Tự động khớp PO, nhận và tài liệu nhà cung cấp

• Câu trả lời ngắn:* Đối sánh ba chiều so sánh đơn đặt hàng của bạn, phiếu nhận hàng (GRN) và hóa đơn của nhà cung cấp. Nếu cả 3 đồng ý về số lượng và giá cả thì hệ thống sẽ xuất hóa đơn để thanh toán. Nếu chúng không khớp, nó sẽ tự động đánh dấu sự khác biệt để xem xét - trước khi bộ phận tài chính thực hiện bất kỳ hành động nào.

# Tại sao khớp thủ công không thành công ở quy mô lớn

Khi khối lượng mua sắm thấp, nhân viên tài chính có thể kiểm tra thủ công hóa đơn của nhà cung cấp đối với PO và phiếu giao hàng. Với hơn 50 hóa đơn mỗi tháng, quy trình đó bị phá vỡ:

• Hóa đơn đến nhanh hơn nhân viên có thể kiểm tra chéo
• PO tồn tại trong một hệ thống, GRN trên giấy và hóa đơn trong email
• Sự khác biệt bị bỏ qua; thanh toán vượt mức xảy ra
• Cuối tháng trở thành một bài tập bắt kịp hơn là một sự kết thúc rõ ràng

Vấn đề cốt lõi là ba tài liệu này tồn tại ở những nơi khác nhau và không có hệ thống nào so sánh chúng.

# Kết hợp ba chiều làm gì

Hệ thống giữ cả ba tài liệu ở một nơi và tự động chạy so sánh:

Khi hóa đơn của nhà cung cấp được nhập (hoặc nhập), hệ thống sẽ kiểm tra: số lượng được lập hóa đơn có khớp với số lượng nhận được không? Giá có khớp với PO không? Nếu có — hóa đơn sẽ được khớp và xếp hàng chờ phê duyệt thanh toán. Nếu không - nó sẽ được gắn cờ với phương sai cụ thể để ai đó giải quyết.

# Những khác biệt phổ biến mà nó nắm bắt được

• Hóa đơn nhà cung cấp cho 100 đơn vị; chỉ có 85 được nhận
• Giá hóa đơn cao hơn giá PO thỏa thuận
• Hóa đơn tham chiếu PO chưa bao giờ được nêu ra
• Xuất hóa đơn trùng lặp cho cùng một lần giao hàng

Mỗi điều này đều là một rủi ro tài chính. Quá trình đối sánh biến chúng thành những trường hợp ngoại lệ có thể nhìn thấy được thay vì những tổn thất thầm lặng.

# Cách kết nối này với AutoCount

Đối với các doanh nghiệp chạy AutoCount, dữ liệu hóa đơn trùng khớp có thể chuyển trực tiếp vào mô-đun hóa đơn mua hàng mà không cần nhập lại. Wei Yot, người trước đây làm việc tại AutoCount, đã thiết kế sự tích hợp này để phù hợp chính xác với cách AutoCount cấu trúc các bản ghi giao dịch mua hàng của mình — không phải như một giải pháp thay thế mà là một đường dẫn dữ liệu thích hợp.

Điều này có nghĩa là:

• Tài chính không cấp lại hóa đơn
• AutoCount phản ánh số lượng thực tế nhận được, không chỉ số lượng đặt hàng
• Số dư bên cho vay chính xác tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng

Để có khả năng hiển thị đầy đủ hàng tồn kho ở phía dưới, điều này kết nối tự nhiên với hệ thống kho hàng và hàng tồn kho để giữ cho hồ sơ hàng tồn kho đồng bộ với những gì đã được nhận thực tế.

Quy trình mua sắm rộng hơn — từ tạo PO cho đến phê duyệt đến đối sánh — được đề cập trong tự động hóa mua sắm và PO.

# Việc giao hàng một phần có tác dụng gì đối với việc so khớp

Các nhà cung cấp không phải lúc nào cũng giao hàng đầy đủ. Khi GRN ghi lại một phần biên nhận, hệ thống:

1. Đánh dấu PO là đã nhận được một phần
2. Giữ phần còn lại dưới dạng đơn hàng đặt sẵn mở
3. Chấp nhận hóa đơn một phần và khớp nó với GRN một phần
4. Chờ đợt giao hàng còn lại trước khi khớp số dư

Điều này tránh được vấn đề thường gặp là thanh toán đầy đủ hóa đơn sớm hoặc từ chối hoàn toàn vì việc giao hàng không đầy đủ.

Câu hỏi thường gặp

# Đối sánh ba chiều có yêu cầu nhà cung cấp gửi hóa đơn điện tử không?

Không. Hóa đơn có thể được nhập thủ công, tải lên dưới dạng PDF hoặc nhập từ email. Logic khớp hoạt động bất kể hóa đơn được gửi đến bằng cách nào.

# Điều gì sẽ xảy ra nếu nhà cung cấp của chúng tôi liên tục lập hóa đơn nhiều hơn số lượng chúng tôi đặt hàng?

Hệ thống sẽ gắn cờ này mỗi lần. Sau vài tháng, bạn có một khuôn mẫu rõ ràng: nhà cung cấp đó thường xuyên xuất hóa đơn vượt mức. Đó là dữ liệu bạn có thể sử dụng trong đánh giá nhà cung cấp.

# Chúng tôi có thể định cấu hình giới hạn dung sai để những khác biệt làm tròn nhỏ không chặn khoản thanh toán không?

Đúng. Bạn có thể đặt dung sai — ví dụ: chênh lệch giá dưới 5 RM hoặc dưới 0,5% — mà hệ thống chấp nhận mà không gắn cờ. Số tiền vượt quá mức cho phép vẫn được chuyển lên cấp cao hơn để xem xét.

• • Sẵn sàng ngừng thanh toán cho những gì không nhận được? WhatsApp cho chúng tôi biết cách so khớp hoạt động như thế nào trong thực tế.**