Việc chuyển nhượng cổ phiếu qua WhatsApp đang khiến bạn tốn kém

• Câu trả lời ngắn:* Khi hàng hóa di chuyển giữa các địa điểm, phương tiện hoặc chi nhánh chỉ sử dụng thông báo WhatsApp làm bản ghi, bạn không có dấu vết kiểm tra có thể thực thi được. Hệ thống theo dõi chuyển hàng tồn kho tạo ra một vòng lặp yêu cầu và xác nhận có thể kiểm chứng nhằm ngăn chặn các tranh chấp về địa điểm và hàng hóa ảo.

# Sự cố chuyển WhatsApp

Mô hình này quen thuộc. Tài xế nhắn kho: “Gửi 20 thùng hàng A về chi nhánh Kepong”. Nhà kho trả lời "Được." Những chiếc hộp rời đi. Tại điểm đến, 18 hộp sẽ đến - hoặc có thể tất cả 20 hộp đều đến nhưng chỉ có 19 hộp được ghi vào.

Không ai nhất thiết có lỗi. Nhưng kết quả là như nhau: vị trí nguồn hiển thị 20 đơn vị được gửi đi, điểm đến hiển thị 18 hoặc 19 đơn vị đã nhận và ở đâu đó giữa hai con số đó là sự khác biệt sẽ xuất hiện trong lần kiểm kê tiếp theo của bạn.

Nhân con số này với 10 lần chuyển hàng mỗi tuần ở 3 chi nhánh và bạn sẽ gặp phải vấn đề thiếu hàng mà không có sự điều chỉnh cuối năm nào có thể khắc phục được một cách bền vững.

# Hồ sơ chuyển nhượng thực sự cần những gì

Việc chuyển nhượng cổ phiếu chưa hoàn tất cho đến khi cả hai bên xác nhận. Điều đó có nghĩa là:

Nếu không có tất cả năm giai đoạn, bạn sẽ có một bản ghi một phần. Khoảng cách phổ biến nhất là xác nhận nhận hàng - hàng rời khỏi nguồn, nguồn trừ đi, nhưng đích không bao giờ chính thức nhận được.

# Tại sao việc này lại khó hơn bạn tưởng

Thách thức không phải là quy trình - mà là khiến nhân viên kho hàng tuân theo quy trình một cách nhất quán, đặc biệt là ở các địa điểm, ca làm việc và sự khác biệt về ngôn ngữ. Hầu hết các hồ sơ chuyển giao trên giấy hoặc trên bảng tính đều bị hủy trong vòng vài tuần vì chúng gây thêm xích mích mà không mang lại lợi ích rõ ràng cho người lao động.

Việc triển khai hệ thống kho hàng và kho hàng mà chúng tôi xây dựng được thiết kế xoay quanh thực tế này. Quy trình chuyển giao được ưu tiên trên thiết bị di động, được nhắc từng bước và có sẵn bằng nhiều ngôn ngữ. Người lao động không cần biết quy trình - hệ thống sẽ hướng dẫn họ thực hiện quy trình đó.

# Vấn đề về hàng ảo

Khi một đợt chuyển hàng được gửi đi nhưng hệ thống không nhận được, bạn sẽ nhận được hàng ảo: địa điểm đích dường như có hàng mà địa điểm đích dường như không có. Các đơn đặt hàng được phân bổ theo đó, việc chọn hàng không thành công và việc giao hàng cho khách hàng bị trì hoãn.

Hàng ảo từ việc chuyển hàng không được ghi chép hoặc ghi chép một phần là một trong những phát hiện phổ biến nhất trong quá trình kiểm tra hệ thống kho hàng. Đây cũng là một trong những cách khắc phục đơn giản nhất khi bạn có quy trình chuyển giao thích hợp.

# Những thay đổi nào khi việc chuyển tiền được theo dõi đúng cách

• Sự khác biệt xuất hiện tại sự kiện chuyển nhượng, không phải tại đợt kiểm kê hàng quý
• Trình điều khiển và người nhận chia sẻ một bản ghi chung - tranh chấp được giải quyết bằng dữ liệu chứ không phải bộ nhớ
• Số dư tồn kho theo vị trí chính xác gần như theo thời gian thực
• Bộ phận tài chính có thể điều hòa sự biến động hàng tồn kho giữa các chi nhánh mà không cần điều tra thủ công

So sánh điều này với quy trình nhận hàng được đề cập trong hướng dẫn nhận hàng 7 điểm — áp dụng nguyên tắc tương tự: ghi lại bản ghi tại thời điểm di chuyển, không phải sau khi thực tế.

# Làm gì trong tuần này

1. Lập bản đồ mọi tuyến đường vận chuyển thường xuyên trong doanh nghiệp của bạn (kho đến chi nhánh, kho đến phương tiện, nhà cung cấp đến cửa hàng thứ cấp)
2. Đối với mỗi lộ trình, hãy xác định bản ghi nào hiện đang tồn tại và ai nắm giữ nó
3. Gắn cờ bất kỳ tuyến đường nào mà bản ghi duy nhất là tin nhắn trò chuyện hoặc xác nhận bằng lời nói
4. Những tuyến đường đó là điểm chuyển giao rủi ro cao nhất của bạn

Bài tập lập bản đồ đó mất một buổi chiều và sẽ cho bạn thấy chính xác nơi hàng tồn kho bị rò rỉ trước khi bạn chi tiêu bất cứ thứ gì vào phần mềm.

Câu hỏi thường gặp

# Các khoản chuyển tiền của chúng tôi là nội bộ — việc chúng tôi theo dõi chúng đúng cách có còn quan trọng không?

Chuyển giao nội bộ là nơi bắt nguồn của hầu hết các biến động tồn kho ở nhiều địa điểm. Bởi vì không có nhà cung cấp hoặc khách hàng nào liên quan nên sự khác biệt không có áp lực bên ngoài để giải quyết - nó chỉ đơn giản là tích lũy cho đến khi có hàng tiếp theo.

# Chúng tôi có thể sử dụng AutoCount để quản lý việc chuyển nhượng cổ phiếu không?

AutoCount có chức năng chuyển kho nhưng dựa vào việc nhập thủ công ở cả hai đầu. Nếu một trong hai đầu không được nhập kịp thời và chính xác, số dư sẽ bị phân kỳ. Một hệ thống chuyên dụng có xác nhận di động ở cả việc gửi và nhận sẽ thu hẹp khoảng cách đó.

# Làm cách nào để chúng tôi xử lý việc chuyển nhượng một phần — khi chỉ có sẵn một số lượng hàng được yêu cầu?

Một hệ thống chuyển giao phù hợp sẽ cho phép gửi một phần: người yêu cầu yêu cầu 20 đơn vị, nguồn chỉ có thể gửi 15 đơn vị, hệ thống ghi lại 15 đơn vị đã gửi và nhắc đích xác nhận 15 đơn vị đã nhận. 5 yêu cầu còn lại có thể bị hủy hoặc để lại dưới dạng yêu cầu mở.

• Bạn muốn lập bản đồ các khoảng trống vận chuyển trong kho của mình trước khi chúng được lấy vào kho? Đặt lịch kiểm tra hệ thống*