AI thiết thực cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam (Không phải cường điệu)
Hầu hết các công cụ AI được bán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều giải quyết được vấn đề demo chứ không phải vấn đề vận hành. Những công việc nhàm chán thật nhàm chán - chúng tự động hóa một bước lặp đi lặp lại trong quy trình làm việc đã tồn tại.
# "Thực tế" ở đây nghĩa là gì
AI thực tế có nghĩa là bắt đầu từ quy trình làm việc thực tế chứ không phải danh sách mong muốn về công nghệ. Trước khi chọn bất kỳ công cụ nào, câu hỏi đặt ra là: hôm nay nhân viên của bạn làm gì bằng tay theo một khuôn mẫu có thể dự đoán được? Nhập dữ liệu từ các tệp PDF, theo dõi các hóa đơn quá hạn, gắn cờ hàng tồn kho dưới mức đặt hàng lại - đây là những ứng cử viên. “Dự đoán hành vi khách hàng” không phải là điểm khởi đầu của hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Phương pháp thiết kế của chúng tôi tại Result Marketing xuất phát trực tiếp từ việc xây dựng dành cho người lao động ở tuyến đầu và người lao động nhập cư. Nếu giao diện cần một buổi đào tạo, nó sẽ không được sử dụng. Jacob Ng, người đứng đầu công việc nghiên cứu về AI của chúng tôi, áp dụng quy tắc tương tự vào tự động hóa: nếu bước đi của con người không rõ ràng thì quá trình tự động hóa chưa sẵn sàng.
# Nơi các doanh nghiệp vừa và nhỏ thực sự nhìn thấy kết quả
Các ứng dụng mang lại lợi nhuận cao nhất có chung ba đặc điểm: đầu vào lặp đi lặp lại, quy tắc xác định và đầu ra rõ ràng.
| Ứng dụng | Nó thay thế cái gì | Thời gian điển hình đã lưu |
|---|---|---|
| Trích xuất dữ liệu hóa đơn | Nhân viên nhập hóa đơn nhà cung cấp theo cách thủ công | 2–4 giờ/ngày |
| Cảnh báo thanh toán quá hạn | Các cuộc gọi và email theo dõi AR thủ công | 3–5 giờ/tuần |
| Trình kích hoạt sắp xếp lại hàng tồn kho | Kiểm tra thẻ rác hoặc bảng tính | Kiểm tra thủ công hàng ngày |
| Xem lại việc gắn thẻ tình cảm | Đọc và phân loại phản hồi của khách hàng | 1–2 giờ/ngày |
| Tạo báo cáo bán hàng | Kéo số liệu từ nhiều hệ thống | 2–3 giờ/tuần |
Không ai trong số này yêu cầu một mô hình ngôn ngữ lớn để chạy. Một số thì có. Vấn đề là vấn đề phải được xác định trước tiên.
# Nguyên tắc con người trong vòng lặp
Mọi hoạt động tự động hóa mà chúng tôi xây dựng đều bao gồm một bước xem xét trước khi có bất kỳ hậu quả nào xảy ra. AI có thể trích xuất số liệu từ đơn hàng giao hàng; một nhân viên xác nhận trước khi đăng lên AutoCount. Đây không phải là một hạn chế - đó là cách phát hiện sớm lỗi và cách nhân viên tiếp tục gắn kết thay vì bỏ qua.
Người sáng lập Jared Loo điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử và hậu cần tàu chở nước trước khi trở thành đối tác tại Result. Khi tự động hóa các hoạt động ở đó, anh ấy không loại bỏ mọi người - anh ấy loại bỏ các phần công việc thuần túy là xáo trộn dữ liệu của họ. Nhóm thu hẹp lại do hao mòn chứ không phải dư thừa, vì công việc còn lại có giá trị cao hơn.
# Bắt đầu từ đâu
- Chọn một quy trình làm việc gây đau khổ hàng tuần.
- Sơ đồ các bước: đầu vào, quyết định, đầu ra.
- Xác định bước nào hoàn toàn mang tính cơ học.
- Tự động hóa bước đó với cổng đánh giá của con người.
- Đo thời gian lưu trên 30 ngày trước khi mở rộng.
Dịch vụ tự động hóa doanh nghiệp AI tại Result được xác định phạm vi theo cách này — một quy trình làm việc, kết quả được xác định, kết quả có thể đo lường được — trước khi bất kỳ hệ thống nào được mở rộng.
# Những điều cần tránh
- Mua nền tảng trước khi xác định quy trình làm việc
- Tự động hóa một quy trình bị hỏng (tự động hóa sẽ thất bại nhanh hơn)
- Bỏ qua sự tham gia của nhân viên (họ biết đâu là trường hợp ngoại lệ)
- Đặt kỳ vọng dựa trên điểm chuẩn của nhà cung cấp thay vì dữ liệu của riêng bạn
[kiểm tra hệ thống](/kiểm tra hệ thống) thường là bước đầu tiên phù hợp vì nó cho biết quy trình công việc nào đáng để tự động hóa và quy trình nào cần được khắc phục trước tiên.
Câu hỏi thường gặp
# Tự động hóa AI có đắt đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam không?
Chi phí phụ thuộc hoàn toàn vào phạm vi. Việc tự động hóa một quy trình trích xuất tài liệu có thể tốn ít hơn một tháng lương của quản trị viên cấp dưới. Rủi ro là mua một nền tảng rộng khi bạn cần một công cụ hẹp.
# Chúng ta có cần thay đổi hệ thống kế toán để sử dụng tự động hóa AI không?
Không nhất thiết phải như vậy. Hầu hết các lớp tự động hóa kết nối với các hệ thống hiện có thông qua API hoặc xuất tệp. Chúng tôi đã tích hợp với AutoCount, SQL Accounting và một số nền tảng ERP mà không thay thế lớp kế toán cốt lõi.
# Bao lâu thì chúng ta thấy được kết quả?
Tự động hóa một quy trình làm việc — ví dụ: trích xuất dữ liệu hóa đơn và xếp hàng để xem xét — có thể hoạt động sau hai đến bốn tuần. Kết quả phụ thuộc vào mức độ rõ ràng của quy trình làm việc khi bắt đầu.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*