Dừng nhập lại dữ liệu vào AutoCount: đường dẫn tự động hóa thực tế
# Vấn đề
Thông tin tương tự được nhập nhiều lần. Bán hàng ghi lại một đơn đặt hàng; quản trị viên sẽ khóa nó vào AutoCount sau. Giao dịch mua hàng được phê duyệt trong cuộc trò chuyện; ai đó gõ lại nó. Việc giao hàng diễn ra; tài liệu được nhập vào ngày hôm sau. Mỗi lần nhập lại đều tốn thời gian và có thêm khả năng xảy ra lỗi.
Tại sao nó lại xảy ra
Đây không phải là dấu hiệu của một đội ngũ quản trị viên chậm chạp. Đó là dấu hiệu cho thấy các hệ thống không được kết nối nên người ta phải kết nối chúng bằng tay. Thông tin chi tiết đầy đủ có trong nhập dữ liệu thủ công vào AutoCount.
# Đường dẫn để loại bỏ nó — không vi phạm kế toán
Bạn không tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Bạn loại bỏ nhập lại theo thứ tự có chủ ý:
- Liệt kê mọi điểm, cùng một dữ liệu được nhập hai lần. Bán hàng đến tài khoản, mua hàng đến tài khoản, cập nhật hàng tồn kho, hồ sơ khách hàng, báo cáo. Bản đồ này là toàn bộ dự án.
- Tách biệt những gì phải thuộc về con người. Một số hoạt động kiểm tra và phê duyệt mang tính chất kiểm soát chứ không phải lãng phí. Giữ những thứ đó; tự động hóa các lần nhấn phím xung quanh chúng.
- Kết nối rò rỉ có khối lượng cao nhất trước. Thường là các đơn đặt hàng bán hoặc đơn đặt hàng mua. Một kết nối thường mất hàng giờ một tuần.
- Thêm tính năng xác thực và ngăn ngừa trùng lặp. Đồng bộ hóa sao chép lỗi nhanh hơn sẽ tệ hơn so với thủ công. Các quy tắc giữ cho AutoCount luôn sạch sẽ.
- Cung cấp cho AutoCount kết quả đã hoàn thành. Công việc vận hành được ghi lại ở nơi nó diễn ra; AutoCount nhận dữ liệu được kiểm soát, không phải dữ liệu lộn xộn thô.
- Đo số giờ đã tiết kiệm. Việc nhập lại dễ dàng tốn chi phí — đếm số phút trên mỗi tài liệu và nhân lên. Con số đó biện minh cho giai đoạn tiếp theo.
# Cái này có giá trị gì
Việc xóa mục nhập trùng lặp thực hiện ba việc cùng một lúc: giúp nhân viên lấy lại thời gian, giảm các lỗi do nhập lại và tăng tốc độ báo cáo vì dữ liệu đã sạch. Đối với một doanh nghiệp do chủ sở hữu điều hành mà chúng tôi đã làm việc cùng, đội ngũ của người sáng lập đã giảm khoảng 70% do công việc thủ công được thiết kế ra — bằng chứng cho thấy đây là một sự thay đổi về cấu trúc, không phải là một mẹo về năng suất.
# Cách chúng tôi trợ giúp
Đây là cốt lõi của công việc Tích hợp AutoCount của chúng tôi, thường được kết hợp với AI business Automation cho các bước nặng về tài liệu như hóa đơn và PO.
Câu hỏi thường gặp
# Có thể xóa tất cả mục nhập thủ công không?
Không, và nó không nên như vậy. Một số mục nhập và phê duyệt là kiểm soát. Mục tiêu là loại bỏ các lần nhấn phím trùng lặp chứ không phải là phán đoán.
# Điều này có rủi ro cho tài khoản của chúng tôi không?
Không phải khi được thiết kế với xác nhận và quy tắc rõ ràng về thời điểm dữ liệu di chuyển. AutoCount vẫn là hệ thống kế toán.
# Chúng ta bắt đầu từ đâu?
Liệt kê các điểm trong đó cùng một dữ liệu được nhập hai lần hoặc để chúng tôi ánh xạ dữ liệu đó trong [kiểm tra hệ thống](/kiểm tra hệ thống).
- Ánh xạ luồng nhập thủ công của tôi*