Bạn đã phát triển hết AutoCount hay chỉ sử dụng nó quá nhiều?
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ không phát triển vượt trội AutoCount trước tiên.
Họ phát triển nhanh hơn khi sử dụng AutoCount cho mọi công việc.
Đó là một điểm mấu chốt.
Đây là bài kiểm tra ranh giới đầu tiên trước khi chọn thiết lập, tích hợp hoặc ERP.
Vấn đề có thể là do hoạt động do kế toán chỉ đạo chứ không phải do bản thân AutoCount.
Nếu bạn thay thế sai thứ, bạn có thể tốn rất nhiều tiền mà vẫn gặp phải tình trạng lộn xộn như cũ.
# Hỏi cái này trước
Đừng hỏi điều này trước:
Chúng ta có cần thay thế AutoCount không?
Thay vào đó hãy hỏi điều này:
Đau ở đâu?
Có phải nỗi đau về tài khoản, hóa đơn, thuế, báo cáo, quyền người dùng hoặc thiết lập AutoCount không?
Hay là nỗi đau trong việc bán hàng, luân chuyển hàng tồn kho, mua hàng, giao hàng, tồn kho chi nhánh hay quan điểm chủ sở hữu hàng ngày?
Câu trả lời cho thấy bước tiếp theo.
Nó có thể được thiết lập.
Nó có thể là đào tạo.
Nó có thể là một mô-đun.
Nó có thể là một sự tích hợp.
Nó có thể là ERP.
# Những gì AutoCount vẫn có thể làm tốt
AutoCount không chỉ là một sổ cái đơn giản.
Những gì nó có thể làm tùy thuộc vào phiên bản, cách thiết lập, mô-đun và cách nhóm sử dụng nó.
Nó có thể giúp với:
- GL, AR, AP, thanh toán và tài khoản
- hồ sơ chứng khoán và mặt hàng
- Chứng từ mua bán, chứng khoán
- PO, GRN, DO và hóa đơn
- Thay đổi cổ phiếu và chuyển nhượng cổ phiếu
- quyền người dùng và báo cáo tiêu chuẩn
- Công tác hóa đơn điện tử
Vì vậy, thật không công bằng khi nói:
"AutoCount không thể có hàng."
Hoặc:
"AutoCount chỉ dành cho tài khoản."
Điều đó có thể sai.
Câu hỏi thực sự là thế này:
Nhóm của bạn có thể thực hiện công việc hàng ngày một cách rõ ràng xung quanh những hồ sơ đó không?
# Ví dụ về một công ty thương mại
Một khách hàng đặt hàng.
Bán hàng kiểm tra giá.
Kiểm tra bán hàng nếu có hàng.
Kho giữ hàng sang một bên.
Kiểm tra mua hàng nếu cần thêm hàng.
Giao hàng có kế hoạch lộ trình.
Tài khoản gửi hóa đơn.
AutoCount có thể vẫn là bản ghi chính cho tài khoản và kho.
Nhưng nhóm có thể cần một lớp khác cho công việc hàng ngày.
Lớp đó có thể theo dõi:
- bằng chứng về công việc
- tình trạng công việc
- vai trò người dùng
- các bước phê duyệt
- nhiệm vụ chứng khoán di động
- bằng chứng giao hàng
- vấn đề trước khi đăng
Sau đó lớp này có thể cập nhật AutoCount khi cần.
Vì vậy, câu hỏi không phải là:
AutoCount hay ERP?
Câu hỏi hay hơn là:
Hệ thống nào nên sở hữu công việc nào?
# Khi AutoCount vẫn là giải pháp phù hợp
Bắt đầu với thiết lập AutoCount, trợ giúp của người bán lại, mô-đun hoặc đào tạo khi gặp vấn đề:
- Sơ đồ tài khoản
- số tài liệu
- thiết lập thuế
- Cài đặt hóa đơn điện tử
- báo cáo tiêu chuẩn
- thiết lập mục
- quyền người dùng
- Luồng tài liệu AutoCount
- nhân viên sử dụng AutoCount không tốt
Trong những trường hợp này, có thể không cần thay thế AutoCount.
Cách khắc phục đầu tiên có thể là thiết lập tốt hơn.
Hoặc các bước rõ ràng hơn.
Hoặc đào tạo nhân viên.
# Khi lớp quy trình làm việc có ý nghĩa hơn
Lớp quy trình làm việc có ý nghĩa khi sự cố xảy ra trước, xung quanh hoặc sau bản ghi tài khoản.
| Đau | Nó có thể có nghĩa là gì | Sửa lỗi đầu tiên để kiểm tra |
|---|---|---|
| kho di chuyển hàng tồn trước khi hồ sơ được cập nhật | công việc không được nắm bắt đúng lúc | nhận, chọn, chuyển hoặc lưu chuyển hàng hóa di động |
| phê duyệt mua hàng diễn ra trong WhatsApp | bằng chứng phê duyệt yếu | Luồng phê duyệt PO |
| giao hàng xong nhưng thanh toán trễ | giao hàng và tài khoản không được liên kết tốt | bằng chứng giao hàng đến luồng thanh toán |
| theo dõi bán hàng bị bỏ lỡ | không có chủ bán hàng rõ ràng | nhiệm vụ bán hàng và quy trình tiếp theo |
| chủ sở hữu không thể nhìn thấy lợi nhuận hoặc cổ phiếu sớm | dữ liệu đến quá muộn | bảng điều khiển và quy tắc dữ liệu rõ ràng |
| nhân viên gõ cùng một dữ liệu vào AutoCount | hệ thống không được liên kết | Tích hợp AutoCount hoặc luồng API |
Đây là nơi Tích hợp AutoCount hoặc một lớp công việc tùy chỉnh nhỏ có thể hữu ích.
