏi thường gặp

# Lợi nhuận ảnh hưởng như thế nào đến giá vốn hàng bán và định giá hàng tồn kho?

Khi một mặt hàng trả lại được chấp nhận trở lại kho, giá vốn hàng bán sẽ đảo ngược với số lượng được trả lại. Nếu mặt hàng đó bị loại bỏ, chi phí sẽ được coi là tổn thất. Giấy báo có ảnh hưởng đến doanh thu. Để có được cả ba quyền - cổ phiếu, giá vốn hàng bán và doanh thu - yêu cầu RMA liên kết ngược lại giao dịch bán hàng ban đầu.

# Cùng một hệ thống RMA có thể xử lý cả hàng trả lại của khách hàng và hàng trả lại của nhà cung cấp không?

Trả lại của khách hàng (RMA) và trả lại của nhà cung cấp (trả lại hàng mua hoặc biên bản ghi nợ) là các quy trình công việc khác nhau với các mục kế toán khác nhau. Chúng có thể được quản lý trong cùng một hệ thống nhưng phải là các quy trình riêng biệt - luồng hàng tồn kho, loại tài liệu và các mục nhập tài chính đều khác nhau.

# Hệ thống RMA tối thiểu cần làm gì đối với một công ty thương mại nhỏ?

Tối thiểu: tạo số tham chiếu RMA, nhận hàng dựa trên tham chiếu đó, ghi lại lý do trả lại và tạo ghi chú ghi có đối với hóa đơn gốc. Ngay cả quy trình làm việc đơn giản với bốn bước này cũng tốt hơn đáng kể so với việc quản lý hàng trả lại thông qua cuộc gọi điện thoại và điều chỉnh thủ công.

• Đặt lịch kiểm tra hệ thống*