Nhóm quản trị của bạn không chậm — Hệ thống của bạn không được kết nối

Khi khối lượng công việc của quản trị viên ngày càng tăng và thời hạn liên tục trôi đi, bản năng là phải nhìn vào con người. Họ có làm việc hiệu quả không? Họ có cần đào tạo thêm không? Chúng ta có nên thuê người khác không?

Câu hỏi khó hơn - và câu hỏi hữu ích hơn - là liệu bản thân tác phẩm có cần tồn tại ở dạng hiện tại hay không.

# Hệ thống ngắt kết nối thực sự tạo ra điều gì

Khi các hệ thống không nói chuyện với nhau, con người sẽ trở thành người kết nối. Hãy xem xét một doanh nghiệp với:

• Nhóm bán hàng sử dụng WhatsApp và Google Sheet để theo dõi đơn hàng
• Cài đặt AutoCount để lập hóa đơn và tài khoản
• Một bảng tính riêng cho việc lập kế hoạch giao hàng
• Một cửa hàng thương mại điện tử có hồ sơ đặt hàng riêng

Mọi đơn hàng đều phải thông qua cả bốn điều này. Ai đó phải di chuyển nó bằng tay từ cái này sang cái khác. Ai đó là nhóm quản trị của bạn - và họ không hề chậm chạp. Họ đang làm chính xác những gì hệ thống yêu cầu ở họ. Hệ thống yêu cầu quá nhiều.

Đây không phải là giả thuyết. Trước khi Jared Loo triển khai hệ thống tích hợp tại Terasek, hoạt động của anh cũng có sự phân mảnh tương tự — dữ liệu hậu cần ở một nơi, hóa đơn ở một nơi khác, hồ sơ giao hàng ở một nơi thứ ba. Sự thay đổi hệ thống sau đó đã giúp anh ấy giảm bớt đội của mình khoảng 70%. Đội còn lại không thông minh hơn hoặc nhanh hơn. Công việc đòi hỏi sự kết nối của con người giữa các hệ thống đã bị loại bỏ.

# Tìm nút thắt quản trị ở đâu

Yêu cầu nhóm quản trị của bạn theo dõi mọi nhiệm vụ mà họ đang di chuyển thông tin từ nơi này sang nơi khác trong một tuần:

• Sao chép đơn hàng từ email vào AutoCount
• Cập nhật trạng thái giao hàng từ tin nhắn của tài xế vào bảng tính
• Gửi bảng kê cho khách hàng bằng cách lấy nó từ AutoCount và đính kèm vào email
• Đối chiếu hồ sơ thanh toán từ file ngân hàng với hóa đơn trên hệ thống

Hầu hết các doanh nghiệp đều ngạc nhiên khi biết bao nhiêu thời gian trong ngày của quản trị viên lại rơi vào loại này. Ước tính hợp lý cho một công ty thương mại hoặc hậu cần đang phát triển là 30–50% thời gian quản trị viên dành cho việc truyền tải thông tin chứ không phải cho việc phán đoán hay ra quyết định.

Sự cố nhập dữ liệu thủ công vào AutoCount là một trong những biểu hiện phổ biến nhất — và được ghi chép nhiều nhất — của mẫu này.

# Câu hỏi đáng hỏi cho mỗi nhiệm vụ

Đối với mỗi nhiệm vụ bắc cầu được xác định, hãy hỏi:

1. Con người có cần đưa ra phán đoán ở đây không, hay điều này là máy móc? Nếu quy tắc là "luôn sao chép trường này sang hệ thống đó khi sự kiện này xảy ra", thì quy tắc đó có thể tự động hóa.
2. Điều gì xảy ra nếu bước này bị bỏ qua hoặc thực hiện không chính xác? Điều này cho bạn biết mức độ ưu tiên. Các lỗi có tác động lớn cần đầu tư vào tự động hóa sớm hơn.
3. Nhiệm vụ này xảy ra bao lâu một lần? Một lần một ngày là 250 lần một năm. Cứ 10 phút mỗi lần, tức là hơn 40 giờ mỗi năm cho một nhiệm vụ.

Các nhiệm vụ mang tính máy móc, có tác động lớn khi sai và tần suất cao là những ưu tiên tự động hóa của bạn.

# Tự động hóa quy trình làm việc thực sự làm gì

Tự động hóa quy trình làm việc kết nối trình kích hoạt (một sự kiện trong một hệ thống) với hành động (kết quả trong một hệ thống khác) mà không có con người ở giữa:

• Đơn hàng mới được xác nhận trong thương mại điện tử → hóa đơn bán hàng được tạo trong AutoCount
• PO được phê duyệt trong hệ thống mua sắm → nhà cung cấp được thông báo, ngân sách được cập nhật
• Xác nhận giao hàng trong ứng dụng hậu cần → đánh dấu hóa đơn để thu tiền, thông báo cho khách hàng
• Đã nhận thanh toán trong ngân hàng → Cập nhật hóa đơn AutoCount, gửi sao kê

Mỗi trong số này là một kết nối hiện cần có một người làm cầu nối. Tự động hóa không làm cho người đó trở nên dư thừa - nó giải phóng họ cho những công việc thực sự đòi hỏi sự phán xét.

# Thuê thêm nhân viên quản trị và sửa hệ thống

Việc so sánh chi phí cần được làm rõ về:

Khoản đầu tư tự động hóa sẽ hoàn vốn sau 12–18 tháng đối với hầu hết các hoạt động với hơn 50 giao dịch hàng ngày. Đối với khối lượng cao hơn, hoàn vốn nhanh hơn. Đối với khối lượng thấp hơn, trường hợp gần hơn - đáng để tính toán cụ thể hơn là giả định.

Câu hỏi thường gặp

# Làm sao chúng ta biết hệ thống nào có thể được kết nối?

Hầu hết các hệ thống dựa trên đám mây hiện đại (AutoCount, nền tảng thương mại điện tử, cổng hậu cần) đều có API hoặc khả năng xuất dữ liệu hỗ trợ tích hợp. Các hệ thống máy tính để bàn cũ yêu cầu những cách tiếp cận khác nhau nhưng không hẳn là không thể. Quá trình đánh giá kỹ thuật kéo dài 1–2 giờ sẽ cho bạn biết điều gì khả thi đối với ngăn xếp cụ thể của bạn.

# Nhân viên có phản đối kiểu thay đổi này không?

Nhân viên quản trị hiếm khi cưỡng lại việc loại bỏ những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, dễ xảy ra lỗi nhất của họ. Sự phản kháng phổ biến hơn khi quá trình tự động hóa được thiết kế kém và tạo ra các vấn đề mới - giao diện khó hiểu, kết quả đầu ra không đáng tin cậy hoặc các nhiệm vụ hậu tự động hóa phức tạp hơn trước. Vấn đề chất lượng thiết kế.

# Chúng tôi là một doanh nghiệp nhỏ — điều này có xứng đáng với quy mô của chúng tôi không?

Dưới khoảng 20 giao dịch mỗi ngày, ROI nằm ở giới hạn để tự động hóa hoàn toàn. Ở quy mô đó, khoản đầu tư tốt hơn thường là chuẩn hóa quy trình trước tiên (để việc tự động hóa trở nên đơn giản khi khối lượng tăng lên) thay vì tự động hóa ngay lập tức. Nếu bạn thực hiện trên 20 giao dịch hàng ngày và có các nhiệm vụ bắc cầu rõ ràng, có thể lặp lại thì trường hợp này thường là tích cực.

• Bạn không chắc chắn thời gian quản trị của mình thực sự diễn ra ở đâu? Đặt lịch kiểm tra hệ thống*