Tính chi phí công việc: Tại sao số tiền ký quỹ được trích dẫn của bạn biến mất

Bạn định giá một công việc ở mức lãi gộp là 22%. Vào thời điểm nó xuất xưởng, tỷ suất lợi nhuận thực tế là gần 11%. Khoảng cách là tiền thật và nó xảy ra với đủ công việc mà bạn biết rằng đó không phải là chuyện xảy ra một lần. Câu hỏi đặt ra là chi phí đã đi đâu.

Đây là cuộc trò chuyện phổ biến nhất mà người sáng lập Result Marketing, Jared Loo, có với các chủ sở hữu sản xuất. Ông đã điều hành hoạt động hậu cần và thương mại điện tử trên quy mô lớn trước khi xây dựng phần mềm và mô hình này giống nhau: kinh tế học được trích dẫn và kinh tế học thực tế khác nhau và không ai có thể giải thích tại sao đủ nhanh để hành động.

# Ký quỹ bốn vị trí biến mất

Thất bại trong việc tính chi phí công việc là có thể dự đoán được. Sự khác biệt hầu như luôn đến từ bốn nguồn giống nhau:

Vấn đề không phải là những điều này xảy ra - chúng xảy ra ở mọi nhà máy. Vấn đề là tìm hiểu về chúng sau khi công việc được lập hoá đơn chứ không phải trong khi nó đang được tiến hành.

# Chi phí tiêu chuẩn và chi phí thực tế: So sánh cốt lõi

Tính giá thành công việc hoạt động bằng cách so sánh chi phí dự kiến (tiêu chuẩn) của công việc với chi phí thực tế (thực tế). Khoảng cách là phương sai, và phương sai có nguyên nhân.

Chi phí tiêu chuẩn được lấy từ BOM và lộ trình lao động của bạn: theo giá nguyên vật liệu tiêu chuẩn, năng suất tiêu chuẩn và số giờ tiêu chuẩn, công việc này sẽ tiêu tốn RM X. Chi phí thực tế là tổng của những gì thực tế đã được phát hành, số giờ thực tế được ghi lại và chi phí thực tế đã hấp thụ.

Nếu không có hệ thống nắm bắt mức tiêu thụ thực tế theo thời gian thực, bạn chỉ có thể tính toán so sánh này vào cuối tháng - tại thời điểm đó công việc đã được giao, hóa đơn đã hết và bạn không thể điều chỉnh giá.

# Những thay đổi hiển thị "trong công việc"

Khi chi phí công việc được tính trực tiếp thay vì hồi tố:

• Người giám sát có thể thấy rằng Công việc #5041 đã tiêu tốn 94% ngân sách vật chất khi hoàn thành 70%
• Bộ phận tài chính có thể gắn cờ nó trước khi công việc kết thúc thay vì phát hiện ra nó trong P&L hàng tháng
• Đội ngũ sản xuất có thể điều tra xem đó là lỗi BOM, vấn đề chất lượng vật liệu hay vấn đề quy trình

Đây là sự khác biệt giữa bảng điều khiển giải thích quá khứ và bảng điều khiển ảnh hưởng đến hiện tại. Bảng thông tin doanh nghiệp và BI mà chúng tôi xây dựng cho nhà sản xuất được thiết kế dựa trên các quyết định hoạt động chứ không chỉ báo cáo tài chính.

# Những lỗi chi phí phổ biến ở các nhà máy SME ở Vietnam

• Bỏ qua tổn thất năng suất trong BOM.* Nếu quy trình của bạn mất 7% nguyên liệu đầu vào và BOM của bạn không mã hóa điều đó, thì mọi công việc sẽ hiển thị sự khác biệt về vật liệu trông giống như tiêu thụ quá mức trong khi đó thực sự là lỗi BOM cấu trúc.

• Chi phí cố định được áp dụng hàng năm.* Tỷ lệ chi phí dựa trên khối lượng sản xuất của năm ngoái sẽ không chính xác khi khối lượng thay đổi. Một công việc trong một tháng chậm tiêu thụ quá ít chi phí; một công việc trong một tháng bận rộn hấp thụ quá nhiều.

• Lao động được đăng ký vào "sản xuất" chứ không phải vào các công việc cụ thể.* Khi lao động được đưa vào trung tâm chi phí thay vì mã số công việc, bạn không thể biết công việc nào tốn kém để thực hiện. Tất cả những gì bạn thấy là lao động sản xuất vượt quá ngân sách.

• Xử lý phế liệu như một khoản xóa sổ thay vì chi phí công việc.* Phế liệu không được phân bổ lại cho công việc đã tạo ra nó sẽ đánh giá thấp chi phí thực tế của công việc đó và làm tăng chi phí mua vật liệu của kỳ tiếp theo mà không giải thích.

# Xây dựng hệ thống tính chi phí công việc

Một hệ thống tính giá thành công việc không cần phải phức tạp. Nó cần ba nguồn cấp dữ liệu: vấn đề nguyên vật liệu từ cửa hàng (gắn liền với mã số công việc), đăng ký nhân công từ tầng (theo nhà điều hành và công việc) và trình kích hoạt hoàn thành công việc để đóng thẻ chi phí và so sánh nó với tiêu chuẩn.

Đầu ra - thực tế so với tiêu chuẩn theo công việc, theo sản phẩm, theo thời kỳ - cung cấp cho ban quản lý thông tin họ cần để thắt chặt báo giá, khắc phục BOM hoặc giải quyết sự kém hiệu quả của quy trình.

Xem mọi thứ chúng tôi xây dựng cho nhà sản xuất tại /industries/manufacturing.

Câu hỏi thường gặp

# Bao lâu thì nên xem xét lại những khác biệt về chi phí công việc?

Hàng tuần là điều thiết thực đối với hầu hết các nhà sản xuất. Hàng tháng là mức tối thiểu. Có thể thực hiện đánh giá hàng ngày bằng hệ thống trực tiếp và rất hữu ích cho các công việc kéo dài trong đó sự can thiệp sớm có giá trị nhất.

# Có thể tính toán chi phí công việc nếu không có ERP đầy đủ không?

Một mô-đun tính giá thành công việc tập trung có thể được xây dựng như một hệ thống độc lập kết nối với các công cụ kế toán và chứng khoán hiện có của bạn. Bạn không cần phải thay thế toàn bộ hệ thống công nghệ của mình để có được tỷ suất lợi nhuận chính xác cho mỗi công việc.

# Bước đầu tiên để khắc phục rò rỉ ký quỹ là gì?

Kiểm tra các yếu tố lợi nhuận BOM của bạn. Ở hầu hết các nhà máy, việc điều chỉnh BOM để phản ánh mức tiêu thụ nguyên liệu thực tế sẽ loại bỏ 50–60% phương sai "không giải thích được" trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi hệ thống nào khác.

• Rò rỉ ký quỹ là vấn đề về dữ liệu trước khi nó trở thành vấn đề về sản xuất. Trò chuyện với chúng tôi trên WhatsApp và chúng tôi sẽ cho bạn biết chính xác vị trí các con số ẩn trong thiết lập hiện tại của bạn.*