Theo dõi Nguyên liệu thô, WIP và Thành phẩm

Hầu hết các nhà máy đều có tầm nhìn xa: họ biết đại khái nguyên liệu thô nào được nhập vào và thành phẩm nào được xuất ra. Điểm mù là mọi thứ ở giữa. Hàng tồn kho dở dang (WIP) - hàng tồn kho đã rời khỏi kho nguyên liệu thô nhưng chưa trở thành thành phẩm - là nơi sự chênh lệch tích tụ và chi phí bị phá vỡ.

# Tại sao lại có ba loại chứng khoán chứ không phải một

Kho sản xuất không phải là một kho duy nhất. Mỗi giai đoạn có những đặc điểm và rủi ro khác nhau:

Khi ba danh mục này chia sẻ một nhóm hàng tồn kho duy nhất, bạn không thể biết liệu sự khác biệt xảy ra trong cửa hàng, khi giao hàng hay khi gửi đi. Các cuộc điều tra mất nhiều ngày và thường không đạt được kết luận chắc chắn.

# Khoảng không quảng cáo WIP bị mất như thế nào

Tổn thất WIP hiếm khi là sự kiện lớn đơn lẻ. Họ tích lũy thông qua:

• Sự khác biệt về năng suất — quy trình tiêu thụ nhiều nguyên liệu hơn 6% so với mức BOM cho phép và không ai ghi lại lý do
• Vòng lặp làm lại — các đơn vị bị từ chối được đưa vào sản xuất lại nhưng không được đăng ký lại vào WIP một cách chính xác
• Chuyển giao không chính thức — người giám sát mượn tài liệu từ công việc này để hoàn thành công việc khác và thủ tục giấy tờ không bao giờ kịp hoàn thành
• Phế liệu không ghi lại — đầu ra không có thông số kỹ thuật sẽ bị loại bỏ mà không có giao dịch phế liệu

Mỗi trong số này, riêng lẻ, là một lỗi làm tròn. Tích lũy trong một tháng, họ có thể giải thích sự chênh lệch trong kho mà ban quản lý cho là do nhà cung cấp giao hàng thiếu hoặc ăn cắp.

# Thiết lập theo dõi ba giai đoạn

Cơ chế rất đơn giản. Mỗi lệnh sản xuất thúc đẩy hai biến động tồn kho:

1. Vấn đề — nguyên liệu thô di chuyển từ kho nguyên liệu thô vào WIP khi công việc bắt đầu (hoặc khi nguyên liệu được cấp xuống sàn)
2. Biên nhận — thành phẩm chuyển từ WIP vào kho thành phẩm khi công việc được xác nhận đã hoàn thành

Số dư WIP tại bất kỳ thời điểm nào là: WIP mở + vấn đề − biên lai − phế liệu được ghi lại. Nếu con số này không khớp với số lượng thực tế thì bạn có một sự kiện chưa được ghi lại để điều tra — và hệ thống sẽ cung cấp cho bạn một cửa sổ hẹp để xem xét thay vì toàn bộ nhà máy.

# Tích hợp với hàng tồn kho và kế toán

Wei Yot trước đây đã làm việc tại AutoCount trước khi gia nhập Result Marketing. Một trong những điểm xung đột thường xuyên mà ông nhận thấy: các nhà máy có khả năng kiểm soát hàng tồn kho vật chất tốt nhưng không có cách nào đưa bức tranh ba giai đoạn vào tài khoản của họ mà không có nhật ký thủ công.

Một hệ thống kho hàng và hàng tồn kho được liên kết sẽ tự động đẩy từng chuyển động của hàng hóa dưới dạng một mục nhập kế toán. Nguyên liệu thô tiêu thụ trở thành chi phí sản xuất. Thành phẩm nhận được sẽ trở thành giá trị hàng tồn kho. Số dư WIP xuất hiện trên bảng cân đối kế toán dưới dạng số thực có được từ các giao dịch chứ không phải ước tính.

# Đẹp trông như thế nào

Nhà sản xuất áp dụng tính năng theo dõi ba giai đoạn có thể trả lời những câu hỏi này từ hệ thống chứ không phải từ bộ nhớ:

• Hiện có những nguyên liệu thô nào, theo vị trí thùng?
• Đơn hàng sản xuất nào đang mở và mỗi đơn hàng có bao nhiêu WIP?
• Thành phẩm nào đã sẵn sàng để vận chuyển, theo lô và địa điểm?
• Tỷ lệ phế liệu trong 30 lần sản xuất gần đây nhất của Sản phẩm X là bao nhiêu?

Đây là những câu hỏi hoạt động cơ bản. Đáng ngạc nhiên là rất ít nhà sản xuất SME của Vietnam có thể trả lời nhanh chóng cả bốn câu hỏi này.

Để biết thêm về cách chúng tôi xây dựng hệ thống kiểm kê cho nhà sản xuất, hãy truy cập /industries/manufacturing.

Câu hỏi thường gặp

# Việc theo dõi hàng tồn kho WIP ảnh hưởng đến lượng hàng tồn kho cuối năm của tôi như thế nào?

Nó làm giảm nỗ lực đáng kể. Khi WIP được theo dõi theo lệnh sản xuất, kiểm toán viên của bạn có thể đối chiếu kho sách với kho thực tế theo đơn đặt hàng chứ không phải bằng cách đoán từng đống nguyên liệu đang ở giai đoạn nào.

# Hệ thống có thể xử lý việc truy xuất nguồn gốc lô hoặc lô trong WIP không?

Đúng. Mỗi lô nguyên liệu thô đi vào sản xuất có thể được truy tìm đến lô hàng thành phẩm mà nó sản xuất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhà sản xuất thực phẩm, dược phẩm và hàng hóa được quản lý.

# Chúng tôi đã sử dụng AutoCount cho kho - chúng tôi có cần một hệ thống riêng không?

AutoCount xử lý tốt kho kế toán nhưng không được thiết kế để theo dõi WIP theo thời gian thực trên sàn nhà máy. Một lớp sản xuất nằm cạnh AutoCount và đẩy các giao dịch đã hoàn thành vào đó, để tài khoản của bạn luôn chính xác mà không cần nhập hai lần. Đọc thêm về [hệ thống kho và hàng tồn kho](/services/inventory-warehouse-system của chúng tôi).

• Nếu sự khác biệt về cổ phiếu của bạn tiếp tục xuất hiện nhưng các cuộc điều tra không đi đến đâu, câu trả lời thường là khả năng hiển thị WIP. Trò chuyện với chúng tôi trên WhatsApp - chúng tôi có thể lập bản đồ luồng hàng tồn kho hiện tại của bạn trong cuộc gọi đầu tiên.*