Giao dịch giữa các công ty trong nhóm của bạn
Nếu bạn điều hành nhiều đơn vị — một công ty mẹ, công ty điều hành, một bộ phận kinh doanh liên quan — thì các giao dịch giữa các công ty là nguồn thường xuyên của công việc đối chiếu cuối tháng. Được thực hiện thủ công, chúng tạo ra số dư không khớp, các truy vấn kiểm toán và nhân viên tài chính phải mất nhiều ngày để theo đuổi các mục nhập lẽ ra phải được cân bằng tự động.
# Giao dịch giữa các công ty thực sự bao gồm những gì
"Liên công ty" bao gồm nhiều loại giao dịch khác nhau, mỗi loại có yêu cầu hệ thống khác nhau:
| Loại giao dịch | Ví dụ | Yêu cầu hệ thống |
|---|---|---|
| Chuyển nhượng cổ phiếu | Công ty A gửi hàng cho Công ty B để bán lại | Bán ở A, mua ở B, loại bỏ ở cấp độ nhóm |
| Thanh toán dịch vụ chia sẻ | Phí quản lý, chi phí CNTT được nạp từ tổ chức nắm giữ sang hợp tác điều hành | Hoá đơn tại đơn vị xuất hóa đơn, chi phí tại đơn vị nhận |
| Các khoản vay và tài trợ | Công ty mẹ tạm ứng vốn cho công ty con | Tài khoản cho vay ở cả hai đơn vị, lãi tích lũy |
| Chuyển nhượng tài sản | Thiết bị được chuyển từ thực thể này sang thực thể khác | Xử lý tại nguồn, bổ sung tại đích |
| Loại bỏ hợp nhất nhóm | Loại bỏ lợi nhuận liên công ty khỏi nhóm P&L | Tạp chí tổng hợp cấp nhóm |
Mỗi thông tin này cần phải được ghi lại trong cả hai thực thể — và các mục nhập cần phải khớp để báo cáo nhóm được rõ ràng.
# Tại sao khớp thủ công không thành công
Cách giải quyết điển hình cho các công ty thuộc tập đoàn không có tự động hóa giữa các công ty là sử dụng bảng tính chung hoặc quy trình ghi nhật ký thủ công vào cuối tháng. Các vấn đề với điều này:
Nhân viên tài chính ở mỗi đơn vị ghi lại các giao dịch một cách độc lập. Đến cuối tháng, một thực thể hiển thị khoản phải thu và thực thể kia hiển thị khoản phải trả — nhưng với số tiền khác nhau, ngày khác nhau hoặc mô tả khác nhau. Việc đối chiếu chúng đòi hỏi phải xem lại cả hai sổ cái để tìm xem chúng khác nhau ở đâu.
Khối lượng phức tạp vấn đề. Với 5 giao dịch giữa các công ty mỗi tháng, bạn có thể quản lý việc đối chiếu thủ công. Ở tuổi 50 - đặc biệt nếu việc chuyển nhượng cổ phiếu giữa các đơn vị giao dịch liên quan diễn ra thường xuyên - nó sẽ trở thành một công việc kéo dài nửa tuần.
# Phương pháp tự động hóa
Một mô-đun liên công ty thích hợp trong ERP tùy chỉnh tự động xử lý việc khớp. Khi Công ty A lập hóa đơn cho Công ty B, hệ thống sẽ tạo bản ghi mua hàng tương ứng trong sổ cái của Công ty B - cùng số tiền, cùng ngày, tham chiếu trùng khớp. Cả hai bên của giao dịch được tạo từ một điểm vào duy nhất.
Đối với Tích hợp AutoCount, trong đó mỗi công ty liên quan có thể chạy phiên bản AutoCount của riêng mình, lớp tích hợp sẽ kết nối các phiên bản. Hóa đơn bán hàng trong AutoCount của Công ty A kích hoạt hóa đơn mua hàng trong AutoCount của Công ty B, với số tham chiếu liên kết chúng để đối chiếu.
Chuyển nhượng cổ phiếu giữa các công ty liên quan
Chuyển nhượng cổ phiếu giữa các đơn vị liên quan là giao dịch nội công ty phổ biến nhất đối với các nhóm kinh doanh và phân phối. Quy trình sạch:
- Yêu cầu chuyển nhượng được đưa ra tại công ty nguồn
- Giá chuyển nhượng theo giá chuyển nhượng nội bộ thỏa thuận
- Lệnh giao hàng tạo tại công ty nguồn, biên nhận hàng hóa tạo tại nơi đến
- Hóa đơn và giao dịch mua hàng tương ứng được tạo trên cả hai sổ cái
- Khi hợp nhất, doanh thu và chi phí giữa các công ty sẽ loại trừ lẫn nhau
Việc chuyển giá cần phải được thống nhất và nhất quán — việc sử dụng các mức giá nội bộ khác nhau trong các giai đoạn khác nhau sẽ tạo ra những điều chỉnh hợp nhất mà kiểm toán viên khó giải thích.
# Hợp nhất và loại bỏ
Báo cáo tài chính của tập đoàn yêu cầu loại bỏ số dư giữa các công ty: khoản phải thu ở đơn vị này khớp với khoản phải trả ở đơn vị khác và cả hai đều bị xóa khỏi bảng cân đối kế toán hợp nhất. Doanh thu giữa các công ty và chi phí hàng hóa tương ứng cũng loại trừ lẫn nhau trong P&L hợp nhất.
Nếu các giao dịch cơ bản giữa các công ty rõ ràng và khớp nhau thì việc loại bỏ này chỉ mang tính cơ học. Nếu chúng không khớp — số lượng khác nhau, một số giao dịch được ghi lại trong một thực thể nhưng không được ghi lại trong thực thể kia — việc hợp nhất sẽ trở thành một hoạt động vá lỗi thủ công.
Câu hỏi thường gặp
# AutoCount có thể xử lý các giao dịch giữa các công ty trên hai tệp công ty riêng biệt không?
Thiết lập tiêu chuẩn của AutoCount là một thực thể duy nhất. Việc kết nối hai cơ sở dữ liệu AutoCount yêu cầu các mục nhật ký thủ công phản ánh các giao dịch hoặc lớp tích hợp tùy chỉnh đồng bộ hóa các giao dịch giữa các công ty giữa hai tệp công ty. Phương pháp tích hợp đáng tin cậy hơn về mặt số lượng.
# Giá chuyển nhượng cổ phiếu giữa các công ty là bao nhiêu?
Chuyển giá vừa là vấn đề kế toán vừa là vấn đề thuế. Các phương pháp phổ biến là chi phí cộng thêm, giá thị trường hoặc giá nội bộ được thương lượng. Phương pháp này cần phải được ghi lại và nhất quán — cơ quan thuế Vietnam có thể đặt câu hỏi về các thỏa thuận chuyển giá giữa các bên liên quan, đặc biệt nếu chúng ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế ở một trong hai thực thể.
# Chúng tôi có cần ERP đầy đủ để quản lý các giao dịch giữa các công ty hay điều này có thể được thêm vào những gì chúng tôi có không?
Nó phụ thuộc vào khối lượng và độ phức tạp. Đối với một nhóm có hai hoặc ba đơn vị và có ít hơn 20 giao dịch giữa các công ty mỗi tháng, việc tích hợp giữa các hệ thống hiện có có thể là đủ. Đối với một nhóm có yêu cầu chuyển hàng tồn kho thường xuyên, thanh toán dịch vụ dùng chung và báo cáo hợp nhất, một nhóm thống nhất ERP hoặc một mô-đun liên công ty chuyên dụng là cách tiếp cận dài hạn thực tế hơn.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*