5 con số mà chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ nên xem hàng ngày

Hầu hết các chủ sở hữu SME đang đưa ra quyết định hàng ngày với một trong hai thông tin đầu vào: cảm nhận trực tiếp hoặc tin nhắn WhatsApp từ nhân viên. Cả hai đều có tỷ lệ lỗi cao. Bảng điều khiển hàng ngày với năm con số cụ thể sẽ thay đổi mà không cần một giờ đọc báo cáo vào mỗi buổi sáng.

Năm số liệu này áp dụng cho toàn bộ hoạt động thương mại, phân phối, hậu cần và sản xuất nhẹ. Điều chỉnh nhãn cho doanh nghiệp của bạn; cấu trúc là như nhau

# Năm con số

# 1. Doanh thu thu được hôm nay (và tuần này)

Không lập hóa đơn - thu thập. Con số quan trọng đối với dòng tiền là những gì thực sự đã đến ngân hàng hoặc được xác nhận là đã nhận. Con số này cho bạn biết liệu giao dịch ngày hôm nay cao hơn hay thấp hơn tỷ lệ chạy hàng tuần của bạn.

Nếu bạn chỉ có thể thấy doanh thu được lập hóa đơn thì bạn đang theo dõi một lời hứa chứ không phải kết quả.

# 2. Con nợ quá hạn — Tổng số và theo độ tuổi

Bạn nợ bạn bao nhiêu và nợ đã tồn đọng được bao lâu? Chia phần này thành ba nhóm: 1–30 ngày, 31–60 ngày và 60 ngày cộng thêm. Con số hơn 60 ngày là con số cần được chú ý hàng ngày. Nó không nên phát triển nếu không có ai đó giải thích tại sao.

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam có 20–40% khoản phải thu của họ vượt quá 60 ngày vì không có ai theo dõi con số này hàng ngày.

# 3. Tỷ lệ thực hiện đơn hàng

Trong số các đơn hàng dự kiến được giao hoặc hoàn thành trong ngày hôm nay, bao nhiêu phần trăm đã được hoàn thành? Tỷ lệ hoàn thành dưới 90% vào bất kỳ ngày nào đều cần được giải thích. Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng giảm trong một tuần là một dấu hiệu cảnh báo về tồn kho, năng lực hoặc hậu cần.

# 4. Bảo hiểm hàng tồn kho trên các SKU chính

Đối với 20% SKU hàng đầu của bạn theo đóng góp doanh thu, mức tồn kho hiện tại được tính bằng số ngày bán hàng là bao nhiêu? Số liệu bảo hiểm dưới 7 ngày đối với SKU quan trọng có nghĩa là sắp hết hàng. Con số này không cần phải được theo dõi cho mọi mặt hàng - chỉ những mặt hàng mà hàng tồn kho có chi phí cao hơn chi phí lưu kho của hàng tồn kho đệm.

# 5. Tỷ suất lợi nhuận gộp — Hôm nay và 7 ngày tiếp theo

Doanh thu là sự phù phiếm; lề là sự tỉnh táo. Một ngày có doanh thu cao với biên lợi nhuận thấp có thể còn tồi tệ hơn một ngày yên tĩnh với biên lợi nhuận bình thường. Theo dõi tỷ suất lợi nhuận hàng ngày - thậm chí là đại khái - phát hiện các lỗi về giá, chi phí vận chuyển tăng đột biến và mô hình giảm giá trước khi chúng trở thành vấn đề hàng tháng.

# Năm điều này kết nối như thế nào

# Tại sao hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ không xem những thông tin này hàng ngày

Dữ liệu tồn tại - trong AutoCount, trong hệ thống kiểm kê, trong công cụ quản lý phân phối. Vấn đề là việc lấy năm con số này đòi hỏi phải đăng nhập vào nhiều hệ thống, chạy nhiều báo cáo và thực hiện các phép tính số học theo cách thủ công. Quá trình đó mất 30–60 phút và thường chỉ xảy ra vào cuối tuần hoặc cuối tháng.

Một bảng thông tin lấy từ các hệ thống được kết nối và tự động làm mới năm con số này sẽ mất hai phút để xem xét. Hạn chế là sự tích hợp chứ không phải tính sẵn có của dữ liệu.

Công việc trang tổng quan doanh nghiệp của chúng tôi thường tập trung vào 5 chỉ số chính xác này làm điểm khởi đầu. Sau khi chủ sở hữu trải nghiệm khả năng hiển thị hàng ngày về các số liệu cốt lõi, việc mở rộng sang các số liệu phụ sẽ rất đơn giản. Việc kết hợp điều này với AI business Automation cho phép hệ thống cảnh báo bạn khi bất kỳ chỉ số nào di chuyển ra ngoài phạm vi xác định — vì vậy, bạn chỉ bị thu hút khi có điều gì đó cần chú ý.

Câu hỏi thường gặp

# Năm con số có đủ để điều hành một doanh nghiệp không?

Để kiểm tra sức khỏe hàng ngày, vâng. Năm điều này sẽ cho bạn biết nếu hôm nay có điều gì đó không ổn. Đánh giá hàng tuần và hàng tháng có thể sâu hơn. Mục tiêu không phải là thay thế việc phân tích - mà là để đảm bảo các vấn đề được phát hiện trong vài ngày chứ không phải vài tuần.

# Điều gì sẽ xảy ra nếu hệ thống của chúng tôi không thể tạo ra những con số này một cách dễ dàng?

Đó chính là khoảng trống mà dự án tích hợp giải quyết được. Trong một số trường hợp, dữ liệu tồn tại nhưng không được kết nối. Ở những nơi khác, cần phải thay đổi quy trình (chẳng hạn như đăng bài hàng ngày thay vì hàng loạt hàng tuần) trước khi số liệu trên trang tổng quan trở nên đáng tin cậy.

# Sau này chúng tôi có thể thêm nhiều số liệu hơn không?

Đúng. Bắt đầu với con số 5 sẽ tạo ra kỷ luật xung quanh những gì thực sự quan trọng. Việc thêm số liệu theo thời gian rất đơn giản khi đường dẫn dữ liệu hoạt động. Rủi ro bắt đầu với 20 số liệu và không có số liệu nào được giám sát chặt chẽ.

• Đặt lịch kiểm tra hệ thống*