Hệ thống kế toán của bạn không phải là CRM

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam đều theo dõi khách hàng của họ trong AutoCount. Họ xem lịch sử hóa đơn, số dư chưa thanh toán và chi tiết liên hệ. Họ biết khách hàng của mình là ai vì họ lập hoá đơn cho họ thường xuyên.

Những gì họ không thể nhìn thấy là những gì họ sắp đánh mất.

# Hệ thống kế toán được thiết kế để làm gì

AutoCount, giống như mọi hệ thống kế toán, được thiết kế để ghi lại các giao dịch đã hoàn thành một cách chính xác. Nó ghi lại những gì đã được bán, với giá bao nhiêu, khi nào nó được trả. Đó là một cuốn sổ cái lịch sử - có khả năng trả lời rất tốt "chuyện gì đã xảy ra?" và hoàn toàn im lặng về "chuyện gì sẽ xảy ra tiếp theo?"

Sự im lặng đó chính là vấn đề. Và nó đủ tài liệu để có trang riêng: sử dụng hệ thống kế toán làm CRM là một trong những mô hình hoạt động phổ biến nhất trong các doanh nghiệp phân phối và thương mại của Vietnam, đồng thời là một trong những mô hình tốn kém nhất.

# Những gì bạn không thể thấy trong AutoCount

Đây là những gì hệ thống kế toán của bạn không thể cho bạn biết:

• Những khách hàng nào chưa đặt hàng trong 90 ngày, họ liên hệ lần cuối với ai và những gì đã được thảo luận
• Những khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng tiềm năng nào đang được triển khai và ở giai đoạn nào
• Đại diện bán hàng nào đã hứa sẽ theo dõi khách hàng vào thứ Ba tuần trước và liệu họ có làm như vậy không
• Tại sao khách hàng từng đặt hàng tháng lại ngừng đặt hàng vào tháng 2
• Khách hàng nào sắp đặt hàng lại dựa trên chu kỳ mua hàng thông thường của họ

Đây không phải là những lỗ hổng trong dữ liệu - chúng là những lỗ hổng trong mục đích của hệ thống. Phần mềm kế toán không được xây dựng để theo dõi các hành động trong tương lai, các mối quan hệ đang chờ xử lý hoặc hoạt động của đại diện bán hàng. Mong đợi nó làm như vậy là mong đợi một chiếc búa hoạt động như một chiếc tuốc nơ vít.

# Chi phí thực sự của việc xử lý AutoCount như CRM

Chi phí là sự rời bỏ của khách hàng mà không được chú ý cho đến khi nó trở nên đáng kể.

Khi không có hệ thống theo dõi mức độ tương tác của khách hàng, tình trạng rời bỏ là vô hình. Một khách hàng đặt hàng 6 tuần một lần trong hai năm rồi dừng lại sẽ không nhận được cờ nào trong AutoCount. Lịch sử hóa đơn chỉ... kết thúc. Đại diện bán hàng có thể nhận thấy. Có thể không. Nếu người đại diện đã rời đi, không ai để ý cả.

Jared Loo điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử và một công ty hậu cần tàu chở nước trước khi thành lập Result Marketing. Mô hình mất khách hàng một cách âm thầm - những khách hàng không bao giờ phàn nàn, chỉ lặng lẽ đưa công việc kinh doanh của họ đi nơi khác - là một trong những lỗ hổng trong hoạt động đã thúc đẩy khoản đầu tư công nghệ trị giá bảy con số trong nhiều năm. Việc sửa lỗi không có trong hệ thống kế toán.

# CRM bổ sung thêm những gì mà kế toán không thể

CRM được xây dựng cho các doanh nghiệp thương mại và phân phối theo dõi một lớp thông tin khác:

CRM không thay thế AutoCount. Nó xếp chồng lên nhau - lấy dữ liệu giao dịch và khách hàng từ AutoCount, đồng thời thêm lớp mối quan hệ và hoạt động mà phần mềm kế toán không được thiết kế để cung cấp.

# CRM nhẹ trông như thế nào

CRM không nhất thiết phải là Salesforce. Đối với một công ty thương mại có 5–15 đại diện bán hàng và vài trăm khách hàng đang hoạt động, CRM phù hợp có thể đơn giản hơn bạn nghĩ: cơ sở dữ liệu khách hàng được lấy từ AutoCount, một nhiệm vụ và hệ thống theo dõi gắn liền với từng khách hàng và một bảng điều khiển hiển thị cho chủ sở hữu những tài khoản nào đang hoạt động và tài khoản nào đã ngừng hoạt động.

Đó là công cụ mà nhóm bán hàng của bạn sẽ thực sự sử dụng, thay vì một nền tảng phức tạp được áp dụng trong hai tuần đầu tiên rồi bị bỏ rơi.

Câu hỏi thường gặp

# Chúng ta có thể thêm trường ghi chú vào AutoCount không?

AutoCount có một số chức năng ghi chú nhưng không hỗ trợ phân công nhiệm vụ, lập kế hoạch tiếp theo, các giai đoạn quy trình hoặc cảnh báo không hoạt động. Việc thêm trường ghi chú sẽ giải quyết một triệu chứng mà không khắc phục được khoảng trống cơ bản.

# Đội ngũ bán hàng của chúng tôi đã sử dụng WhatsApp để theo dõi. Thế đã đủ chưa?

WhatsApp là một công cụ giao tiếp, không phải CRM. Cuộc trò chuyện được thực hiện theo từng đại diện, không phải theo từng khách hàng. Khi một đại diện rời đi, lịch sử sẽ biến mất. Không có cách nào để người chủ biết được khách hàng nào đang được theo dõi và khách hàng nào đang bị bỏ quên.

# CRM dành cho một công ty thương mại thường có giá bao nhiêu?

Phạm vi rộng. Các CRM sẵn có với các tính năng không được sử dụng sẽ có giá cao hơn một hệ thống tùy chỉnh nhẹ được xây dựng cho quy trình làm việc cụ thể của bạn. Kiểm tra hệ thống là điểm khởi đầu phù hợp — nó lập bản đồ những gì bạn thực sự cần trước khi chi tiêu bất cứ thứ gì.

• Đặt lịch kiểm tra hệ thống*