Đọc can-AutoCount connect to other software nếu bạn cần kiểm tra xem có liên kết được không.
# Khi nào việc thay thế có thể có hiệu lực
Đôi khi thay thế AutoCount có thể đúng.
Ví dụ:
- lõi tài khoản không còn phù hợp với doanh nghiệp
- báo cáo nhóm hoặc đa công ty quá khó
- Quá nhiều liên kết giữa các hệ thống thường xuyên bị đứt
- nhóm muốn thiết lập ERP rộng hơn
- thiết lập hiện tại không thể hỗ trợ điều khiển hoặc chia tỷ lệ
Nhưng sự thay thế sẽ đến sau khi kiểm tra.
Nó không nên là bước đi đầu tiên.
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể giữ AutoCount cho tài khoản.
Sau đó, họ thêm một lớp công việc xung quanh nó.
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một lộ trình di chuyển lớn hơn, hãy đọc Lộ trình AutoCount sang doanh nghiệp.
# Thiết lập, tùy chỉnh, tích hợp hoặc ERP?
Sử dụng hướng dẫn này.
| Tình huống | Câu hỏi đầu tiên hay hơn |
|---|---|
| AutoCount có tính năng nhưng nhân viên sử dụng chưa tốt | chúng ta có cần thiết lập, đào tạo hoặc các quy tắc rõ ràng hơn không? |
| AutoCount có thể thực hiện công việc nhưng màn hình hoặc bước cần thay đổi | chúng ta có cần tùy chỉnh không? |
| một quy trình công việc khác phải gửi dữ liệu sạch vào AutoCount | chúng ta có cần tích hợp không? |
| nhiều nhóm cần một hệ thống làm việc rõ ràng | chúng ta có cần custom ERP hoặc phần mềm quy trình làm việc không? |
| bản thân hệ thống tài khoản không còn phù hợp | chúng ta có cần di chuyển ERP không? |
Để kiểm tra sâu hơn, hãy đọc Tùy chỉnh AutoCount so với ERP tùy chỉnh.
Để biết các dấu hiệu cần tìm, hãy đọc [cách nhận biết liệu AutoCount có nên kết nối với ERP](/blog/how-to-know-if-autocount- Should-connect-to-erp).
Câu hỏi thường gặp
# Chúng ta đã phát triển hơn AutoCount chưa?
Có lẽ.
Nhưng không phải lúc nào cũng vậy.
Đầu tiên hãy kiểm tra xem cơn đau ở đâu.
Nó có ở trong AutoCount không?
Hay nó đang hoạt động xung quanh AutoCount?
Nếu sự cố là thiết lập, báo cáo, mô-đun, quyền người dùng, thuế, Hóa đơn điện tử hoặc đào tạo nhân viên thì AutoCount vẫn có thể là giải pháp khắc phục phù hợp.
Nếu sự cố là các tệp Excel bên cạnh, phê duyệt WhatsApp, cập nhật kho muộn, mục nhập trùng lặp, bàn giao giao hàng hoặc sự chậm trễ báo cáo của chủ sở hữu, bạn có thể cần một lớp quy trình công việc xung quanh AutoCount.
# Có nên thay thế AutoCount bằng ERP không?
Chỉ khi lõi tài khoản không còn phù hợp.
Hoặc nếu doanh nghiệp cần thiết lập ERP rộng hơn.
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ nên thử nghiệm quá trình thiết lập, tích hợp hoặc lớp quy trình làm việc trước tiên.
# AutoCount có thể xử lý hàng tồn kho không?
Đúng.
AutoCount có các tính năng về hàng tồn kho và hàng tồn kho.
Điều này phụ thuộc vào phiên bản, thiết lập và mô-đun.
Câu hỏi đặt ra là liệu công việc tồn kho thực sự của bạn có được kiểm soát hay không.
# Khi nào chúng tôi nên gọi cho đại lý?
Hãy gọi cho người bán lại khi gặp khó khăn khi thiết lập AutoCount.
Điều này có thể bao gồm các tính năng, mô-đun, báo cáo, quyền người dùng, thuế, Hóa đơn điện tử hoặc luồng tài liệu.
# Khi nào việc tích hợp AutoCount có ý nghĩa hơn việc tùy chỉnh?
Tích hợp có ý nghĩa khi một quy trình làm việc khác phải gửi dữ liệu sạch vào AutoCount.
AutoCount vẫn có thể ở dạng bản ghi tài khoản hoặc kho.
Trước khi thay thế AutoCount, hãy lập sơ đồ quy trình làm việc.
Tìm hiểu xem AutoCount nên giữ những gì.
Tìm hiểu những gì cần thiết lập tốt hơn.
Tìm hiểu những gì cần một lớp công việc xung quanh nó.
Hướng dẫn kiểm tra hệ thống giải thích bản đồ này bao gồm những gì.